La création d'un dossier vise deux grandes finalités : la « traçabilité de l'activité que documente le dossier » et « la connaissance du sujet que vise le dossier. » (Chabin 2002, 8)

La création des dossiers peut être dictée par des considérations légales ou réglementaires en vue d'assurer la conservation de traces des actions posées et de prouver que les procédures ont été suivies. Par exemple, le contenu d'un dossier de demande d'incorporation est clairement énoncé par la législation québécoise (Loi sur les compagnies, L.R.Q., c. C-38) et la présence de tout dossier incomplet ou non conforme a pour conséquence d'en rejeter la validité. Par ailleurs, différents corps professionnels3 se sont donné des règlements qui fournissent des indications sur le contenu et le traitement des dossiers de leurs membres en exercice ou ayant cessé d'exercer leur activité. (Fillion, 1987) Ces dossiers deviennent des objets « socialement » ou « administrativement » reconnaissables par des aspects communs de forme et de contenu.

3 Par exemple, au Québec, l'Ordre des architectes du Québec, l'Ordre des ingénieurs du Québec, l'Ordre des comptables agréés du Québec, l'Ordre des notaires possèdent des règlements sur la tenue des dossiers. (Fillion, 1987)

La création de certains dossiers est soumise à des règles internes de fonctionnement et ce, pour des raisons pratiques de gestion. Par exemple, les dossiers partagés entre plusieurs personnes ou intervenants comme les dossiers d'employés, les dossiers comptables ou les dossiers d'accréditation seront créés en tenant compte des exigences posées par l'organisation. Les guides de classification des organisations fournissent, à cet effet, des directives sur la façon de monter un dossier (attribution d'une cote de classification, formulation du titre4, modalité d'indexation, etc.). Les dossiers peuvent également être créés intuitivement ou « automatiquement » (Glenisson, 1988) par les administrateurs au cours du traitement d'une affaire en vue de répondre, nous l'avons vu, à plusieurs objectifs dont celui d'organiser l'information. Ces dossiers sont généralement constitués aux échelons de conception et de décision. Ils ne comportent pas de procédures à caractère répétitif et sont plutôt d'une très grande variété. Aucune réglementation ou législation ne permet de présager du contenu de ces dossiers qui est, par conséquent, plus ou moins arbitraire et même lacunaire dans certains cas.

4 « La classification universelle des documents administratifs fournit non seulement les codes pour la classification des documents, mais aussi les titres officiels des dossiers. » (Roberge, 1985, 53)

La création d'un dossier intervient, par exemple, au moment de la mise en place d'une nouvelle activité ou au commencement d'une année budgétaire. Les documents ne sont donc pas tous rassemblés dès cette étape. La « gestation » du dossier nécessite un certain délai. Sa genèse est un processus plus ou moins lent qui s'effectue au rythme du déroulement d'une affaire de sorte que l'étude de la composition d'un dossier à un moment donné peut être révélatrice de l'évolution d'une activité ou d'une procédure ou encore de sa réalisation. Même si le dossier est « un » en soi, chacun des documents qu'il contient est porteur de sens en lui-même. Marie-Anne Chabin identifie ainsi le rôle des différentes pièces d'un dossier :

Toutes les pièces [...] ne jouent pas le même rôle dans un dossier. On peut en distinguer cinq catégories :
La pièce fondatrice qui peut être une circulaire, la copie d'un arrêté ou d'un contrat, une lettre originale, etc.
Les pièces finalisées produites (doubles) ou reçues au cours de l'action qui a généré le dossier, y compris la pièce qui, le cas échéant, clôt le dossier.
Les documents préparatoires ou annexes établis ou regroupés par l'auteur du dossier et dont la présence dans le dossier, contrairement aux deux types précédents n'est pas obligatoire vu qu'ils auraient pu ne pas exister ; ils s'apparentent de ce fait à de la documentation.
Les pièces justificatives ou pièces jointes, créées généralement par un autre producteur et collectées officiellement.
Les autres pièces, étrangères à l'objet strict du dossier et qui sont porteuses d'un témoignage parfois significatif (ordres de réquisition cités plus haut), parfois inepte (erreur de classement). (Chabin 1995, 418)

En résumé, le contenu d'un dossier est rarement laissé au hasard. Même s'il n'est pas toujours possible de dresser une nomenclature uniforme et complète des documents d'un dossier d'un organisme à un autre, le contenu des dossiers peut être plus ou moins prévisible. La connaissance des documents composant un dossier donné permet de présager du stade de l'évolution d'une procédure, de connaître le degré de complétude du dossier ou d'en déterminer la validité par l'absence ou la présence de certaines pièces.

