La déontologie s'applique-t-elle au métier d'archiviste ?
Le code de déontologie : quelle est son utilité ?
Le code de déontologie du CIA : ou les dix commandements de l'archiviste
Illustration de deux problèmes éthiques applicables aux archives : la destruction de documents et l'accessibilité des archives
La destruction de documents
Le cas de la Somalie
Le scandale du sang contaminé
L'accessibilité des archives
La directive européenne
Le cas des données de recensement au Canada
Les archives judiciaires : le cas des plumitifs électroniques
Les registres de l'état civil et la généalogie
Le droit du public à l'information
Donner accès à qui et à quoi ?
Qui devrait gérer les demandes de dérogation ?
Le droit de consulter et le droit de publier : deux réalités différentes
Les pratiques de divulgation automatique de l'information : quel rôle pour l'archiviste ?
De la déontologie du métier d'archiviste
Bibliographie
* Texte d'une conférence donnée le 25 mars 2004 dans le cadre de la IVe Journée des archives organisée par l'Université catholique de Louvain à Louvain-la-Neuve en Belgique.
Qu'est-ce que la déontologie ?
Depuis quelques années, les notions de déontologie et d'éthique sont sur toutes les lèvres. Pour preuve, il n'y a qu'à regarder « la multiplication des chaires sur ce sujet dans les universités de même que celle des ouvrages et des revues spécialisées sur la question. » (L'Encyclopédie de l'Agora 2004) Sans vouloir jouer les rabat-joie, il faut prendre cette prolifération d'intérêt avec circonspection et se demander si cet étalage de vertu amène réellement une amélioration des comportements moraux. On n'a qu'à penser aux scandales Enron, Parmalat et autres pour conclure qu'il ne suffit pas de parler de morale pour augmenter les comportements éthiques, tout comme la paix n'est jamais tant en péril que lorsqu'on organise des conférences sur le désarmement.
En tout premier lieu, et pour que l'on se comprenne bien, commençons par définir les concepts d'éthique et de déontologie. Le dictionnaire Robert définit la déontologie comme la « théorie des devoirs en morale » et l'éthique comme la « science de la morale ». Selon le Bureau canadien des valeurs et de l'éthique, cette dernière serait « une branche de la philosophie qui s'intéresse aux comportements humains et, plus précisément, à la conduite des individus en société. L'éthique [ferait] l'examen de la justification rationnelle de nos jugements moraux, elle étudie[rait] ce qui est moralement bien ou mal, juste ou injuste. » (L'Encyclopédie de l'Agora 2004) Pour le reste de cette présentation, nous parlerons donc d'éthique lorsqu'il s'agit des valeurs et des jugements moraux et de déontologie pour définir les devoirs et les codes de pratiques qui en découlent.
La déontologie s'applique-t-elle au métier d'archiviste ?
De façon générale, nous associons l'éthique aux grands dilemmes moraux qui secouent nos sociétés. Les débats entourant la peine de mort, l'avortement, l'euthanasie, de même que le clonage à des fins thérapeutiques ou reproductives sont facilement associés à des questions éthiques. De l'avis de tous, il s'agit là de véritables problèmes moraux qui peuvent ébranler les idées préconçues et remettre en question les valeurs fondamentales des individus qui y font face. Mais qu'en est-il de la pratique archivistique ? Peut-on véritablement parler de confrontation de valeurs morales lorsqu'il s'agit de gestion de documents d'archives ? L'archiviste, cet être un peu terne, terré dans son bureau, enseveli sous des mètres linéaires de documents non classés peut-il être en proie à des débats de conscience qui l'amènent à réfléchir à la notion du bien et du mal ?
Cela peut faire sourire, mais nous qui travaillons dans ce domaine savons bien que plusieurs questions éthiques peuvent se poser dans l'exercice de notre profession. Si ces débats semblaient absents des préoccupations de nos prédécesseurs, l'adoption, depuis une dizaine d'années, de codes de déontologie, dont celui du Conseil international des archives (CIA), montre bien que les professionnels de l'archivistique ont senti le besoin d'adhérer à des règles écrites de pratique qu'ils souhaitent voir adoptées par tous.
