La zone de « contenu » ou de « portée et contenu » des quatre règles présente à l'utilisateur toutes les indications nécessaires lui permettant d'orienter sa recherche en énonçant les renseignements essentiels sur la nature, la spécificité et les particularités des unités de description de tous les niveaux (fonds, série, dossier ou pièce). Elle est la seule qui puisse contenir des données analytiques puisqu'elle est celle qui réunit « les informations relatives au contexte et au contenu de l'unité archivistique à décrire », comme l'énoncent les RDDA canadiennes. En plus des données factuelles relatives à l'histoire administrative ou à la notice biographique du créateur de l'unité archivistique, les RDDA, par exemple, demandent que la note de « portée et contenu » transmette au chercheur les données pertinentes portant sur le contexte de création des documents et du contenu de l'unité descriptive représentée dans un libellé le plus bref possible3. Le « content and structure area » de MAD, le « scope and content/abstract » des APPM et l'élément « Présentation du contenu » dans la « zone du contenu et de la structure » dans ISAD (G) partagent le même objectif.

3 Louise Gagnon-Arguin, dans un article sur les problématiques relatives à l'analyse documentaire, règle trop rapidement la question quant à son application pour les règles canadiennes de description en donnant l'impression qu'un renvoi à l'ouvrage du Comité de planification sur les normes de description, intitulé L'indexation par sujet en archivistique (Ottawa, Bureau canadien des archivistes, 1992), résout la question définitivement. Outre le fait que le renvoi en question ne propose pas de règles supplémentaires, mais plutôt un complément d'information, la publication citée se limite à explorer les difficultés de l'indexation par sujet pour les descriptions archivistiques et ne traite qu'accessoirement du besoin de mieux normaliser la zone de portée et contenu en proposant que « les archivistes développent des normes et des procédures concernant la « profondeur » de l'analyse et la nature des éléments qui seront sélectionnés selon cette dernière » (Groupe de travail sur L'indexation par sujet 1992, 123 ; Gagnon-Arguin 1996- 1997, 31).

La note de contenu est donc le seul élément de description archivistique qui permette d'analyser des ensembles de documents et qui puisse mieux faire comprendre leur contenu, leur structure et leur importance. À ce titre, elle diffère sensiblement des textes que l'on obtiendrait par le recours à la technique de la condensation et ne devrait pas être confondue avec l'analyse documentaire4, fréquemment utilisée en documentation, qui insiste sur l'insertion de sujets abordés dans une unité documentaire. C'est pourquoi, contrairement aux Règles de catalogage anglo-américaines (seconde édition), toutes les normes de description archivistique considèrent comme obligatoire la rédaction de cet élément de description distinct.

4 Pour mieux approfondir cette question, voir les exposés très bien écrits de Louise Gagnon- Arguin sur l'usage de l'analyse documentaire en archivistique (Gagnon-Arguin 1996-1997). Elle semble laisser entendre que les énoncés de la zone 7D sont suffisants pour normaliser l'élaboration de notices de « portée et contenu ». Nous ne partageons pas ce point de vue. L'analyse de contenu vise à « condenser » des « informations » et des « notions » ; cet objectif diffère de celui de la notice de « portée et contenu » qui doit analyser l'unité descriptive en tenant compte d'abord de sa provenance, de sa création, de ses liens avec d'autres unités, des activités de ses créateurs et, accessoirement, des thèmes traités.

Plus que tous les autres éléments de description, le résumé fourni par la note de contenu constitue donc la plus importante compilation de données que le chercheur peut utiliser pour décider si l'unité décrite est pertinente ou non à sa recherche. Si elle est rédigée de façon trop générale, elle ne peut jouer convenablement son rôle d'indicateur spécifique qui, avec les données administratives ou biographiques (présentées au moins au niveau du fonds), doit transmettre toutes les données pertinentes sur la nature et les caractéristiques de l'unité décrite. Si elle est élaborée de façon trop étroite, elle n'inclura que des renseignements superficiels et induira l'usager à négliger une source contenant des données susceptibles de l'intéresser.

