Les ressources humaines importantes qu’implique la description forcent souvent les centres d’archives à faire des choix quant au niveau et à la profondeur de la description. D’où l’importance de faire les bons choix. En effet, un choix judicieux du niveau et de la profondeur de la description peut pallier la pénurie des ressources et permettre la mise à la disposition des chercheurs d’instruments de recherche qui satisferont à la majorité de leurs besoins. Comme il a déjà été souligné,

il arrive souvent qu’on fasse l’acquisition de fonds organisés en dossiers homogènes qui regroupent des documents concernant des sujets, des activités ou des personnes. Ces fonds proviennent généralement de centres de documentation ou de services de relations publiques où ce mode d’organisation et de repérage répondaient à leurs besoins. Il arrive trop souvent que les archivistes qui traitent des documents photographiques n’envisagent que la description et le rangement à la pièce alors qu’il serait parfois plus efficace de décrire et de ranger ces documents en préservant l’organisation et l’ordre originel de ceux-ci (Charbonneau 1994, 19).

Il est donc utile que, dans sa planification du traitement, l’archiviste connaisse et prenne en considération les ressources humaines, financières et matérielles dont il dispose de façon à les utiliser de la manière la plus rigoureuse possible 10. Parmi les autres critères qui peuvent être pris en considération soulignons, les besoins des chercheurs et la fragilité des supports.

Même si le mandat premier de l’archiviste est de veiller à la préservation du patrimoine archivistique, l’accomplissement de cette finalité trouve son sens en s’incarnant dans l’accessibilité aux archives. En fait, l’archiviste doit considérer les besoins exprimés par ses clientèles11. Les utilisateurs des photographies font souvent des recherches pointues et s’attendent à un accès à la pièce. Les ressources disponibles dans les centres d’archives limitent de plus en plus l’usage de ce niveau de description qui doit être réservé aux photographies de grande valeur ou à celles qui ne peuvent être rassemblées en dossiers en raison de leur caractère hétérogène.

10 Une des «erreurs» les plus fréquentes que nous avons constaté est l’habitude qu’ont certains collègues de choisir la solution la plus lourde, d’entreprendre le traitement du fonds et de devoir, ensuite, le laisser en plan parce que les ressources se sont taries. Les chercheurs se voient donc présenter un instrument de recherche partiel alors que les autres documents demeurent muets. Il est préférable de choisir un niveau et une profondeur de description moins grands qui permettent de compléter le travail quitte à ce que, plus tard, lorsque les ressources le permettront, une description plus précise soit produite.
11 Ce critère est présent, sans qu’il soit défini avec précision, dans tous les textes qui traitent de l’évaluation en archivistique. Parmi les moyens qui permettent à l’archiviste de définir les besoins de ses clientèles, deux méthodes se démarquent. La première est empirique et découle du contact régulier de l’archiviste avec les utilisateurs des documents dont il a la garde. L’archiviste profite de ce lien privilégié pour s’ouvrir à la critique de ses instruments de recherche et pour réfléchir sur les moyens de les améliorer. La seconde est plus exigeante et nécessite l’emploi de la formule du sondage distribué aux chercheurs.

Par ailleurs, à la différence des documents textuels qui peuvent être lus à un seul niveau, les photographies possèdent plus d’une strate que l’archiviste analyse pour rédiger sa notice de description. En réalité, la valeur d’information de la photographie apparaît comme une accumulation de «couches sédimentaires». La première montre l’objet ou le sujet photographié et représente l’intention du créateur, laquelle s’exprime par le titre qu’il aura attribué au document. Un oeil attentif y verra, par contre, les autres strates. Par exemple, lorsqu’on regarde une photographie montrant la rue Saint-Hubert, de la rue Beaubien vers le nord, prise en plein jour le 4 octobre 1937, nous constatons en premier lieu une longue enfilade de commerces. En examinant de plus près, nous pouvons identifier certains commerces tels que Lambert Hardware Plumbing et Laura Secord. À la droite de l’image, une enfant pose devant le kiosque à journaux J. A. Brousseau. Derrière ce kiosque, se trouve l’entrée du cinéma Plaza Theatre qui met à l’affiche le film Let’s get married. On remarque aussi les lampadaires, les panneaux de stationnement, les enseignes commerciales ainsi que l’absence de fils électriques aériens.