L'organisation du dossier concerne l'ordre interne des documents dans un dossier, mais il regarde surtout sa classification par rapport à l'ensemble documentaire dans lequel il s'inscrit.

L'ordre interne d'un dossier s'applique particulièrement au dossier papier. Que le dossier soit créé selon des considérations légales, pour des raisons pratiques de gestion ou de manière « intuitive », il peut comporter un ordre interne en vue d'augmenter l'efficacité et la rapidité de la consultation. (Cégep du Vieux-Montréal 1986, 58) Il s'agit le plus souvent d'un ordre chronologique, (France. Ministère de l'Économie et des Finances 1982, 37), d'un ordre alphabétique ou numérique (Glenisson 1988) ou encore d'un ordre prescrit par une loi ou un règlement (dossier médical, dossier d'architecte, dossier de notaire, etc.).

Le dossier lui-même constitue le premier niveau d'organisation de l'information. Il permet de répondre à un « besoin, d'ordre synthétique qui nécessite le rapprochement physique d'unités textuelles disjointes dans le temps, [ou à cause de la différence des supports] selon une logique de rassemblement thématique [...]. Le classement porte sur les documents à l'intérieur des dossiers et sur l'organisation des dossiers entre eux. » (Cotte 1998, 264) C'est la classification qui permet de les ordonner et de les regrouper les uns par rapport aux autres.

Les activités d'une organisation servent généralement de base au développement d'une classification pour les documents administratifs. Les classifications récentes ont été développées selon cette approche. Toutefois, à cause des difficultés rencontrées lors de leur application dans un contexte électronique, des études ont été menées pour évaluer l'applicabilité d'autres classifications comme la classification à facettes5. (Hudon et Mas, 2001) Que l'on utilise la classification basée sur les activités, sur des caractéristiques particulières, des métadonnées spécifiques à la constitution de dossiers (élément « Relation » dans le Dublin Core), le numéro de la cause dans le cas des documents judiciaires6, il faut retenir que l'une ou l'autre doit permettre l'organisation intellectuelle de l'information et surtout rendre possible le rapprochement des pièces nécessaires à la reconnaissance de la valeur probante7, s'il y a lieu.

5 Le plan de classification institutionnel offre normalement une représentation hiérarchique des activités d'un organisme, ce qui permet de situer les documents dans leur contexte de création. Une telle structure nous oblige cependant à devoir arbitrairement privilégier comme base de classification tantôt l'unité administrative, tantôt l'activité, tantôt le type de document, tantôt son objet, alors que le document pourrait de fait être classifié à plusieurs endroits. La classification à facettes, par contre, se présente comme une combinaison de groupes conceptuels plutôt que comme une liste structurée de sujets.
6 « [...] le numéro de la cause est une donnée essentielle non seulement pour le repérage d'un dossier [...] mais aussi pour la reconstitution de toutes les pièces d'un dossier, compte tenu de la tendance plus marquée à la Cour de circuit de répartir les dossiers dans des séries séparées. Le chercheur qui veut s'assurer de reconstituer le dossier au complet doit repérer le litige dans le plumitif afin de déterminer les diverses étapes de procédure que la cause a connues, et de voir s'il doit fouiller, par exemple, dans la série de causes non jugées, dans celle des ordonnances, etc. » (Archives nationales du Québec 1996, 40)
7 « The value of those records of an organization that are necessary to provide legal, authentic, and adequate documentation of its structure and functioning. » (Association of Records Managers and Administrators, 2000, 25)

Le repérage de l'information sur les dossiers ou les documents d'une organisation se base généralement sur le titre du dossier, sur les titres des documents ou sur les métadonnées qui leur sont attribuées au moment de la création. De plus, les recherches en plein texte sont toujours possibles dans un environnement électronique. Dans ce cas, il faudra toutefois situer les résultats dans le contexte où ils ont été trouvés afin d'en garantir l'interprétation.

