La loi sur les archives oblige les producteurs d'archives publiques, sauf les communes et les organismes d'utilité publique, à déposer aux Archives nationales leurs documents de plus de cent ans, et, à condition qu'ils n'aient plus d'utilité administrative, leurs documents de moins de cent ans. Les administrations communales et « paraétatiques » ont la faculté de verser leurs documents aux Archives nationales, mais sans obligation. Elles doivent néanmoins assurer au public l'accès à leurs archives et veiller à la bonne conservation de celles-ci, sous le contrôle de l'Archiviste général du Royaume. En cas de manquements aux obligations définies par l'Archiviste général du Royaume, celui-ci peut obliger les communes et les « paraétatiques » à verser leurs dossiers aux Archives nationales.

L'article 3 de la loi sur les archives précise que sont publiques, c'est-à-dire librement consultables, les pièces de plus de cent ans déposées aux Archives nationales par les services administratifs et judiciaires. Il laisse au Roi la latitude de fixer les règles d'accès aux pièces plus récentes. La publicité des documents administratifs est également consacrée en Belgique au niveau fédéral par la loi du 11 avril 1994. La loi sur la transparence administrative du 11 avril 1994 (Moniteur belge du 30 juin 1994) contraint les administrations fédérales à faire une publicité active sur leur organisation, leurs missions et l'exercice de celles-ci. Elles doivent également répondre de manière positive aux demandes de renseignement des citoyens, entre autres aux demandes de consultation et de copie de documents de portée générale, sauf s'ils font l'objet d'une obligation de secret imposée par la loi. Les documents à caractère personnel peuvent aussi être communiqués, mais avec des restrictions dues au respect de la vie privée. En résumé, chaque citoyen a le droit de consulter et d'obtenir copie des dossiers qui le concernent personnellement, et des dossiers de nature générale qui ne sont pas classifiés (voir point 4 ci-dessous). C'est toutefois à tort que les chercheurs invoquent la loi sur la transparence administrative lorsqu'ils demandent à consulter des documents déposés aux Archives de l'État, car l'article 11 de la loi exclut de son champ d'application les documents transférés dans cette institution par les administrations.

En fait, depuis 1955, l'accès aux documents est de plus en plus réglementé par des textes légaux étrangers à la législation sur les archives, en particulier par la loi sur la protection de la vie privée et ses arrêtés royaux d'exécution. La loi belge sur la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel date du 8 décembre 1992. Le 11 décembre 1998 (Moniteur belge du 3 février 1999), elle a été modifiée pour devenir conforme à la directive européenne du 24 octobre 1995 no 95/46/EC.

La loi sur la protection de la vie privée entend baliser strictement la communication et l'utilisation des données à caractère personnel collectées et conservées par les administrations publiques et les organismes du secteur privé marchand ou non marchand. Son objectif avoué est de restreindre, au nom de la protection de la vie privée, l'utilisation de données personnelles encodées dans les bases de données des services publics, des entreprises, notamment les assurances, les banques, et des hôpitaux, et d'empêcher que de telles informations soient rassemblées et transférées à des tiers sans que les intéressés le sachent. A priori, il n'y aurait là rien qui puisse inquiéter l'archiviste travaillant dans un dépôt d'archives historiques, conservateur de documents ayant perdu toute utilité administrative pour leurs producteurs. Toutefois, le législateur n'a pas prévu dans le texte de 1992 une clause autorisant le traitement et la conservation à long terme de données personnelles dans un but scientifique et historique. La seule limite dans le temps à l'application de la loi est la longévité des individus concernés par les données, puisque les restrictions ne portent que sur les données relatives à des personnes physiques et vivantes. En 1998, les besoins de la recherche historique, scientifique et statistique ont néanmoins été pris en compte. La nouvelle loi autorise, au nom de la recherche scientifique, des exceptions aux restrictions. Mais les termes en sont, sur ce point, si vagues et généraux qu'un arrêté royal d'exécution a dû être promulgué le 13 février 2001 (Moniteur belge du 13 mars 2001) pour en préciser les modalités d'application.