Ce ne sont là que quelques uns des détails qui peuvent être vus par un oeil aguerri. Valent-ils tous la peine d’être indiqués dans la notice de description? Sont-ils tous également nécessaires aux chercheurs? Où l’archiviste s’arrête-t-il? Il n’existe pas de réponse définitive à cette dernière question puisqu’elle se trouve dans la prise en considération des critères des ressources disponibles, des besoins des chercheurs et des conditions de préservation, mais aussi dans la curiosité, la culture et l’instinct12 de l’archiviste.

Le dernier critère à considérer est l’importance de la préservation des archives qui passe souvent par une limitation de l’accès aux originaux. En effet, un des facteurs de détérioration les plus fréquents est leur manipulation abusive par les chercheurs et le personnel des centres d’archives (Ritzenthaler 1993, 49). Une description plus précise, du niveau de la pièce, et d’une grande profondeur, celle du résumé informatif, limite le recours aux documents13.

12 En effet, cet instinct, qui découle d’années de contact avec les clientèles et de production d’instruments de recherche, de même que la reconnaissance de l’originalité d’un document, est lui aussi une donnée essentielle du travail de l’archiviste. Les règles et outils dont disposent les archivistes doivent leur permettre de l’encadrer et non de l’étouffer.
13 Il est nécessaire de reproduire le document, la copie étant, dorénavant, utilisée aux fins de recherche et reproduction. L’apport de planches contact peut s’avérer une solution intéressante quoique onéreuse. Il faut aussi songer de plus en plus à accompagner les instruments de recherche de photographies d’un équivalent numérique accessible par le biais d’Internet. Il existe actuellement des expériences en ce sens avec les collections numérisées de Rescol (www.rescol.ca).

Les cinq exemples qui suivent témoignent de l’application concrète de ces critères et des choix réalisés par des archivistes.

Corporation du Pont du Lac St-Louis. Photographie des travaux . – Janvier 1933 - mars 1934. – 78 photographies : épreuves n&b. L’album qui constitue ce dossier a été présenté à Honoré Mercier (1875-1937) par la Corporation du Pont du Lac St-Louis et montre les différentes étapes de construction du pont qui sera baptisé pont Mercier en l’honneur de son père Honoré Mercier (1840-1894). Nous y voyons le fleuve Saint-Laurent et le chantier aux différentes étapes de construction du pont, c’est à dire le creusage des caissons, la construction des piles et l’assemblage du tablier du pont au dessus du fleuve Saint-Laurent entre Ville Lasalle et la réserve amérindienne de Kahnawake. L’album comprend une vue panoramique du pont une fois terminé.

Cet album est considéré comme un dossier. Son caractère homogène, dans le temps, l’espace et le sujet, permet à l’archiviste de limiter sa description à ce niveau. Cette solution est surtout applicable dans un centre d’archives ayant une vocation généraliste. Un service d’archives ou un centre de recherche spécialisé dans les travaux publics ou s’intéressant particulièrement à cette région aurait pu envisager la description de chacune des pièces. Un album homogène, portant sur une activité, une personne ou une famille durant une période limitée, permet alors une description générale.

Refuge Meurling : buanderie et infirmerie. – [193-]. – 5 photographies : négatifs sur nitrate n&b ; 12,5 x 17,5 cm. Reportage photographique sur la buanderie et l’infirmerie du refuge Meurling, situé au 435 de la rue Champ-de-Mars à Montréal, lors de la crise économique des années 1930.

Le même choix peut être effectué pour les reportages photographiques. On désignera sous cette appellation «un nombre indéterminé de photographies prises lors d’un événement ou sur un sujet à une période donnée» (Robert 1996-1997, 93).