Avec la zone « titre », les données de la zone « contenu » servent aussi de source principale pour le choix des accès aux notices descriptives par nom de personnes, de collectivités et de lieux géographiques. Elles servent aussi de source majeure pour l'élaboration des index des instruments de recherche en contribuant à la désignation de mots-clés des banques de données dont font partie ces instruments de recherche. L'élément descriptif du contenu joue même un rôle essentiel dans la compréhension et l'utilisation de toute notice descriptive archivistique. Il le fait directement quand il sert de résumé ou de condensé à l'unité décrite et indirectement, quand il fournit automatiquement ou manuellement des « accès » à un système de repérage fondé sur des choix d'accès.

En dépit de ces considérations, l'élément de contenu n'a jamais reçu, dans les règles de description, un traitement à la hauteur de son importance. Une comparaison des prescriptions formulées dans les quatre règles de description nationales et internationale mène directement à deux constats : non seulement les exigences sur la rédaction des notes de « contenu » sont-elles peu expliquées dans toutes les normes, mais elles sont aussi formulées de façons diverses5. Le moins que l'on puisse dire est que la formulation des notices de contenu varie d'une norme à l'autre. Les RDDA requièrent que l'on énonce la « portée et contenu » de l'unité décrite ; pour les APPM, il s'agit d'un « scope and content/abstract » [règle1.7B2] ; MAD vise plutôt à formuler un « Content and Structure Area » [14.4] ; alors que ISAD(G) se contente d'une « Présentation du contenu » dans la « zone du contenu et de la structure » [3.3]*.

* Les références entre crochets carrés portent chacune sur les numéros des règles de la norme visée.
5 Pour les détails des différences entre les diverses normes, voir Marcel CAYA 2001.

Le projet de recherche sur la comparaison des notes de portée et contenu vise principalement à étudier l'utilisation des normes de description pour l'élaboration et la diffusion des instruments de recherche archivistiques et la création de systèmes de référence pour les documents d'archives. Plus particulièrement, il tente de vérifier si les notices de description sont rédigées à un niveau de compatibilité suffisant pour en permettre éventuellement l'utilisation dans des banques de données supranationales et internationales. Afin de mieux connaître les caractéristiques nécessaires pour juger de cette compatibilité, les chercheurs prévoient analyser des exemples de notices descriptives produites selon chacune des quatre règles et tracer un portrait des particularités caractérisant leur rédaction, particulièrement la sélection des données utilisées pour rédiger leur énoncé.

Tout en nous rappelant les conclusions d'une étude importante de Richard H. Lytle (1980) réalisée à la fin des années 1970 aux États-Unis, il s'agit aussi de vérifier ultimement si les notices de contenu des instruments de recherche archivistiques peuvent continuer de s'appuyer sur le principe de provenance plutôt que sur une analyse des sujets ou des thèmes d'un fonds ou d'une unité de description (comme le prescrivent les RCAA pour le catalogage des imprimés).

Dans un contexte où tous visent à atteindre des niveaux toujours plus élevés d'uniformité et de compatibilité, l'équipe du projet de recherche sur la comparaison des règles de rédaction des notes de contenu a entrepris l'analyse systématique des notes de contenu de 1000 fonds6 pour mieux comprendre comment les règles liées à leur rédaction sont interprétées. Dans un deuxième temps, les résultats obtenus des études menées à cette étape permettront, éventuellement, de déterminer si leurs particularités rendront possible leur utilisation comme base fiable pour la création d'instruments de repérage informatisés pour des systèmes supranationaux et internationaux.

6 L'objectif de départ de 500 notices a été jugé insuffisant pour couvrir assez de niveaux et de formes de documents.

Le bordereau de collecte des données a été conçu de façon à maintenir un lien efficace entre les notices analysées, les fonds d'archives d'où elles ont été extraites et les données de l'analyse proprement dites. Pour faciliter le travail de saisie et d'analyse, il a été divisé en sept parties distinctes :

• métadonnées ;
• éléments de portée ;
• structure ;
• énoncés généraux ;
• énoncés spécifiques ;
• répétitions et remarques.

Comme le montrent les figures 1 et 2, la configuration du bordereau permet le recours à sept écrans distincts portant chacun sur une seule des parties, mais partageant quand même trois éléments communs, soit la référence URL (l'adresse Internet de la source), le numéro du fonds (assigné par l'équipe) et le texte de la notice analysée.