Bien que visant des buts semblables, chaque code de déontologie est différent et reflète la réalité spécifique de son milieu. Nous nous servirons donc, pour illustrer notre propos, du code de déontologie adopté par le Conseil international des archives (CIA 2004).
En préambule, celui-ci identifie ses objectifs. On y lit que le code de déontologie vise à « fournir à la profession archivistique des règles de conduite de haut niveau [...] » Il veut aussi « sensibiliser les nouveaux membres de la profession à ces règles, rappeler aux archivistes expérimentés leurs responsabilités professionnelles et inspirer au public confiance dans la profession. » Ce programme, ambitieux, n'a cependant pas pour objet de fournir des réponses à des problèmes spécifiques mais plutôt d'offrir un cadre de référence sur lequel se baser en cas de situations délicates.
Le code de déontologie indique aussi ses limites puisque son adoption par le CIA ne signifie pas que tous les archivistes doivent y adhérer pour exercer leur profession. Sa mise en oeuvre dépend plutôt « de la bonne volonté des institutions d'archives et des associations professionnelles. » En ce sens, il est différent d'un code déontologique réglementant une pratique professionnelle, il constitue plutôt un exercice d'auto-règlementation. La nature même du travail de l'archiviste, rarement travailleur indépendant offrant ses services directement à la population, mais plutôt fonctionnaire au service d'une administration ou d'un établissement public, ou employé d'un centre de recherche ou d'une entreprise privée, complique la liberté de pensée sinon d'action : la loyauté première étant attendue de la part de l'employeur en faveur des objectifs institutionnels. Des problèmes éthiques risquent de se produire lorsque ces derniers vont à l'encontre du code de conduite proposé par le CIA.
Le code de déontologie identifie dix préceptes qui définissent les règles de conduites éthiques de la profession d'archiviste, ce que j'appellerai, pour faire image, « les dix commandements de l'archiviste ». Il n'est pas inutile, dans le contexte de cette conférence, de se les rappeler et de se remémorer certains commentaires qui les accompagnent, auxquels nous ajouterons nos réflexions personnelles.
« Les archivistes maintiennent l'intégrité des archives et garantissent ainsi qu'elles constituent un témoignage du passé durable et digne de foi.
Le devoir des archivistes est de maintenir l'intégrité des documents qui relèvent de leurs soins et de leur surveillance. Dans l'accomplissement de ce devoir, ils considèrent les droits, parfois discordants, et les intérêts de leurs employeurs, des propriétaires, des personnes citées dans les documents et des usages passés, présents et futurs. L'objectivité et l'impartialité des archivistes permettent de mesurer leur degré de professionnalisme. Les archivistes résistent à toute pression, d'où qu'elle vienne, visant à manipuler les témoignages comme à dissimuler ou déformer les faits. »
S'il est relativement facile d'appliquer cette ligne de conduite dans un contexte démocratique en dehors des temps de crise, des exemples récents dans l'actualité --- guerre ou scandales financiers --- nous permettent de mesurer les difficultés que peuvent engendrer des situations conflictuelles ou délicates. Qu'il s'agisse de redorer l'image d'une société, de noircir un adversaire ou de passer sous silence une action peu reluisante, il peut devenir tentant pour certains de chercher à cacher ou à « effacer » certaines informations, sinon à falsifier des documents. Comment réagiriez-vous si une telle demande vous était présentée ou si vous soupçonniez que des documents aient été éliminés ou volontairement modifiés ? Dans les grandes organisations publiques où les employés des services d'archives jouissent d'une certaine protection pouvant aller jusqu'à la syndicalisation ou à des programmes visant les dénonciations de malversations, il peut être relativement facile de suivre les règles éthiques, mais ailleurs ? Est-ce toujours facile, sinon possible, de résister aux pressions exercées, subtilement ou non, par un supérieur ?