Rioux, Mathias (All[iance des] prof[esseurs] de M[on]t[réa]l) / Michel Elliott et Michel Giroux. – 1971 - [ca 1975]. – 10 photographies : épreuves n&b. Le dossier comprend des photographies de Mathias Rioux alors qu’il est président de l’Alliance des professeurs de Montréal, syndicat qui rassemble les enseignants à l’emploi de la Commission des écoles catholiques de Montréal. Ces images sont des portraits ainsi que des prises de vue réalisées alors qu’il prend la parole devant une assemblée de professeurs tenue au Centre sportif Paul-Sauvé. Le dossier témoigne aussi du fait que monsieur Rioux a travaillé comme animateur au poste de radio CKAC de Montréal. Les images qui concernent cet épisode de sa carrière le montrent en studio devant un micro.

Ce dossier14 de documentation photographique provient du fonds d’un journal, mais pourrait aussi avoir été trouvé dans celui d’un centre de documentation. Ce type de dossier rassemble souvent des images qui proviennent de plusieurs sources, qui ont été créées par plusieurs photographes, présentent le sujet dans des contextes variés et couvrent une période chronologique pouvant être longue. L’archiviste a choisi de décrire au niveau du dossier, mais de présenter une notice de description qui permet de situer le contexte de création des documents.

14 Le titre apparaissant sur l’onglet de la chemise de classement a été reproduit et complété grâce à l’ajout d’éléments d’information présentés entre crochets. L’exemple présenté nous semble être à la limite de la lisibilité et aurait pu être présenté sans ces signes mais plutôt comme «titre composé propre», lequel aurait été justifié dans la note «source du titre composé propre».

Officers of the Montreal Automobile Trade Association Limited / Studio Dupras et Colas. – [ca 1929]. – 1 photographie : négatif sur verre. Cette mosaïque montre les membres de la direction de cet organisme : A. Grenier, président; H. D. Jones, vice-président; T. R. Price, trésorier; O. DeSerres, secrétaire; F. A. Nancekivell, J. E. Smith et J. O. Linteau, membres du conseil. École secondaire Morin [-] Finissantes 11e commerciale [-] 1962-1963 / Allard. – [1963?]. – 1 photographie : épreuve n&b.

Ces mosaïques photographiques permettent d’étudier le problème que pose le choix de la profondeur de la description. En effet, ces mosaïques peuvent amener l’archiviste à:

• se perdre dans les méandres d’une notice de description qui énumérerait l’ensemble des personnes représentées;

• ne présenter qu’une partie d’entre elles (l’archiviste faisant le choix de celles qui lui semblent les plus importantes);

• ou bien aucune (l’archiviste se contentant alors du nom du groupe représenté).

La plupart des centres d’archives possèdent ces documents qui se présentent généralement de manière uniforme en indiquant habituellement:

• le nom de l’organisme;

• celui du groupe représenté;

• la période au cours de laquelle ce groupe a été réuni;

• le nom et le rôle des personnes représentées; et,

• le nom du photographe.

Les exemples qui précèdent montrent que l’archiviste peut faire le choix de présenter toutes les informations disponibles ou se contenter de la description la plus générale. Dans le cas du groupe d’étudiantes, l’archiviste a considéré que sa clientèle s’intéressait d’abord à la représentation du groupe plutôt qu’au repérage de chacun de ses membres, lesquels sont au nombre de 5215. De plus, le chercheur intéressé à trouver la représentation d’un individu particulier sait généralement que celui-ci a fréquenté une école au cours d’une période donnée. Il se satisfera donc fort bien d’une description globale qui permettra un repérage efficace.

15 Un archiviste de municipalité, habitué aux mosaïques de conseils de ville, aurait probablement noté la présence d’un maire ou de conseillers et l’aurait indiqué dans sa description. De même, l’archiviste d’une institution d’enseignement ou d’une entreprise reconnaît, dans un tel contexte, les directeurs et cadres de l’organisme pour lequel il travaille.