Cette législation régule la création et l'usage des données personnelles se présentant sous la forme de fichiers, automatisés ou non. Par fichier, le législateur entend « tout ensemble structuré de données à caractère personnel accessibles selon des critères déterminés, que cet ensemble soit centralisé, décentralisé ou réparti de manière fonctionnelle ou géographique ». La notion de fichier est indépendante du support. Mais elle reste ambiguë, en particulier aux yeux des archivistes pour qui le terme « fichier » a une autre acception plus restrictive. On peut se demander si une série de dossiers individuels, classés systématiquement, par exemple dans l'ordre alphabétique des noms des intéressés, est assimilable à un fichier. Les données à caractère personnel sont toute information concernant une personne physique identifiée ou identifiable directement ou indirectement, notamment par référence à un numéro d'identification ou à un ou plusieurs éléments spécifiques, propres à son identité physique, physiologique, psychique, économique, culturelle ou sociale. Il ne faut donc pas que les personnes soient nommées dans les documents, il suffit que ceux-ci comportent des mentions permettant de reconnaître par recoupement les individus pour que les données soient considérées comme étant à caractère personnel. Sont exclus du champ de la loi les fichiers créés par une personne physique pour son usage personnel ou domestique. En est également exclu le traitement de données à des fins de journalisme ou d'expression artistique, littéraire, à condition que les données aient été rendues publiques par les personnes sur lesquelles elles portent, ou que les données soient en relation étroite avec le caractère public des personnes ou des faits dans lesquels les personnes sont impliquées. Enfin, les données collectées par la Sûreté de l'État, le service de renseignement des armées, et par les diverses autorités dans leurs missions de police judiciaire et administrative échappent à plus ieurs dispositions de la loi sur la protection de la vie privée.

Tout traitement de données à caractère personnel suppose que le responsable en informe les intéressés, sauf, entre autres, si dans le cadre de la recherche historique, scientifique ou statistique, l'information des intéressés se révélait impossible ou exigeait des efforts disproportionnés. Il faut également déclarer au préalable l'ouverture du fichier à un organe indépendant spécialement instauré auprès du ministre de la Justice pour contrôler la bonne application de la loi, la Commission de la protection de la vie privée.

Sauf accord préalable des personnes concernées, le transfert des données personnelles vers des pays non membres de l'Union européenne est interdit si les pays en question n'assurent pas un niveau de protection des données considéré comme adéquat. Pour apprécier le niveau de protection, le responsable du transfert doit examiner les règles de droit en vigueur dans les pays destinataires, règles générales, sectorielles, professionnelles, et évaluer les normes de sécurité fixées par ces pays pour les données personnelles. Le transfert est néanmoins autorisé s'il est nécessaire à la sauvegarde des intérêts vitaux des personnes, ou s'il est nécessaire ou juridiquement obligatoire pour la sauvegarde d'un intérêt public important ou pour la constatation, l'exercice ou la défense d'un droit en justice. Ces dispositions ont des conséquences évidentes sur la communication des données par le truchement de l'Internet puisque ce réseau est mondial.

L'arrêté royal du 13 février 2001 relatif au traitement des données personnelles à des fins historiques, scientifiques ou statistiques distingue les fichiers dont les données sont anonymes, ceux dont les données peuvent être rendues anonymes, les noms des personnes étant remplacés par des codes, et les fichiers dont les données ne peuvent être codées ou rendues anonymes. Le troisième cas de figure interpelle directement les historiens et les archivistes. Avant toute consultation et utilisation de données personnelles non codées et qui n'ont pas déjà été rendues publiques par une voie quelconque, le chercheur devrait adresser aux personnes concernées par les données, ou, si cette procédure s'avère impraticable, à la Commission de la protection de la vie privée, une demande d'autorisation argumentée, décrivant l'objectif de sa recherche et la méthode à mettre en oeuvre. La commission devrait donner une réponse motivée dans les deux mois qui suivent la requête. En somme, la recherche historique et scientifique sur base de données personnelles non anonymes dépendrait du bon vouloir de la commission ou des citoyens sur lesquels les données ont été rassemblées. Soulignons que le travail de base de l'archiviste, le classement et l'inventoriage des fonds, est luimême soumis aux clauses de la loi sur la protection de la vie privée, car, classer, décrire systématiquement les documents et les informations qu'ils renferment, créer des répertoires offrant un accès aux données, c'est très exactement le genre d'activité qui est la cible de cette législation.