Sans aller jusqu'à des situations extrêmes, je relaterai, plus loin dans l'exposé, des cas vécus au Canada qui peuvent s'apparenter à de telles actions. Rien ne permet de croire que des archivistes aient alors été impliqués mais cela aurait pu se produire.
« Les archivistes traitent, sélectionnent et maintiennent des archives dans leur contexte historique, juridique et administratif, en respectant donc leur provenance, préservant et rendant ainsi manifestes leurs interrelations originelles.
Les archivistes agissent en conformité avec les pratiques et les principes généralement reconnus. Dans l'accomplissement de leur mission et dans leurs fonctions, les archivistes se conforment aux principes archivistiques régissant la création, la gestion et le choix de la destination des archives courantes et intermédiaires, la sélection et l'acquisition de documents en vue de leur archivage définitif, la sauvegarde, la préservation et la conservation des archives dont ils ont la charge, et le classement, l'analyse, la publication et les moyens de rendre les documents accessibles. [...]Les archivistes favorisent le rapatriement des archives déplacées. »
De tout ce qui précède, la partie la plus délicate concerne la dernière phrase : les archivistes favorisent le rapatriement des archives déplacées. Le font-ils même lorsque cette pratique va à l'encontre de la politique de leur institution ? On peut faire une analogie avec le contentieux qui divise aujourd'hui la Grèce et l'Angleterre au sujet des vestiges du Parthénon. Le code de déontologie du Conseil international des musées1 devrait favoriser leur restitution en Grèce. Qu'en est-il véritablement ? Dans les États démocratiques, il est toujours possible de trouver une voie pour faire connaître ses opinions, tenter de convaincre ou, si le choix heurte véritablement nos principes, de démissionner. Mais est-ce pareil partout ?
1 La Convention de l'UNESCO concernant les mesures à prendre pour interdire et empêcher l'importation, l'exportation et le transfert de propriété illicites des biens culturels (1970) et la Convention d'UNIDROIT concernant les biens culturels volés ou illicitement exportés (1995) fournissent les principes qui doivent dicter l'approche des musées en matière de retour et de restitution de biens culturels. Si le pays ou peuple d'origine demande le Archives, VOLUME 37, NUMÉRO 1, 2005-2006 29 retour d'un objet et démontre que cet objet ou spécimen peut s'avérer avoir été exporté ou transféré en violation des principes de ces conventions et que cet objet fait partie du patrimoine culturel ou naturel de ce pays ou de ce peuple, le musée concerné doit, s'il lui est légalement possible de le faire, prendre rapidement des mesures pour coopérer au retour de cet objet. En réponse aux demandes de retour de biens culturels à leur pays ou peuple d'origine, les musées doivent être prêts à engager le dialogue avec un esprit ouvert, sur la base de principes scientifiques et professionnels (plutôt que d'agir au niveau gouvernemental ou politique). De plus, il faut étudier la possibilité d'établir des partenariats bilatéraux ou multilatéraux avec les musées des pays ayant perdu une part significative de leur patrimoine culturel et naturel. (ICOM 2004)
On sait par ailleurs que des collaborations sont mises en place entre les États pour faciliter le partage de l'information. Les nouvelles technologies de l'information et de la communication (TIC) sont à cet effet d'un grand secours, permettant de numériser et de rendre accessibles des milliers de pages de documents intéressant plusieurs pays. L'ouverture récente du portail « Archives Canada-France » constitue une belle illustration de ce qui peut être réalisé pour faciliter l'accessibilité des archives d'où qu'elles viennent. Dans d'autres cas cependant, le litige porte sur la propriété matérielle des documents originaux. Les pays ayant d'anciennes colonies qui accèdent à l'indépendance peuvent vivre ce problème et le poids des archivistes dans les décisions politiques entourant le règlement de ces contentieux ne pèse sûrement pas très lourd. Il convient néanmoins qu'ils tentent de trouver des solutions satisfaisantes pour toutes les parties et qu'une fois la décision prise, ils mettent tout en oeuvre pour en faciliter l'exécution.