«Une image vaut mille mots». Cette expression familière nous impose cette question: en combien de mots doit-elle être décrite? Le choix du niveau et de la profondeur de la description sont donc des exercices raisonnés qui doivent être fondés sur la prise en considération des critères que nous avons énoncés. Au premier chef, l’archiviste doit parvenir à un équilibre entre les ressources et les besoins. Il est, de plus, utile que l’archiviste constate que le niveau de description et la profondeur choisis pour une partie du fonds décrit ne s’applique pas obligatoirement à son ensemble. En effet, toutes les composantes du fonds n’imposent pas les mêmes contraintes en terme de ressources, de besoins des clientèles ou de préservation du support. Il arrive alors que l’instrument de recherche d’un fonds présente une série décrivant les dossiers de façon sommaire, une autre des dossiers décrits de façon détaillée et, finalement, une dernière décrivant des pièces grâce à une analyse sommaire ou développée, selon le cas.

La préservation de l’ordre originel et des informations apparaissant sur les photographies Louise Vanasse. – [ca 1885]. – 1 photographie : épreuve n&b. La photographie porte, à son verso, des renseignements biographiques concernant Louise Vanasse : «Louise Vanasse, de Louiseville, mariée à un nommé Pichette qui l’a abandonnée avec 2 enfants mortes toutes jeunes. Partie et demeurée 18 ans à bord d’1 steamer (service Halifax à Liverpool) comme matelot, costumée en homme. Plus tard fait chantier dans la région de l’Ottawa. À son retour, revenue à Montréal habillée à [la] mode des voyag[eurs] du temps : chapeau [de] soie, mouchoir de soie autour du cou, pantalon sous sa jupe [...] rencontré son mari à Montréal jouant de l’orgue de Barbarie, sans l’aborder. Revenue en bateau à Louiseville (Riv[ière] du Loup) après 32 ans [d’]absence, la nuit. Morte à Louiseville en 1890...». La photographie montre Louise Vanasse dans son costume de matelot (costume d’homme), les cheveux coupés courts et jouant de la flûte. La modèle a, longtemps, travaillé comme matelot dans la marine en se travestissant en homme. Les éléments tronqués dans la «notice biographique» étaient illisibles.

Cette notice de description témoigne d’une réalité, celle où les documents parviennent aux archives avec des informations qui permettent de produire des notices de description complètes. S’il est certain que tous ces renseignements ne présentent pas une valeur réelle pour l’archiviste qui rédige la notice de description ou pour l’usager qui a le loisir de les lire en consultant les documents, il est indispensable d’utiliser le maximum d’informations disponibles et pertinentes.

Cette photographie était, à son verso, accompagnée d’une annotation qui permet de comprendre qu’il s’agit d’un témoignage d’une expérience humaine peu commune. L’auteur de la notice de description a rédigé une «notice biographique» quasi complète. Il est utile de rappeler que les RDDA font de la présentation d’une «notice biographique» un élément optionnel pour les niveaux de description inférieurs, en l’occurrence les dossiers et les pièces. La disponibilité de l’information et sa valeur intrinsèque rendent importante la présentation de cette «notice biographique» qui seule permet de comprendre la «portée et contenu».Il est acquis que l’archiviste respecte, en autant que celui-ci soit intelligible, l’ordre originel de l’unité de description. Il nous semble que ce principe ajoute à la qualité de l’instrument de recherche produit en préservant ainsi les informations transmises par le créateur et ce, qu’elles soient structurelles ou descriptives. L’exemple suivant témoigne du fait que ces deux types d’information, structurelle ou descriptive, ne peuvent être dissociés16.