Le même jour qu'il modifiait la loi sur le respect de la sphère privée, le législateur promulguait une loi sur la classification des documents administratifs, analogue à celles qui existent dans presque tous les pays. (Moniteur belge du 7 mai 1999. Arrêté royal d'exécution du 24 mars 2000, Moniteur belge du 31 mars 2000). Ce texte étend aux services de l'administration civile le système de classification en vigueur de longue date dans les forces armées. Il enjoint de classifier selon trois degrés de confidentialité (confidentiel, très confidentiel ou secret) les rapports, correspondances et autres documents dont la divulgation ou l'utilisation inappropriée nuirait à la défense de l'intégrité du territoire national et des plans de défense militaire, à l'accomplissement des missions de l'armée, à la sûreté intérieure de l'État, à la pérennité de l'ordre démocratique et constitutionnel, au fonctionnement des organes décisionnels de l'État, au potentiel scientifique et économique du pays, à tout autre intérêt fondamental de l'État, à la sécurité des ressortissants belges à l'étranger.

Les services d'archives historiques, excepté les services fédéraux tels que les Archives de l'État, les archives du ministère des Affaires étrangères ou le Musée Royal de l'Armée, conservent très peu de documents classifiés. Les Archives de l'État en ont reçu récemment et des versements sont programmés pour les années à venir. Les services déposants sont priés d'indiquer après quel délai les fonds seront déclassifiés et ouverts au public.

Comme tous les États membres de l'Union européenne, la Belgique a dû transposer dans son droit national les dispositions contenues dans la directive sur la signature électronique no 1999/93/CE du Parlement européen et du Conseil datant du 13 décembre 1999. La loi du 9 juillet 2001 (Moniteur belge du 29 septembre 2001) fixe le cadre juridique pour les signatures électroniques, définit le régime juridique applicable aux opérations effectuées par les prestataires de service de certification ainsi que les règles à respecter par ces derniers et les titulaires des certificats. Cette loi donne le feu vert à la dématérialisation des procédures administratives et judiciaires, dans les secteurs public et privé. Le gouvernement fédéral belge a déjà commencé à mettre en place l'e-gouvernance, et les administrations régionales et locales lui emboîtent le pas, fournissant de plus en plus de documents officiels et de formulaires administratifs en ligne.

Comme toute la communauté archivistique le sait, cette révolution dans les supports et les moyens de diffusion de l'information aura -- et a dès maintenant -- des répercussions sur l'archivage à long terme des données. Si nos confrères belges ont parfois eu tendance à se voiler la face devant cette problématique, l'accélération de l'informatisation des procédures de travail, qui résulte de la reconnaissance légale accordée à la signature électronique, ne leur laisse qu'un délai très bref pour s'adapter aux nouvelles réalités.

Au niveau fédéral L'organisation des services d'archives publiques ne reflète pas tout à fait la structure administrative fédérale, elle garde l'empreinte de l'époque où la Belgique était un État unitaire, centralisé. Ainsi les Archives nationales, entendons par là fédérales, couvrent en fait tout le territoire belge, et, en l'absence d'une nouvelle loi sur les archives, restent compétentes pour superviser la tenue des archives dans les administrations des pouvoirs régionaux, communautaires et locaux.