« Les archivistes préservent l'authenticité des documents lors des opérations de traitement, de conservation et d'exploitation.
Les archivistes font en sorte que la valeur archivistique des documents, y compris les documents électroniques ou informatiques, ne soit pas diminuée par les travaux archivistiques de tri, de classement et d'inventaire, de conservation et d'exploitation. S'ils doivent procéder à des échantillonnages, ils fondent leur décision sur des méthodes et des critères sérieusement établis. Le remplacement des originaux par d'autres supports est décidé en considérant leurs valeurs légales, intrinsèques et d'information. Lorsque des documents exclus de la consultation ont été retirés momentanément du dossier, ils le font savoir à l'usager. »
Les questions de l'évaluation, de même que le tri et l'échantillonnage qui en résultent, constituent souvent une pomme de discorde entre les archivistes et les chercheurs. Au Québec, la décision prise à la fin des années 1980 d'échantillonner les dossiers judiciaires a ainsi soulevé la polémique parmi les chercheurs qui utilisent ces sources. S'il n'est pas toujours possible de tout conserver, les archivistes ont tout de même le devoir d'utiliser les méthodes d'échantillonnage les mieux adaptées au corpus documentaire visé et de bien documenter la méthode retenue.
« Les archivistes assurent en permanence la communicabilité et la compréhension des documents.
Les archivistes conduisent leur réflexion sur le tri des documents à conserver ou à éliminer, prioritairement en fonction de la nécessité de sauvegarder la mémoire de l'activité de la personne ou de l'institution qui les a produits ou accumulés, mais également en fonction des intérêts évolutifs de la recherche historique. Les archivistes sont conscients que l'acquisition de documents d'origine douteuse, même de grand intérêt, est de nature à encourager un commerce illégal. Ils apportent leur concours à leurs collègues et aux services compétents pour l'identification et la poursuite des personnes suspectées de vols de documents d'archives. »
Le vol de documents d'archives représente un fléau dans les salles de recherche. Sans être exemptes de ce type d'exaction, les salles de consultation canadiennes bénéficient en quelque sorte de la faiblesse du marché pour la revente et de l'absence de budget d'acquisition des services d'archives, mais ailleurs ce problème est criant. En refusant d'acquérir des documents dont l'origine n'est pas garantie, les archivistes peuvent faire beaucoup pour décourager ce type de crime. Certains pourraient cependant arguer qu'il est préférable qu'une institution recueille des documents qu'elle pourra rendre accessibles aux chercheurs plutôt que de les voir sortir du pays ou entrer dans des collections privées, ce qui revient à les soustraire aux yeux des chercheurs. Que faut-il en penser ?
« Les archivistes répondent du traitement des documents et en justifient les modalités.
Les archivistes ne se préoccupent pas seulement de la collecte des documents existants, mais aussi coopèrent avec les gestionnaires de documents de façon à ce que, dans les systèmes d'information et d'archivage électronique, soient prises en compte dès l'origine les procédures destinées à la sauvegarde des documents de valeur permanente. Les archivistes, quand ils négocient avec des services versants ou des propriétaires de documents, fondent leur décision, le cas échéant, sur tous les éléments suivants : autorisations de versement, de donation ou de vente ; arrangements financiers ; plans de traitement ; droits de reproduction et conditions de communicabilité. Ils gardent une trace écrite des entrées de documents, de leur conservation et traitement. »
Documenter l'arrivée des archives dans un dépôt constitue une autre obligation professionnelle des archivistes qui revêt une dimension éthique. S'assurer que les informations nécessaires à la gestion des documents dont ils ont la garde sont complètes et exactes permet d'en garantir la provenance, élément essentiel aux opérations archivistiques.