16 De plus, il nous semble important de préserver une représentation de l’album dans son état d’origine. En effet, même si les documents en sont retirés pour assurer leur préservation, l’ordonnancement des documents les uns par rapport aux autres, la disposition et la calligraphie des légendes sont des renseignements intéressants pour les chercheurs. Nous recommandons la photocopie des albums et la conservation de cette photocopie dans le dossier de traitement du fonds. Qui plus est, l’album lui-même peut présenter de l’intérêt. Il pourra donc être conservé, s’il présente un potentiel d’utilisation dans le cadre d’une exposition, pour être reconstitué à titre d’exemple.

XXX,100 Par contraste... une pure beauté. – [ca 1950]. – 1 photographie : épreuve n&b. Lili Saint-Cyr, célèbre strip-teaseuse. Le titre fait allusion à la pièce XXX,101. XXX,101 Le pur saint - le Frère André - agonie. – [1937?]. – 1 photographie : épreuve n&b. La photographie montre le frère André gisant, à l’agonie, sur un lit. Le titre fait allusion à la pièce XXX,100. XXX,102 Le silencieux roi de l’air / Marcel Simard. – 9 juillet 1927. – 1 photographie : épreuve n&b. Charles Lindbergh, aviateur américain qui, le premier, traversa l’Atlantique sans escale en avion. Le sujet est présenté devant son avion, le «Spirit of Saint-Louis», à Old Orchard Beach (Maine, États-Unis). XXX,103 Churchill parle français aux communes canadiennes / Office of Director Public Information, Ottawa. – [1945?]. – 1 photographie : épreuve n&b. Le premier ministre britannique, Winston Churchill, s’adressant à la Chambre des communes à Ottawa.

Ces photographies sont tirées d’un même album. Le caractère hétérogène des albums qui forment ce fonds, leur organisation, les commentaires de leur créateur et l’intérêt des photographies qui les composent, ont incité l’archiviste à réaliser une description au niveau de la pièce. L’ordre des documents reproduit celui qui existe dans l’album. Les titres ont été rédigés par le créateur du fonds et apparaissaient, en légende17, dans l’album. Ces titres témoignent de la personnalité du créateur de l’album et de ses intérêts.

17 À notre sens, ces légendes ne correspondent pas à la note «légende» (4.8B5) des RDDA mais bien plus à un «titre officiel propre».

Le travail de recherche 18

Confrontés à des photographies qui ne sont pas accompagnées de données descriptives, les archivistes doivent parfois entreprendre des recherches pour juger des valeurs de témoignage et d’information des documents afin de décider s’ils doivent les conserver ou les détruire. Puis, s’il y a conservation, l’archiviste termine ses recherches dans le but de rédiger des notices de description qui rendront ces photographies utilisables. Certaines techniques d’identification permettent d’arriver à des notices de description satisfaisantes. Ce sont:

• la datation du support d’information;

• la période de pratique des photographes; et,

• l’identification des objets ou sujets des photographies.

18 La démarche proposée correspond à la réalité montréalaise, le lecteur intéressé en fera l’adaptation à son contexte de travail particulier. En complément, on retrouvera une liste thématique d’ouvrages de référence à l’annexe 2.

Datation du support d’information

Pour ce faire, l’archiviste utilise une chronologie indiquant la période au cours de laquelle les différents procédés ou formats de photographies ont été d’usage courant (Charbonneau 1994, 14-15) accompagné de textes spécifiques sur les procédés photographiques (annexe 2: Lessard et Rémillard, 1987; Musée des beaux-arts du Canada, 1994).

Période de pratique du photographe

L’historien de l’art Michel Lessard (annexe 2: Lessard 1990) a entrepris un intéressant travail d’établissement d’un répertoire des photographes professionnels du Québec. Malheureusement jamais terminé, cet ouvrage permet de retracer les différents photographes et fournit, lorsque connus, les lieux (adresses) et les dates où le photographe a pratiqué. La consultation de ce répertoire est d’autant plus profitable si l’archiviste trouve, sur la photographie qu’il analyse, la mention du nom du créateur et son adresse au moment de la production du document. Ces informations permettent de différencier des homonymes et de suivre le photographe s’il déménage son studio. L’archiviste peut compléter cet ouvrage en consultant les bottins téléphoniques, les répertoires commerciaux tels le Lovell et les journaux locaux. Par exemple, une recherche dans les versions antérieures et postérieures du Lovell permet de cerner la période de pratique d’un photographe et cela même s’il s’est déplacé dans une ville.