Les métadonnées servent à désigner la notice et à en déterminer les principales coordonnées et particularités. Comme le montre une image de l'écran de saisie, on y retrouve surtout des informations extrinsèques à la note de contenu qui nous serviront à identifier l'institution, à caractériser la notice et, plus tard, à mieux préciser et circonscrire nos observations et nos conclusions. Outre le niveau hiérarchique visé, il est même possible d'y trouver des éléments de description déjà disponibles comme le titre et le lien avec d'autres niveaux hiérarchiques reliés et une « cote de conformité », permettant de consigner une évaluation quant à la conformité avec la norme en vigueur en fonction de la définition de la zone portée et contenu de la norme utilisée.

Cette partie du questionnaire a pour fonction de déterminer si la note de contenu visée présente un certain nombre d'éléments normalement associés à la formulation de la portée de l'unité décrite. Éventuellement, elle vise aussi à établir les types de renseignements consignés dans cette partie de la notice, du moins pour les règles qui en prescrivent la rédaction. Contient-elle le nom du créateur de l'unité ? Exprime-t-elle un point de vue ou un parti pris ? Rappelle-t-elle la mention de responsabilité ? Énoncet- elle la raison de la création de l'entité ? Son objet ? La nature des fonctions ou activités donnant lieu à la création des documents ? La période couverte ? Le lieu de création ? Les régions ou lieux documentés ? Autant de facteurs qui nous permettent de définir la composition habituelle par une analyse des éléments de description utilisés dans chacune des notices.

Sous cette rubrique, il faut tenter de déterminer si la note de contenu décrit l'unité en faisant référence à des éléments de la structure de la notice. Les questions demeurent liées à la présence de l'une ou l'autre de ces données : le niveau hiérarchique de description est-il précisé, tel que prescrit par les RDDA (mais non prescrit dans les autres règles) ? La structure hiérarchique interne (le classement des niveaux inférieurs) est-elle mentionnée dans la plupart des cas ? L'ordre du classement est-il expliqué ou justifié ? Les subdivisions sont-elles présentées ? Se contente-t-on d'une mention du nombre de subdivisions ? Ces subdivisions sont-elles énoncées par leur titre seulement ? Le fonds est-il ouvert ou fermé ? Y annonce-t-on des versements à venir ? Y décrit-on les modifications apportées au fonds depuis son acquisition ? Les justifie-t-on ?

Toutes les règles requièrent que soit décrit le contenu d'une unité de description. Cette section cherche à cerner les types d'énoncés généraux généralement utilisés pour formuler cette description. Y précise-t-on de quoi traitent les documents ? Où ces derniers ont-ils été créés, produits ou reçus ? Quels fonctions, activités ou événements sont documentés ou ne sont pas mentionnés ? Y signale-t-on des conséquences ou des résultats reliés aux fonctions, activités ou événements ?

Ces énoncés sont habituellement plus détaillés ; ils portent plus particulièrement sur l'unité décrite et visent à déterminer si on y énonce un certain nombre de renseignements. Précise-t-on les raisons pour lesquelles les documents ont été créés ? La date de leur production ou de leur réception ? Quels régions ou lieux y sont documentés ? Quels sont les acteurs et leur occupation (ou fonction) ? Et la nature de la relation de ces acteurs avec les fonctions, activités ou événements en cause ? Dans les cas de documents photographiques, y précise-t-on le genre de documents ?

Toutes les règles de description font de l'interdiction de la répétition de données dans une même notice une règle quasi absolue. Pour la plupart des utilisateurs des diverses règles, il s'agit probablement d'une prescription très logique qui n'est jamais remise en question, du moins théoriquement. En réalité, dans le cadre d'un examen des pratiques de rédaction des notes de contenu, pouvons-nous vraiment concevoir comment il serait possible d'élaborer une notice de contenu de type analytique sans y répéter au moins quelques-uns des éléments de description déjà consignés dans d'autres zones, surtout les zones de catalogage ? L'analyse de cette partie permettra de préciser comment ces répétitions sont énoncées. À cette fin, on déterminera si, pour une quinzaine d'éléments, l'auteur de la notice a répété des données d'autres zones, quels éléments ont été répétés et s'ils ont été simplement reproduits tels quels (rappel) ou si on y a ajouté des détails supplémentaires (précisions).

La dernière section du formulaire est conçue pour consigner toute réflexion, détail ou remarque que l'analyste croit utile de noter afin de nous permettre de déterminer, éventuellement, si d'autres questions importantes auraient dû être ajoutées ou si des réponses devraient être plus nuancées, ce que ne permettent pas de faire les autres rubriques du bordereau.