Le repérage des documents créés électroniquement est facilité par les différentes possibilités de recherche qu'offre l'ordinateur. Toutefois, ces possibilités sont rentabilisées par l'organisation déjà donnée à l'information dès sa création, et ce, tant pour les documents que pour les dossiers. Cette organisation se base sur le plan de classification institutionnel, sur l'utilisation d'outils d'indexation comme le thésaurus et l'établissement de politiques d'indexation.

L'évaluation porte sur des ensembles de documents ou de dossiers, mais c'est plus particulièrement sur le type de dossiers ou de documents que s'établit la règle de conservation. Il y a intérêt de pouvoir identifier et distinguer les différents types de dossiers en vue de faciliter le processus d'évaluation. En effet, la connaissance du contenu du dossier permet de présager de sa valeur et par conséquent de sa durée de conservation et de son mode de disposition à l'inactif.

À l'étape de la micro-évaluation, l'expérience révèle que l'unité de travail idéale pour l'établissement des règles de conservation est le type de documents ou de dossiers qui se définit comme un ensemble de documents ou de dossiers de même nature. Par exemple, un procès-verbal, un règlement, un plan d'architecte sont des types de documents, alors que le dossier d'étudiant, le dossier d'employé, le dossier de client sont des types de dossiers. (Couture 1999, 120)

On retrouve aussi des évaluations portant sur une série de dossiers correspondant à une activité ou à un projet spécifique. À l'intérieur de cette série, l'évaluation porte sur ses différents volets. Ainsi en est-il du cas des dossiers d'ingénieurs.

Les délais sont généralement établis par grandes catégories de documents ou pour l'ensemble du dossier. Par exemple, certaines firmes d'ingénieurs ont déterminé un délai de conservation pour tous les documents relatifs à un projet alors que d'autres ont fixé, un délai pour la partie administrative du projet, un autre délai pour la partie technique et un troisième délai pour les plans et devis. (Fillion 1987, 92)

Les dossiers en série ou dossiers sériels, comme les dossiers d'employés, les dossiers d'étudiants ou les dossiers de comptabilité, sont des dossiers qui découlent de procédures administratives dites d'exécution ou de gestion dont la production est stable et prévisible. (France. Ministère de l'Économie et des Finances 1982) Ces dossiers possèdent des caractères répétitifs ou typiques qui facilitent l'élaboration et l'application de règles de conservation.

Pour déterminer la valeur des documents d'un dossier et par conséquent la valeur de ce dossier, il faut en analyser le contenu, mais aussi comparer le dossier aux autres dossiers avec lesquels il a des relations. C'est le type de dossier dans un ensemble que l'on évalue, rarement le dossier isolé : « L'information contenue dans ce dossier ne peut elle-même être interprétée que si elle est mise en relation avec celle qui se trouve dans d'autres dossiers. » (Naud et Naud 1982, 218) Cette « interdépendance » des dossiers permet ainsi de savoir, par exemple, s'il s'agit de l'exemplaire principal ou secondaire d'un dossier ou bien s'il existe des dossiers éclatés ou complémentaires. Par ailleurs, les éliminations s'appliquent le plus souvent aux dossiers ou ensembles de pièces et non pas aux documents isolés.

Cette fonction s'applique aux archives courantes, intermédiaires et définitives pour lesquelles elle permet d'offrir les services de référence. Toutefois, elle est soumise aux lois, règlements et règles d'éthique qui régissent l'accès aux documents et la protection des renseignements personnels. La pratique de transférer ou de communiquer l'intégralité d'un dossier plutôt qu'un document isolé s'explique notamment par des raisons pratiques de traitement, par le souci de préserver le sens et la signification des documents ainsi que la valeur d'information inhérente au dossier qui dépasse la simple somme des parties qui s'y rattachent. En effet, le dossier possède une valeur informative qui lui est propre et qui ne peut être préservée qu'à condition de préserver l'intégrité du dossier (Chabin 1995 ; Glenisson 1988) :

Il est non moins clair que communiquer ce dossier à un historien sans le communiquer dans son entier représente une aberration du point de vue de la cohérence archivistique de l'opération. Autrement dit, si l'on veut bénéficier de l'information maximum renfermée dans un document (valeur primaire, valeur secondaire et information ajoutée) on ne peut dissocier le document du dossier auquel il appartient. (Chabin 1995, 418)