« Les archivistes facilitent l'accès aux archives du plus grand nombre possible d'utilisateurs et offrent leurs services avec impartialité à tous les usagers.
[...] Les archivistes répondent avec courtoisie, et avec le souci d'aider, à toutes les recherches raisonnables portant sur les documents dont ils assurent la conservation, et encouragent leur usage par le plus grand nombre dans les limites posées par la politique des institutions dont ils dépendent, la nécessité de préserver les documents, le respect de la législation, de la réglementation, des droits des individus et des accords avec les donateurs. Ils motivent les restrictions aux éventuels demandeurs, et les appliquent avec équité. Les archivistes découragent les limitations d'accès et d'utilisation des documents quand elles sont déraisonnables, mais peuvent accepter, voire suggérer des restrictions clairement définies et d'une durée limitée quand elles sont la condition d'une acquisition. Ils observent fidèlement et appliquent avec impartialité tous les accords passés au moment d'une acquisition, mais, dans l'intérêt de la libéralisation de l'accès aux documents, ils peuvent renégocier les clauses quand les circonstances changent. »
Les archivistes à qui on confie des documents ne peuvent faire fi des conventions d'acquisition signées avec les donataires ou des ententes négociées avec des services verseurs sans encourir un risque énorme de perte de crédibilité qui reviendrait à tarir la source même des acquisitions. Il faut cependant faire comprendre aux donateurs l'importance de limiter les restrictions lorsque celles-ci sont injustifiées ou non conformes à la législation existante. Manoeuvrer entre les écueils posés par les droits des uns et des autres peut facilement devenir un élément sensible de la pratique de tout archiviste.
« Les archivistes visent à trouver le juste équilibre, dans le cadre de la législation en vigueur, entre le droit au savoir et le respect de la vie privée.
Les archivistes veillent à ce que la vie des personnes morales et des individus, ainsi que la sécurité nationale soient protégées sans qu'il soit besoin de détruire des informations, surtout dans le cas des archives informatiques où l'effacement des données et la réinscription sont pratique courante. Les archivistes veillent au respect de la vie privée des personnes qui sont à l'origine ou qui sont le sujet des documents, surtout pour celles qui n'ont pas été consultées pour l'usage ou le sort des documents. »
La question de l'équilibre entre l'accès à l'information et la protection de la vie privée constitue un élément extrêmement délicat qui se pose dans pratiquement toutes les sociétés. Plus qu'un problème d'éthique personnelle, cette question d'équilibre est aussi -- et je dirais souvent - posée dans la législation nationale même et dans la culture des institutions. Le balancier passe souvent d'un extrême à l'autre et il est du devoir des archivistes d'identifier les enjeux et de sensibiliser les autorités face aux abus qui peuvent survenir. Nous y reviendrons en détails plus loin.
« Les archivistes servent les intérêts de tous et évitent de tirer injustement de leur position des avantages pour eux-mêmes ou pour quiconque.
[...] Les archivistes ne collectionnent pas de documents originaux ni ne participent à un commerce de documents pour leur compte. Ils évitent les activités qui pourraient créer dans l'esprit du public l'impression d'un conflit d'intérêt. [...]. Ils ne révèlent ni n'utilisent les informations qu'ils ont pu obtenir par leur travail dans les fonds d'archives dont l'accès est limité. [...]. En ce qui concerne l'exploitation de leurs fonds d'archives, les archivistes n'utilisent pas leur connaissance des découvertes faites par un chercheur, et qu'il n'aurait pas encore publiées, sans l'avertir au préalable de leur intention d'en tirer parti. [...] »
La question entourant l'éthique des recherches personnelles effectuées par des archivistes dans le cadre de leur travail revêt une importance particulière dans les pays où ces activités sont choses courantes. Que les archivistes poursuivant des recherches personnelles ne tirent pas d'avantages personnels du fait de leur position et de leur accès privilégié aux fonds d'archives nous apparaît tout à fait conforme à un comportement éthique. Mais peut-on véritablement faire fi de l'information venue à notre connaissance dans le cadre de nos fonctions ? Nous nous interrogeons aussi sur la dernière phrase des commentaires qui laisse entendre qu'il serait éthique de tirer avantage du travail d'autrui, en autant que cette personne en soit avisée.