Identification des objets ou sujets

L’identification des objets ou des sujets permet, elle aussi, d’enrichir la description. À titre d’exemple, le Lovell permet de retracer l’adresse d’un commerce, du propriétaire ou du locataire d’un logement et les années où il a été installé à cette adresse19. Les plaques d’immatriculation des véhicules peuvent aussi être d’une grande utilité. En effet, le design des plaques de même que la position de l’information entre 1920 et 1978 permettent de dater adéquatement une photographie et ce, même dans le cas de photographies en noir et blanc (annexe 2: Thibault, 1996). Les ouvrages portant sur l’histoire de la mode, de l’architecture, du design industriel, des automobiles, des trains, etc. (voir l’annexe 2) permettent d’amasser des informations utiles pour la rédaction des notices. Finalement, un travail de déduction permet souvent de dater des documents. Mentionnons, à titre d’exemples, la présence ou l’absence de certaines constructions ou d’individus connus. Il est cependant nécessaire que l’image soit accompagnée ou possède un minimum d’informations pour éviter que l’archiviste disperse ses énergies. Le travail de déduction peut permettre, par des recoupements ou des recherches souvent de nature historique ou généalogique, de dater et d’identifier un grand nombre d’images. Ce type de démarche, qui demande énormément de temps, ne peut être effectuée dans tous les cas et correspond souvent à une description au niveau de la pièce. Les exemples qui suivent témoignent d’une telle démarche.

19 Entre 1924 et 1931, une nouvelle numérotation des édifices montréalais est implantée à la suite de la confusion créée par l’annexion de municipalités. À titre d’exemple, le bâtiment situé au 212 Drummond deviendra, en 1929, le 3424 Drummond.

Rue Notre-Dame à Montréal . – [ca 1922]. – 1 photographie : épreuve n&b. La photographie montre le magasin Normandin et le magasin de chaussures J. B. Lefebvre au coin des rues Gosford et Notre-Dame. Titre correspondant au contenu du document.

Cette photographie a été acquise sans annotation. L’image elle-même a permis à l’archiviste de composer un titre, de dater le document et de rédiger une portée et contenu. Ces informations ont été trouvées grâce à la consultation du répertoire Lovell et au repérage des deux magasins voisins. La datation résulte d’une recherche dans les versions précédentes et ultérieures de cet ouvrage permettant ainsi de conclure que ces boutiques ont été voisines pendant une période s’approchant de quelques années à la date présumée.

Antoine Chaput, 6 ans / Martin Photographist. – [ca 1860]. – 1 photographie : épreuve n&b. Photographie d’Antoine Chaput, 6 ans, fils de Symphorien Chaput et de Berthe Lespérance. Titre correspondant au contenu du document.

Cette photographie n’était accompagnée d’aucune information. L’archiviste a dû, comme cela arrive souvent, effectuer une recherche en utilisant, pour la composition du titre et l’indication d’une date approximative, les informations et les outils dont il disposait. Le fonds de famille, dont fait partie cette photographie, a été acquis alors que les informations disponibles ne couvraient que 20% des documents. L’archiviste, qui connaissait les lieux où avait vécu cette famille, a pu croiser les informations qui accompagnaient certaines photographies avec les fichiers des baptêmes, mariages et sépultures des paroisses et a réussi à identifier près de 80% des personnes.

Le travail de recherche, à partir d’outils parfois disponibles dans les services d’archives, peut permettre de dater les documents et d’identifier le contenu d’une image. L’apport d’une bonne culture historique est, elle aussi, un élément non négligeable et favorise la reconnaissance d’un lieu, d’un événement ou d’une personnalité.