En ce qui concerne précisément les dossiers, nous avons vu que la nature des documents composant un dossier peut être variable et non sans conséquence sur leur communicabilité. « Il nous semble que la nature du dossier, sa genèse et sa composition, sont un des éléments d'appréciation de sa communicabilité. » (Chabin 1995, 418) En effet, il peut exister, à l'intérieur d'un même dossier, des documents nominatifs à caractère confidentiel et dont la communicabilité est contrôlée, à côté de documents publics ou administratifs. Par exemple, le dossier de l'employé peut comporter des renseignements à caractère médical. Les conditions de communicabilité d'un dossier varient selon que le dossier est à l'âge actif (présent dans les bureaux du créateur), à l'âge semi-actif (conservé dans un centre de dossiers semi-actifs) ou à l'âge inactif (conservé comme archives définitives). Des politiques de gestion seront établies à cet effet dans les organisations. Tandis que certains documents ne s'expliquent que dans un dossier, d'autres documents (par exemple : contrats, procès-verbaux, etc.) comportent en eux-mêmes les informations relatives au contexte de création, au créateur, et peuvent servir de preuve sans faire nécessairement une référence au dossier qui s'y rapporte. L'identification de cette catégorie de documents, de même que l'analyse du rôle et de la valeur du dossier auquel ces documents se rapportent, permet de juger de la pertinence de leur communication en dehors du dossier auquel ils se rattachent.

Somme toute, c'est le dossier qui fait le plus souvent l'objet d'une demande de transfert ou de communication et ce, pour des raisons d'interprétation de l'information et pour des raisons pratiques. La diffusion du dossier pose toutefois le problème de sa communicabilité puisqu'il faut s'assurer qu'aucun des documents qui le composent ne présente de restrictions d'accès en vertu d'exigences légales ou réglementaires. Ces exigences varient toutefois selon l'âge du dossier ou du document et les politiques institutionnelles en préciseront les conditions d'accès. Le dossier constitue donc le « lieu » où l'on place un document dès sa création. Dans la poursuite d'une activité d'une organisation, il sera classifié, repéré, évalué, communiqué ou retenu, conservé ou détruit selon son importance. C'est donc dans ce lieu que réside le sens d'un document et que s'inscrit, dans le temps, le rôle qu'il joue ou qu'il a joué par rapport à une affaire, une activité, un événement ou un sujet.

Ce sont les activités communes et spécifiques d'une organisation qui sont à la base de la catégorisation des dossiers en dossiers de gestion et dossiers de fonction ou d'exploitation. Apparue dans les années 19808, l'utilisation de ces catégories s'est révélée très utile. Elle a permis, entre autres, de développer des plans de classification spécifiques aux dossiers de gestion, comme celui proposé aux différents ministères et organismes du gouvernement du Québec9 ou celui développé par Michel Roberge pour toute organisation (Roberge 1985)10. C'est dans le même esprit que se sont développés les calendriers de conservation des documents communs aux organismes gouvernementaux11. Lors de l'opération de rédaction de calendriers de conservation qui a suivi l'adoption de la Loi sur les archives (L.R.Q. c.A-21.1), les Archives nationales du Québec ont mené un vaste chantier, en collaboration avec les organismes visés par la loi, et ce, par secteur d'activités, afin d'identifier leurs dossiers et documents communs en vue d'établir des règles de conservation les concernant. Le but était de sauver du temps et de l'argent en travaillant d'abord sur les dossiers et documents qui se retrouvaient dans toutes ces organisations12.

8 Cette distinction est sous-jacente à l'ouvrage. La définition des dossiers de gestion est reliée à l'âge « archivistique » soit actif, semi-actif et inactif dans Les archives au XXe siècle. (Couture et Rousseau 1982) La définition qui apparaît dans cet ouvrage est tirée de Cogena. 1977. Manuel de gestion documentaire, secteurs : public, para-public. Montréal, Cogena.
9 Denis Casault. 1995. Plan de classification type des documents de gestion gouvernementaux ; services aux ministères et aux organismes gouvernementaux, Centre d'archives de Québec et de Chaudière- Appalaches. Québec, Archives nationales du Québec, 108 p.
10 Michel Roberge. 1985. La classification universelle des documents admnistratifs. La Pocatière : Documentor.
11 Archives nationales du Québec. 1997. Recueil de délais de conservation des documents communs des ministères et organismes gouvernementaux. Québec.
12 Michel Cauchon. 1985. « La Loi sur les archives : un grand défi pour les Archives nationales du Québec ». (Archives 17, 1 : 3-10) Dans cet article, l'auteur présente l'opération elle-même et les résultats positifs que les ANQ en ont retirés.