Les Archives nationales portent à cet égard un nom révélateur : Archives Générales du Royaume et Archives de l'État dans les Provinces. Héritage de l'époque à laquelle les régions belges étaient annexées à France révolutionnaire, elles ont été créées en 1796 comme les autres dépôts d'archives départementales françaises. Cette structure s'est maintenue autour d'une direction centrale basée à Bruxelles. Suite à la scission de l'ancienne province de Brabant en trois entités, les provinces du Brabant flamand et du Brabant wallon, et l'arrondissement administratif de Bruxelles-Capitale, trois nouveaux dépôts se sont ouverts ou sont en cours de construction. Actuellement, les Archives de l'État se composent de la direction centrale, appelée Archives Générales du Royaume, dont le dépôt conserve les archives des institutions centrales d'Ancien Régime et de l'époque contemporaine, excepté les archives du ministère des Affaires étrangères et du ministère de la Défense nationale ; et de seize dépôts provinciaux dans lesquels sont conservées les archives des institutions ayant leur siège dans la province : huit dépôts flamands, sis à Anvers (Antwerpen), Beveren, Bruges (Brugge), Courtrai (Kortrijk), Gand (Gent), Hasselt, Louvain (Leuven) et Renaix (Ronse) ; huit dépôts wallons installés à Arlon, Eupen, Huy, Liège, Mons, Namur, Saint- Hubert, Tournai. Deux dépôts supplémentaires sont prévus en Wallonie, l'un à Mons, d'une capacité de 80 kilomètres linéaires, et l'autre à Louvain-la-Neuve. Un dépôt va s'ouvrir dans les prochains mois à Bruxelles pour accueillir les archives des institutions bruxelloises de rayonnement régional et local.

La création de ces dépôts supplémentaires ne doit cependant pas occulter le réel manque de moyens dont souffrent les Archives nationales depuis deux décennies. Réduction du personnel scientifique et administratif, réduction des budgets, au point de mettre en danger l'exécution des tâches dévolues à l'institution, manque de visibilité dans le paysage culturel belge notamment par rapport aux musées, isolement par rapport aux services d'archives d'autres entités administratives, dû en grande partie aux clivages institutionnels, tous ces facteurs cumulés engendrent chez les archivistes de l'État un malaise nettement perceptible. Et tous de s'interroger sur l'avenir de l'institution : combien de temps encore restera-t-elle fédérale ?

La morosité n'est toutefois pas de mise face à la richesse des collections conservées dans les divers dépôts des Archives de l'État, qui totalisent environ 230 kilomètres linéaires, et des accroissements considérables sont attendus au cours de la décennie à venir, principalement des archives judiciaires et notariales. Il faut souligner que les Archives nationales peuvent recevoir des documents d'origine privée, et que les fonds qui leur ont ainsi été donnés, légués ou qui y sont déposés par leurs propriétaires, représentent une part non négligeable du patrimoine historique de la Belgique. Ajoutons également qu'en tant qu'établissement scientifique, les Archives de l'État mènent de nombreux projets de recherche dans le domaine de l'histoire institutionnelle, en collaboration avec des universités belges et étrangères. A ce titre, elles recrutent régulièrement, dans le cadre de contrats à durée déterminée, des chercheurs qui travaillent sous la direction des archivistes.

À côté des Archives de l'État, il existe plusieurs autres services fédéraux d'archives. Le ministère des Affaires étrangères, tout comme la Banque Nationale, possèdent leur propre service, et l'accès à leurs archives est soumis à un règlement particulier. Depuis quelques années, le ministère de la Défense nationale verse ses archives historiques au Musée Royal de l'Armée et d'Histoire militaire, institution scientifique qui met en valeur de riches collections muséales et archivistiques consacrées aux deux guerres mondiales, et pilote des projets de recherche en partenariat avec les universités. Un autre établissement scientifique fédéral est spécialisé dans la conservation et la mise en valeur de sources relatives à l'histoire de la Seconde guerre mondiale : le Centre d'Étude Guerres et Sociétés (CEGES), naguère intitulé Centre d'Étude et d'Histoire de la Seconde Guerre Mondiale. Dépôt d'archives et centre de recherche, le CEGES patronne lui aussi des projets d'études historiques en collaboration avec des départements universitaires.