« Les archivistes cherchent à atteindre le meilleur niveau professionnel en renouvelant systématiquement et continuellement leurs connaissances archivistiques et en partageant les résultats de leurs recherches et de leur expérience.
Les archivistes s'efforcent de développer leur savoir professionnel et leurs connaissances techniques, de contribuer aux progrès de l'archivistique, et de veiller à ce que les personnes qu'il leur appartient de former et d'encadrer, exercent leurs tâches avec compétence. »
La formation continue constitue un moyen de rester à l'affût des nouvelles connaissances. Il est du devoir des professionnels de l'archivistique comme des autres professionnels de demeurer alertes et de parfaire leur formation.
« Les archivistes travaillent en collaboration avec leurs collègues et les membres des professions voisines afin 'assurer universellement la conservation et l'exploitation du patrimoine documentaire.
Les archivistes cherchent à stimuler la collaboration et à éviter les conflits avec leurs collègues, en résolvant les difficultés par l'encouragement à respecter les normes archivistiques et l'éthique professionnelle. Les archivistes coopèrent avec les représentants des professions parallèles dans un esprit de respect et de compréhension mutuelle. »
Nous vivons dans un monde où l'interpénétration entre les professions est de rigueur. Il est impossible de vivre en vase clos et la collaboration avec les bibliothécaires et les informaticiens, pour ne nommer que ceux-là, permettra de garantir la pérennité des informations numériques. Trop longtemps uniquement associée à l'histoire, l'archivistique doit être une profession ouverte aux autres sciences de l'information et des ponts doivent être lancés dans le meilleur intérêt de la sauvegarde et de la mise en valeur de nos collections.
Illustration de deux problèmes éthiques applicables aux archives : la destruction de documents et l'accessibilité des archives
Comme nous venons de le voir, la déontologie du métier d'archiviste peut revêtir plusieurs formes. Nous avons décidé de limiter l'étude que nous en faisons aujourd'hui à deux grands thèmes, soit les questions de destruction ou de falsification de documents et les problèmes liés à l'accessibilité des archives. Pour ce faire, nous recenserons quelques situations qui se sont produites au Canada et ailleurs dans le monde en rapport avec ces questions.
La destruction de documents en cas de conflits ou de catastrophes naturelles : faut-il intervenir et comment ?
Des vies humaines perdues, des familles réfugiées, des enfants blessés, protéger des monuments dans ces conditions ? Pourquoi ? Un jour, le conflit prendra fin... Un jour les gens rentreront chez eux...D'une façon ou d'une autre, il faudra reconstruire les vies brisées... (UNESCO 2004)
Depuis quelques années, l'actualité mondiale a périodiquement ramené la question des archives déplacées, éliminées ou en péril à l'avant-plan de nos préoccupations. Les conflits en Irak et dans les Balkans, de même que les catastrophes naturelles ont donné lieu à des situations dramatiques pour les populations concernées mais aussi pour leurs archives. Saisie ou élimination volontaire des registres d'états civils sciemment orchestrée pour dépouiller des populations de leurs droits, détérioration ou pertes d'archives pour cause d'inondations exceptionnelles, les dernières années ont été riches en événements qui ont rappelé la fragilité des archives en cas de conflits armés ou de catastrophes naturelles.
Si les premières pensées lors de ces situations dramatiques vont vers les populations civiles qui en sont les principales victimes, des voix s'élèvent aussi pour sauvegarder le patrimoine culturel dont les archives font partie intégrante. Ce n'est jamais cependant sans un certain malaise que les débats se font pour évaluer si et quand il faut intervenir. Le faire très tôt peut donner l'impression de se préoccuper plus du sort des « papiers » que de celui des humains, le faire plus tard peut mettre en péril l'utilité de la réaction.