L'application de la notion de « dossier de gestion et de dossier de fonction ou d'exploitation » à l'élaboration de certains outils archivistiques s'est donc révélée utile et fonctionnelle pour la mise en place de la classification et du calendrier de conservation. Y aurait-il d'autres généralisations possibles et pour quels usages ?

Dans ses travaux, Marie-Anne Chabin retient deux catégories de dossiers dans la masse documentaire détenue par une organisation. Elle distingue les « dossiers organiques » des « dossiers de classement »14 (Chabin, 1995), les uns étant régis par une réglementation, les autres se justifiant par le lien qui unit chacun des documents.

Le dossier organique est celui qui procède de la mise en oeuvre d'une procédure déterminée et dont les pièces sont énumérées dans les textes de référence. Il s'agit en général des différentes pièces nécessaires à une autorisation avec la décision qui clôt le dossier (dossier d'agrément, de permis de construire, de personnel, etc.)[...]. (Chabin 1995, 419)

13 Éthier définit ainsi les dossiers à la pièce : « [...] dossier portant sur un sujet unique. La majorité des dossiers d'une organisation sont des dossiers à la pièce. Ils sont uniques dans le sens où chaque dossier comprend des types de documents différents et de nature différente [...]. » (Éthier 1989, 38)
14 La typologie de Marie-Anne Chabin ne doit pas être confondue avec celle proposée par le Conseil international des archives pour qui les dossiers dits « organiques » sont l'ensemble des dossiers qui découlent de l'activité d'un organisme alors que les dossiers de « classe ment » sont constitués par l'archiviste au moment du traitement d'un fonds d'archives.

Le dossier de classement est organisé de façon moins formelle. Il se caractérise surtout par la relation entre chacune des pièces en vue de leur interprétation. La seule condition qui doit être respectée, c'est que le lien entre les documents puisse être identifié.

La composition d'un dossier de classement est plus susceptible de variations car s'il existe toujours un lien organique entre certaines pièces (lettre et sa réponse, procès-verbaux d'une commission, décision et ses pièces justificatives), la réunion et l'agencement d'un ensemble de pièces donné dépend également des attributions de l'agent qui le crée, des mots choisis pour désigner l'objet et donc de la personnalité de cet agent (correspondance 1982, correspondance diverse, circulaires Santé, projet de recrutement d'un cadre, affaires réservées, plainte X, mobilier, exposition 1955, etc.). (Chabin 1995, 419)

En distinguant ces deux catégories de dossiers, l'auteure met en évidence la différence entre leur mode de traitement et de validation. L'intérêt de cette catégorisation est de fournir, d'une part, des critères pour identifier les dossiers dont la constitution répond à des exigences réglementaires et, d'autre part, d'identifier les exigences minimales devant être retenues pour certaines autres catégories. C'est sur une telle catégorisation que peut s'appuyer la constitution de dossiers électroniques en permettant de choisir ceux sur lesquels doivent s'appliquer les métadonnées permettant le regroupement des documents dans un ordre donné et ceux pour lesquels s'impose la reconnaissance du lien entre des documents.

Les dossiers en série sont ceux dont le contenu est identique mais qui visent des personnes ou des organismes différents (dossiers du personnel, dossiers des fournisseurs, etc.).

On appelle dossier en série, des dossiers classés d'une façon uniforme et comprenant le même type de documents et/ou la même nature d'information. Ex. : les dossiers du personnel sont classés par numéro d'assurance sociale et contiennent les curriculum vitae, les lettres d'engagement et les documents concernant une personne. (Éthier 1989, 38)

Cette catégorie de dossiers est déjà reconnue dans les organisations. Elle reçoit déjà un traitement approprié à sa gestion : une cote de classification unique et une seule règle de conservation. Leur uniformité facilite le choix du traitement les concernant.