Au niveau régional et local

Les administrations des autres niveaux institutionnels, régions, communautés et municipalités, conservent leurs archives vivantes et intermédiaires, certaines dans de véritables services d'archives, dotés de salles de lecture permanentes ouvertes au public à heures fixes, d'autres dans des structures plus floues, mais qui doivent répondre aux conditions de conservation et d'accès définies par l'Archiviste général du Royaume et à la législation relative à la transparence administrative. Les communes sont encouragées à conserver elles-mêmes leurs archives définitives plutôt que de les verser aux Archives de l'État, et cela pour favoriser le service de proximité. Plusieurs municipalités ont ainsi développé des services performants, notamment la ville d'Anvers dont le Stadsarchief, sous la houlette d'Inge Schoups, mène une politique de visibilité au sein de la vie culturelle et sociale anversoise, qui se concrétise par la mise en place d'un système informatique sophistiqué de communication au public, et la participation à des projets de recherche européens, dont le projet EVA (European Visual Archives) relatif aux archives photographiques. Les archives d'Anvers bénéficient d'un contexte local favorable, car les édiles de la métropole portuaire ont clairement opté pour une politique culturelle et patrimoniale de prestige. On ne peut, hélas, en dire autant d'autres grandes villes belges, malgré les efforts individuels des directeurs de leurs services d'archives et de leurs musées. Un indicateur fiable des moyens dont disposent les services d'archives et de leur dynamisme est l'existence d'un site Internet, ainsi que la précision des données qui y sont affichées, et la périodicité de leur mise à jour.

Les services d'archives privés

De nombreuses sources historiques sont conservées dans des services d'archives privés. Tous les partis politiques se sont dotés d'un service de documentation où des militants, de grandes figures politiques, ministres, chefs de cabinets, déposent ou donnent leurs papiers privés. Plusieurs centres de documentation de ce type ont une infrastructure et un personnel de haut niveau, particulièrement en Flandre. Ainsi le KADOC (Katholieke Documentatie- en Onderzoekscentrum) qui est installé au coeur de l'Université catholique flamande de Leuven, a pour ambition d'étudier l'histoire de la mouvance catholique et du parti catholique de Flandre, et l'AMSAB (Archief en Museum van de Socialistische Arbeidsbeweging), se veut institut d'histoire sociale autant que d'histoire du mouvement socialiste belge et flamand. En Wallonie, l'Institut Jules Destrée, consacré à l'étude de l'histoire wallonne et de l'histoire du mouvement wallon, collecte les archives des militants de ce courant politique. L'Institut Émile Vandervelde, qui est le centre d'étude du parti socialiste belge francophone, conserve les archives du parti socialiste et de quelques ténors de ce parti.

Il faut souligner l'importance des sources détenues par ces centres documentaires parce qu'en Belgique les archives des hommes politiques qui ont exercé une fonction publique, les archives des cabinets ministériels sont considérées comme archives privées, et non comme relevant du domaine public. Dès lors, les ministres et leur entourage ne sont nullement tenus de verser aux Archives nationales les papiers créés ou reçus dans l'exercice de leur mandat. Malgré une opération de sensibilisation des milieux politiques qui dure depuis une dizaine d'années, les Archives nationales n'ont que peu de succès auprès des mandataires, qui, en majorité, préfèrent confier leurs archives au service documentaire de leur parti. Épinglons néanmoins quelques exceptions notables comme l'ancien Premier ministre Wilfried Martens, et l'ancien ministre fédéral Jean Gol, qui ont choisi les Archives nationales comme dépositaires de leurs papiers.

Outre les partis politiques, des fondations privées, généralement des associations sans but lucratif, se spécialisent dans la sauvegarde et la mise en valeur de sources historiques produites par un certain type d'organismes ou de personnes, ou relatives à un thème précis. Faute de pouvoir les citer toutes, nous ne parlerons ici que de celles qui ont des collections d'une ampleur significative. La Fondation Auschwitz conserve des archives privées de victimes du régime nazi, de rescapés des camps d'extermination, le fonds du Comité International d'Auschwitz notamment. Dans un tout autre registre, La Fonderie, Centre d'histoire et d'actualité économiques et sociales de la région bruxelloise, possède une photothèque importante et des fonds d'archives sur les activités industrielles et commerciales de l'entité bruxelloise. L'ASBL Amazone, qui se voue à la défense de la cause des femmes et à l'étude de l'histoire politique et sociale du féminisme en Belgique, dispose d'un centre documentaire et de bases de données recensant des fonds d'archives utiles pour étudier l'histoire des femmes et du féminisme.