Première question : faut-il réagir ? La réponse est oui, sans hésiter. Tenter de sauver le patrimoine culturel mondial relève de notre devoir autant en tant qu'être humain partageant ce patrimoine qui fait la richesse de l'humanité qu'en tant qu'archiviste, seul professionnel habilité à apporter notre expertise en ce domaine. On a vu se créer des organisations comme Médecins sans frontières, Journalistes sans frontières et même Clowns sans frontières, chacun apportant sa pierre à l'édification d'un monde meilleur. Les archivistes ont aussi leur champ de compétence à faire valoir et à mettre à la disposition de la communauté internationale.
Celle-ci s'est d'ailleurs organisée par l'entremise du Comité international du Bouclier bleu (CIBB)/International Committee of the Blue Shield (ICBS). S'appuyant sur la convention pour la protection des biens culturels en cas de conflits armés adoptée à La Haye le 14 mai 1956, le CIBB a été créé en 1996 par le Conseil international des archives (CIA), le Conseil international des musées (ICOM), le Conseil international des monuments et sites (ICOMOS) et la Fédération internationale des associations de bibliothécaires et des bibliothèques (IFLA) pour protéger le patrimoine culturel menacé (CIBB 2004). Depuis lors, le CIBB prend position dans les conflits tels la guerre des Balkans, la guerre en Irak ou lors de catastrophes naturelles comme les inondations en République tchèque à l'été 2002. En 1999, il a semblé que le premier protocole de La Haye n'était plus suffisant pour protéger adéquatement le patrimoine et un deuxième protocole fut adopté. Fort de l'expérience des conflits récents, le deuxième protocole cherche, notamment, à protéger les biens culturels, dont les archives, contre « toute transformation ou changement d'utilisation, de biens culturels visant à dissimuler ou à détruire des éléments de témoignage de caractère culturel, historique ou scientifique. » (UNESCO 2003)
Tout cela est bel et bon, mais il pourrait être facile de se reposer sur cette structure internationale et ne pas s'impliquer lorsque les archives sont en péril. Pourtant, nous pouvons faire quelque chose pour la sauvegarde du patrimoine culturel, soit en soutenant les actions du CIBB, en participant à la création de comités locaux ou en s'impliquant activement dans les comités existants et en faisant adopter des résolutions d'appui qui, s'additionnant les unes aux autres, démontrent que le monde n'est pas indifférent aux actions visant, directement ou par des dommages collatéraux comme nous disons maintenant, des biens culturels.
La destruction de documents compromettant : le cas de la Somalie, du sang contaminé, etc.
Il n'y a pas que lors de conflits armés ou de catastrophes naturelles que des archives sont détruites ou falsifiées. Les crises politiques ou financières amènent leurs lots de destruction inconsidérée de documents pour protéger les organisations et les individus qui risquent d'être blâmés ou mis en accusation à cause de certaines de leurs actions.
Nous pourrions citer plusieurs cas un peu partout dans le monde. Nous nous contenterons de rappeler deux situations qui, au milieu des années 1990, ont fait l'objet de plaintes formelles auprès du Commissaire à l'information du Canada, soit le cas de la Somalie et celui du sang contaminé.
Rappelons les faits. En avril 1993, un contingent canadien est envoyé en Somalie. Le 16 avril, un jeune Somalien de 16 ans est arrêté par des soldats canadiens alors qu'il se trouvait dans un camp américain abandonné situé à proximité du camp canadien. Amené dans un bunker qui servait de prison, il meurt quelques heures plus tard des suites des coups portés par le soldat Kyle Brown et le caporal-chef Clayton Matchee. Ce dernier tentera de se suicider quelques jours plus tard se causant des lésions permanentes qui l'empêcheront d'être cité à son procès. Quant au soldat Brown, il écopera de cinq années de prison, peine somme toute faible par rapport au crime reproché.