Le dossier éclaté, selon l'expression utilisée par Gérard et Christiane Naud en 1981 (Naud et Naud, 1981), ou le dossier complémentaire selon Guylène Éthier (Éthier 1989), est celui dont le contenu est partagé par plusieurs personnes pour les besoins de gestion d'une affaire.

On appelle dossiers complémentaires les dossiers portant sur un même sujet et dont deux ou plusieurs facettes sont conservées par deux ou plusieurs personnes responsables des exemplaires principaux [...]. Si ces dossiers sont à conservation permanente, ils seront fusionnés et épurés de leurs copies pour former un seul dossier général et complet sur le sujet. Donc, on ne rencontre de dossiers complémentaires qu'en période active et semi-active. (Éthier 1989, 38-39)

Le dossier éclaté ou dossier complémentaire exige un traitement différent à la période active et semi-active et au moment de sa conservation permanente. Pour cette catégorie de dossiers, il faut donc, dans un premier temps, identifier les différents responsables de chacune des parties du dossier et s'assurer idéalement que ces différentes parties soient réunies lors de sa fermeture, de son transfert au centre de semi-actifs ou de son versement aux archives. Lorsque ces dossiers seront versés comme archives définitives, ils ne constitueront alors qu'un seul dossier.

Cette catégorie s'applique à tout dossier constitué pour servir d'appui à la réalisation d'un projet ou d'une activité, ou dans le cadre du fonctionnement d'une organisation. Il s'agit d'un :

Dossier dont le sujet ou le thème varie d'une unité à l'autre selon ses besoins et ses activités spécifiques. Ces dossiers regroupent une documentation de travail ou d'appui rassemblée par une unité donnée, reliée à ses activités propres et lui servant à des fins de référence dans le cadre de ses opérations. Ils peuvent contenir des documents d'origine interne ou externe (articles de périodiques, coupures de presse, dépliants, brochures, extraits de volumes, rapports et publications externes, catalogues, documents de références techniques et autres. [Note : ces documents ne constituent pas nécessairement des archives au sens de la Loi sur les archives, mais ils peuvent être utilisés comme documents de soutien à la réalisation des activités de l'établissement ou de l'une de ses composantes (ils doivent donc être éliminés dès que l'information qu'ils contiennent n'est plus utile ou pertinente).] (CREPUQ 2002, règle 01.04)

15 Desplanque-Legoff utilise plutôt le terme « dossier de fonctionnement » qu'elle définit comme étant des dossiers « [...] constitués au niveau d'un service. Par exemple [...] les recueils de notes de service. » (Desplanque- Legoff 1995, 20)

La création et l'organisation de ces dossiers sont laissées à la discrétion de chaque service d'une organisation.

La littérature nous présente donc plusieurs catégories de dossiers dont nous avons présenté quelques exemples. Ces catégories ne sont pas exclusives les unes des autres. Elles reposent sur des critères différents, les unes étant reliées aux activités qui les génèrent, les autres se distinguant par les exigences de leur contenu.

Cette nomenclature de catégories de dossiers mérite sûrement d'être complétée. Toutefois, elle permet déjà d'appréhender les avantages d'une telle étude pour l'implantation d'une gestion de documents électroniques. Ainsi, il serait possible de distinguer le document qui doit être obligatoirement traité en dossier et contenir les métadonnées s'y rapportant de celui qui peut être géré comme entité autonome. Elle permet aussi de hiérarchiser l'importance de certains dossiers par rapport à d'autres.

Toute chemise cartonnée, tout répertoire électronique sur un bureau d'ordinateur ne sont pas nécessairement des dossiers. Plusieurs d'entre eux ne servent qu'à regrouper l'information nécessaire à l'accomplissement de certaines activités et sont constitués pour des raisons pratiques. Mais comment reconnaître un « vrai » dossier ou celui qui doit être traité comme une pile de documents ? Quelles caractéristiques doit-il présenter pour être retenu comme dossier et à quelles conditions doit-il répondre ?

Notre étude nous a permis d'identifier trois caractéristiques qui semblent propres au dossier. Ce sont :

1ère caractéristique : l'interdépendance des documents.