Enfin, une dernière catégorie de service d'archives mérite d'être mentionnée : les archives des universités. Leur statut public ou privé dépend du statut de l'université. Leur importance en terme de collections, de moyens humains et matériels varie fortement selon l'établissement, avec, là encore, une disparité flagrante entre les universités flamandes et francophones, qui n'est pas à l'honneur de ces dernières. Qui s'intéresse à l'histoire des sciences, de la pédagogie, de l'enseignement supérieur, se tournera vers ces services d'archives. Mais des sources relatives à l'histoire politique et sociale s'y trouvent également. A titre d'exemple, l'Université Libre de Bruxelles conserve les papiers privés d'anciens ministres tels que Paul Hymans et Frère-Orban, qui lui ont été donnés par les Archives nationales.

Nous n'avons parlé que des services d'archives à caractère historique. Il est impossible d'évoquer dans le cadre limité du présent article les services d'archives privés qui gèrent des archives vivantes, comme les archives d'entreprises ou celles des hôpitaux. En fait, le paysage archivistique belge est multiforme, évolutif. La notion de service d'archives ou de centre de documentation recouvre des situations disparates. L'observateur et l'usager peuvent cependant constater la vitalité des organisations flamandes, liée essentiellement à l'importance attribuée en Flandre à la question identitaire, culturelle et linguistique, en comparaison des faibles moyens accordés aux services bruxellois et wallons.

L'acquisition de documents d'origine privée se fait par don, par legs ou par dépôt. Dans les deux premiers cas, il y a transfert de propriété, le donateur ou le légataire cédant son droit de propriété à l'État, tandis que le dépôt fait des Archives nationales les gardiennes d'un fonds appartenant à un propriétaire privé. Une convention est systématiquement signée avec les propriétaires, dans laquelle sont notamment stipulées les modalités de consultation et de reproduction des archives. Au cours des dernières années, les Archives nationales ont déployé des efforts considérables pour sensibiliser à l'importance historique de leurs documents certaines catégories de producteurs d'archives, en particulier les hommes politiques et les chefs d'entreprises. Si le succès auprès des premiers a été très mitigé, des fonds de grande valeur ont été transférés aux Archives de l'État par des entreprises de divers secteurs, tels que les charbonnages, la sidérurgie, la banque, les assurances. En cas de faillite, les curateurs sont contactés. Les Archives de l'État espèrent ainsi recevoir à terme les archives de l'ancienne SABENA (compagnie aérienne nationale).

Pour les archives des services publics, la politique d'acquisition menée par les Archives nationales repose sur une planification des plus rigoureuses et sur une procédure stricte qui a été définie au début des années 1990. Les Archives de l'État diffusent des directives pour le tri et la conservation des documents, publiant des tableaux de sélection (calendriers de conservation) afin qu'ils soient connus non seulement des producteurs d'archives mais aussi des usagers, de sorte que les chercheurs sachent sur quel échantillon de documents s'appuient leurs travaux. Les services producteurs doivent trier eux-mêmes leurs documents, dresser des inventaires précis, appelés bordereaux de versement, des pièces à transférer aux Archives nationales, et emballer ces pièces dans des boîtes en carton désacidifié, qui ont été conçues spécialement pour les Archives de l'État. Le tri, l'inventoriage, l'emballage se font sous la direction scientifique et le contrôle périodique des archivistes de l'État. Ces derniers dispensent des formations spécialisées au personnel des services producteurs. Les frais de déménagement sont entièrement à charge des services versants. Désormais, les Archives nationales exigent des producteurs qu'ils dressent les bordereaux de versement sous forme informatisée, de sorte que ces inventaires puissent être publiés très rapidement. Au cours de la dernière décennie, la priorité a été donnée au traitement des archives judiciaires. Le ministère de la Justice a engagé des contractuels pour trier et inventorier les dossiers des cours et tribunaux dans toute la Belgique. Des dizaines de kilomètres d'archives ont ainsi été évacués des palais de justice.