L'interdépendance des documents est ce qui caractérise un dossier et le distingue d'une collection de pièces. Les documents d'un même dossier sont « intimement » liés et ils « s'éclairent » les uns les autres (Chabin 1995), produisant le sens de l'information fournie par ce dossier. Cette relation fondamentale de la pièce avec le dossier est intimement liée à l'interdépendance des documents : c'est d'ailleurs sur cette relation que repose principalement la valeur probante (Saulnier 1997-1998) de l'information.

La pièce isolée n'a pas de sens du point de vue des archives, elle n'a de raison d'être que dans la mesure où elle appartient à un ensemble. Cet ensemble sera le dossier dans lequel se trouveront réunies les pièces traitant d'une même affaire. (France. Ministère de l'Économie et des Finances 1982, 23)

2e caractéristique : l'homogénéité de l'information

L'information contenue dans le dossier doit être et doit demeurer homogène, c'est-à-dire ne contenir que des documents concernant le même objet. Autrement dit, le dossier est « mono référentiel », il renvoie à un seul objet, à une seule affaire.

3e caractéristique : l'autonomie du dossier

Le dossier est un ensemble autonome de documents. Il est « auto-suffisant » et « porteur de sens » en lui-même lorsqu'il est complet. Par conséquent, puisqu'il regroupe l'ensemble des documents et des données relatifs à une affaire, une activité, une personne, un événement ou un objet, il constitue une unité documentaire, une « unité d'information » sur cet objet ou cette affaire.

Le dossier se distingue donc par l'interdépendance des documents qu'il contient, par l'homogénéité ou l'unicité de l'information qu'il renferme et par son autonomie comme porteur d'information. Ces différentes caractéristiques font du dossier, au-delà des documents qu'il contient, une source particulière d'information créée et utilisée par les administrations dans la gestion de leur information organique et consignée.

On peut d'ores et déjà affirmer que la notion même de dossier n'est pas remise en cause dans un contexte électronique. Le dossier de documents électroniques, comme le dossier de documents papier ou même celui composé des deux genres de documents contribue à préserver le contexte de création et d'utilisation des documents et, par conséquent, à déterminer leur valeur et leur signification. En préservant cette notion de dossier dans l'environnement électronique, il est donc possible de témoigner fidèlement des fonctions et activités de l'organisme et de comprendre le rôle des documents dans la réalisation de ces activités.

Pour appuyer la valeur de preuve des documents, l'organisation est mieux servie par une structure de classification des documents électroniques par dossier ; le fait que chaque dossier représente une fonction est très intéressante pour l'aspect « probant » car le dossier s'inscrit dans une activité particulière de l'organisme et la séquence des documents électroniques dans ce dossier donne un compte rendu exact, complet et chronologique des actions et transactions relatives à cette fonction. (Saulnier 1997-1998, 60)

Le dossier, géré et traité dans un contexte informatique et réunissant toute l'information, constitue donc un outil indispensable pour satisfaire aux exigences d'une saine gestion de l'information organique et consignée.

Le contexte informatique favorise le regroupement de documents enregistrés sur différents supports « [...] la technologie permettant de s'affranchir des contraintes formelles de l'environnement papier » (Chabin 2002, 18). Les documents d'un même dossier qui pouvaient être matériellement dispersés dans l'environnement papier peuvent être rapidement accessibles en tout temps et en tout lieu dans l'environnement électronique. Ceci est d'autant plus important dans un contexte où la connaissance de l'ensemble des éléments d'un dossier est essentielle à une prise de décision éclairée ou à la formulation d'un diagnostic comme c'est le cas dans le milieu médical :

Le dossier médical est, en chaque lieu, incomplet. Il devient difficile à gérer et difficile à transmettre. L'informatique doit permettre de répondre à la demande médicale : accéder aux informations, rapidement, facilement et de façon fiable dans l'ensemble des endroits et circonstances où elles sont nécessaires à la décision. (Charlet et al. 1999, 92)

Tout en reconnaissant la pertinence du dossier dans un contexte électronique, les archivistes demeurent vigilants à identifier les conditions auxquelles doivent répondre ces « nouveaux » dossiers.

Le dossier virtuel offre donc un nouveau défi pour le gestionnaire des documents. Malgré la multitude de sources qui le constituent, il faut être en mesure de reconstituer un dossier complet et faire en sorte d'éviter les pertes d'informations dues à l'éparpillement des pièces qui forment le dossier. Il faut également s'assurer de l'intégrité du document et de la sécurité de l'information créée et recueillie. (Boutet 2000, 6)

Même si ces conditions ne diffèrent pas essentiellement du dossier papier, elles risquent d'être plus difficiles à rencontrer dans le contexte électronique.

La nécessité de la constitution de dossiers dans le contexte électronique étant reconnue, ses conditions de validité étant affirmées, il n'en demeure pas moins que la gestion du dossier électronique ne s'exerce pas par une simple transposition des modalités de travail pratiquées dans le monde papier. C'est peut-être à ce titre que les changements sont les plus importants.

Pour le personnel qui crée et gère l'information dans le « quotidien », les transformations exigées dans les habitudes de travail peuvent constituer un obstacle. Alors que les dossiers papier sont « constitués naturellement par les activités mêmes des unités administratives » (Senécal 1999, 11), la constitution de dossiers dans l'environnement électronique apparaît au contraire moins « naturelle ». Elle exige même une intervention qui s'ajoute au travail de création ou de gestion.

Le lien entre les différents documents qui composent un dossier, qui est naturel et organique dans la constitution d'un dossier papier, n'apparaît pas aussi nettement dans la gestion des dossiers électroniques. Il nécessite une intervention de l'auteur ou du gestionnaire, car le regroupement automatique des pièces d'un dossier (des documents d'un répertoire) par date ou par nom tels que le proposent les logiciels est artificiel. Le danger est une rupture du lien organique qui existe entre les documents, ce qui aurait pour conséquence de fournir une information partielle. (Chabin 1997, 213)

Le travail de gestion de certains dossiers peut être relativement simple à normaliser dans le cas de dossiers faciles à structurer et dont le contenu est prévisible (dossier de réunion, par exemple). Il devient plus complexe dans le cas de dossiers dont le contenu est moins formel (dossier d'affaires juridiques).

[...] alors que les techniques multimédia et hypertextuelles permettent d'informatiser des ensembles documentaires fortement structurés, comme les encyclopédies, les dossiers, faiblement structurés, posent des problèmes complexes requérant des approches théoriques et techniques particulières. (Comité de rédaction de la revue Document numérique 2002, no 1-2)

Aussi, la nécessité du dossier n'est pas toujours évidente, l'accès au document étant possible sans passer par le dossier. « [...] je crois qu'en fait l'utilisateur dans un contexte électronique a un contact beaucoup plus immédiat avec le contenu des documents et d'ailleurs il est plus nécessaire que celui de dossier pour la réalisation des affaires courantes. » (Senécal 1999, 14) Même plus, la mise en dossier n'est pas toujours nécessaire. « La gestion par dossier implique que l'on gère un produit fini, achevé. Or, dans un environnement électronique, il s'agit de gérer des documents en cours de production et de les organiser en vue de faciliter l'exécution des activités courantes et plus locales ». (Senécal 1999, 15)

Si l'on veut « sauver » l'usage du dossier, il faut donc s'arrêter à proposer de nouvelles procédures applicables à la base même de leur constitution. Comme l'affirme Donald B. Schewe :

The underlying assumption of the current paradigm for records and information management is that there is now too much information to manage at the document level. The file folder has become the basic unit of control. However, computer users often do not file the information in neat folders. Attempts to force users to do this filing have been largely unsuccessful. The time has come for a new paradigm. (Schewe 2002, 54)

Le dossier électronique demeure essentiel à la gestion de l'information organique et consignée des organisations. Toutefois, il apparaît que les problèmes se posent à la base de sa constitution et que c'est à ce niveau qu'il faut mettre en place les procédures nécessaires à la reconnaissance de sa validité et à l'efficacité de son utilisation. Selon Carole Saulnier, (Saulnier, 1997-1998) sans les changements qui s'imposent dans la gestion de l'information, les organisations risquent de ne gérer que des « piles » de documents, c'est-à-dire de l'information désorganisée et entassée pêle-mêle sur le disque rigide, sans aucune conservation ou connaissance de son contexte de création et d'utilisation.