Aux Archives de l'État, la diffusion des données relatives aux fonds conservés dans les dépôts occupe une part essentielle des activités du personnel. Il ne s'agit pas seulement de publier de classiques inventaires, mais aussi des guides généraux sur les collections, des guides thématiques consacrés à l'une ou l'autre catégorie de fonds et de producteurs d'archives, des instruments de recherche en généalogie, des brochures destinées aux chercheurs débutants, dans lesquelles sont expliquées les procédures d'archivage et les étapes à suivre pour trouver des renseignements dans les fonds et les collections. De plus, les projets de recherche auxquels participent les archivistes débouchent sur des publications scientifiques, telles que des actes de colloques, des articles, des ouvrages collectifs d'histoire institutionnelle. Enfin, les tableaux de tri (calendrier de conservation) font l'objet de publications destinées bien évidemment aux producteurs d'archives mais aussi aux usagers, car il paraît opportun d'informer ceux-ci des méthodes et critères adoptés aux Archives de l'État pour évaluer et sélectionner les documents. Les Archives nationales ont leur propre imprimerie, et publient plusieurs dizaines d'ouvrages par an, dont on consultera la liste sur leur site Internet (www.arch.be).

Depuis plusieurs mois, une équipe de cinq personnes prépare le transfert sur Internet des instruments de recherche rédigés aux Archives de l'État. Le but est de mettre en ligne à la disposition du public le texte complet des inventaires et des guides thématiques, de manière à ce que les usagers puissent identifier les articles, préparer à domicile leur commande de documents, et, à terme, les commander en ligne.

D'une manière générale, tant aux Archives de l'État que dans les autres services d'archives, la tendance est à la sous-traitance par des opérateurs privés, tant pour la restauration des documents abîmés, que pour la reliure des volumes, le microfilmage, la numérisation et la photographie. Les coûts d'achat et d'entretien du matériel nécessaire sont trop élevés, du fait que ces matériels deviennent de plus en plus vite obsolètes avec l'accélération du développement technologique. Par ailleurs, les réductions de personnel que subissent les administrations et le secteur privé en Belgique, pays où les charges sociales payées par les employeurs sont très importantes, expliquent le succès de la sous-traitance. Les règles de la concurrence au sein de l'Union européenne permettent en outre de confier des marchés à des firmes étrangères, appartenant aux pays membres de l'union. Toutefois, cette « délocalisation » reste encore marginale, car les coûts liés au transport des archives sont souvent dissuasifs.

Nul ne s'étonnera qu'outre l'adaptation de la législation sur les archives aux nouvelles réalités institutionnelles, qui a été évoquée ci-dessus, les grands chantiers en cours concernent l'introduction dans les archives des technologies informatiques de l'information et de la communication. Comme leurs confrères du monde entier, les archivistes belges sont conscients des enjeux que représente pour leur profession le développement de ces technologies dans les secteurs public et privé. Ils doivent d'une part acquérir en urgence les connaissances de base, les notions indispensables à la maîtrise de ces nouvelles techniques, afin d'évaluer leur impact sur les pratiques et méthodes archivistiques traditionnelles de travail, et de modifier en conséquence leurs pratiques. D'autre part, ils doivent lutter contre les illusions que l'informatique et en particulier l'Internet ont créées chez les décideurs politiques et les usagers des services d'archives. Les premiers croient souvent qu'« il suffit » de numériser désormais les documents pour régler le problème récurrent du manque de locaux d'archivage, sans mesurer le coût et la difficulté des opérations de numérisation. Tandis que les seconds s'imaginent qu'il est enfantin de construire des bases de données qui leur permettront très bientôt de lire en ligne les documents qui les intéressent, ou de trouver à distance, depuis leur domicile, des renseignements en introduisant simplement un mot, un nom, dans un écran de recherche. Face à l'impatience des uns et à la volonté d'économie budgétaire des autres, les archivistes belges ont bien du mal à défendre la spécificité de leur approche méthodologique, et les besoins en infrastructures de leurs services.

Des projets de numérisation sont lancés depuis quelques années dans divers services d'archives. Si les archives de la ville d'Anvers se sont spécialisées dans la numérisation de photographies et de cartes postales (participation au programme européen EVA, European Visual Archives), les Archives de l'État ont, dès 1993, mis à la disposition du public sur CD-ROM des copies du chartrier des anciens comtes de Namur (fin XIIe-début XVe siècles), et, depuis 1999 sur Internet, les procès-verbaux des conseils des ministres antérieurs à la Seconde guerre mondiale. Dans quelques semaines, elles vont commencer à numériser leurs registres paroissiaux, en commençant par ceux de la province d'Anvers. Comme on peut le constater, les projets des Archives nationales tentent de satisfaire leurs différents publics, généalogistes et chercheurs universitaires. Le choix des documents à numériser repose tant sur l'analyse des besoins des usagers que sur l'existence d'instruments de recherche aisément convertibles au format numérique.

Dans le domaine de la conservation à long terme des documents électroniques, il faut bien avouer que tout ou presque reste à faire. Même s'ils comptent en leur sein des pionniers de l'informatique appliquée aux archives, tels Jean Pieyns, chef de section aux Archives de l'État à Liège, malheureusement décédé il y a peu, les archivistes belges n'ont guère été des précurseurs dans la problématique pourtant essentielle de l'évaluation et la conservation des données créées sur support électronique. Le retard pris sur les pays voisins offre cependant l'avantage classique de profiter de l'expérience d'autrui et d'éviter les erreurs de jeunesse. C'est pourquoi, les archivistes belges s'informent régulièrement des projets développés ailleurs, suivent attentivement la littérature internationale, et les travaux des comités internationaux actifs dans le domaine. Les Archives nationales ont récemment instauré en leur sein un centre documentaire spécialisé en archivistique, qui fait la part belle aux questions relatives à la collecte et à la conservation à long terme des données électroniques.

L'un des chantiers auxquels les Archives nationales se sont attelées ces dernières années, sans succès hélas, concerne la formation des fonctionnaires fédéraux en matière d'archivage des dossiers produits par leurs services. L'objectif est de familiariser les fonctionnaires à l'importance des archives en tant que support d'information, à la nécessité de rationaliser les flux et le stockage de l'information au sein de l'administration pour rendre celle-ci plus efficace. Les Archives de l'État ont proposé à l'IFA, l'Institut de Formation de l'Administration fédérale, leur collaboration pour mettre sur pied une formation selon le niveau de qualification des fonctionnaires (niveau 1 composé du personnel de niveau universitaire chargé des tâches de conception et de gestion ; niveaux 2 et 2+ composés du personnel de niveau non universitaire chargé de tâches d'exécution). Le programme des cours ne se veut pas trop ambitieux : une journée de formation, ou plutôt de sensibilisation, pour le personnel de niveau 1, et un module de quelques jours, axé sur la pratique, pour le personnel des autres niveaux. Force est de constater que la réforme en cours au sein de la fonction publique fédérale, appelée Copernic, bien qu'elle mette l'accent sur la formation des agents et l'efficience des services, n'a pas contribué à soutenir le projet, qui est resté jusqu'à présent lettre morte.

La collaboration internationale apporte en revanche plus de satisfaction. Depuis de nombreuses années, les Archives nationales organisent des journées d'étude avec les Archives nationales des pays limitrophes, France, Pays-Bas et Allemagne. Au cours des deux dernières années, elles ont renforcé leur représentation au sein du Conseil International des Archives, déléguant des membres dans le Comité des Affaires juridiques intéressant les archives, le Comité sur les Normes de Description, le Comité sur les Technologies de l'Information et le Comité pour les Documents électroniques et autres Archives courantes. Sous leur impulsion, les réunions tenues annuellement par les directeurs des Archives nationales des États membres de l'Union européenne et des États candidats ont pris un caractère plus officiel, l'assemblée des directeurs devenant le European Bureau of National Archives, dont l'avant-dernière réunion s'est tenue à Bruxelles en novembre 2001. Enfin, les Archives nationales belges participent depuis 1996 aux instances organisatrices du DLM Forum européen (DLM est un acronyme de l'expression française « Données lisibles par machine »). Elles suivent attentivement la mise en place d'une formation européenne aux nouvelles technologies de l'information, le programme e-Term, la formation professionnelle étant l'une des priorités que se sont définies les archivistes belges.