Il n'est pas besoin de décrire l'horreur que ces gestes inqualifiables ont causée au Canada. D'autant plus que ces actes n'étaient pas les seuls à être survenus et qu'une enquête démontrera aussi le climat malsain qui régnait au sein de ce commando aéroporté qui sera finalement démantelé. Le gouvernement fédéral, le ministère de la Défense nationale et les Forces armées canadiennes tentent alors de minimiser l'affaire et de camoufler certains faits en procédant à la destruction de documents, la falsification d'originaux, etc. Une commission d'enquête est instituée et des plaintes sont formulées au Commissaire à l'information, John W. Grace. Dans son rapport annuel de 1996-1997, celui-ci énumère les actions posées par le ministère de la Défense nationale pour saper le droit du public à l'information :
- « falsifier des documents avant de les communiquer à un requérant sans informer celui-ci des changements apportés et sans invoquer des exceptions prévues par la Loi ;
- détruire des documents originaux pour qu'il soit impossible de déceler les modifications ;
- exagérer énormément le nombre d'heures consacrées à la recherche et à l'examen de documents demandés en vertu de la Loi sur l'accès à l'information ;
- restreindre le plus possible l'interprétation des demandes d'accès et de ce fait, en adhérant servilement à la lettre de la Loi, enfreindre l'esprit de la Loi ;
- disperser des documents habituellement gardés en un seul endroit dans de nombreux emplacements au ministère de façon à augmenter les frais pour les requérants ;
- prendre la peine de ne rien mettre par écrit ou d'écrire sur des feuillets autocollants faciles à enlever si une demande d'accès est présentée ;
- éviter d'établir des comptes rendus de réunions de crainte que des demandes d'accès soient présentées ; - mal effectuer la recherche de documents demandés en vertu de la Loi sur l'accès à l'information ;
- faire participer des cadres supérieurs au suivi des demandes d'accès présentées par certains requérants ;
- divulguer sur une large échelle au sein de l'institution et, à l'occasion, à l'extérieur, le nom des requérants ;
- ne pas tenir compte des délais de réponse pour satisfaire aux désirs des cadres supérieurs, pour prolonger encore les processus d'autorisation et pour permettre l'élaboration de réponses aux médias ;
- traiter les fichiers d'information comme s'il s'agissait d'une propriété privée et, de ce fait, les exclure de la Loi sur l'accès à l'information ;
- adopter comme principe de censurer les réponses aux demandes d'accès, c'est-à-dire refuser de divulguer l'information en cas de doute quant aux conséquences possibles de la communication -- un principe qui a été expressément rejeté par la Cour fédérale ;
- attaquer publiquement les motivations d'un requérant qui a utilisé la Loi sur l'accès à l'information pour trouver des squelettes dans le placard du MDN ; - tarder à répondre aux demandes pendant tellement longtemps que certains requérants ont perdu leur droit de porter plainte auprès du Commissaire à l'information ; ce droit doit être exercé dans un délai d'un an à compter de la date de la présentation de la demande. » (Le commissaire à l'information du Canada 1997, 17-18)
Grâce à quelques fonctionnaires qui ont refusé d'exécuter des ordres contraires à la Loi sur les Archives nationales du Canada et à la Loi sur l'accès à l'information, des documents ont pu être sauvés. Espérons que des archivistes ou des gestionnaires de documents étaient du nombre. Ce triste épisode montre la difficulté d'appliquer des lois qui dépendent, en grande partie, de la conduite éthique des administrations et des administrateurs en cas de crise. S'il est facile d'être transparent lorsqu'on a rien à se reprocher, la vertu est de continuer de l'être en période de turbulence. C'est à ce moment que l'application de règles déontologiques devient nécessaire. Au Canada, l'application des lois sur l'accès relève plus souvent des services juridiques ou des hautes instances situées plus près de la direction que des archivistes. Ces derniers ont cependant le devoir moral d'empêcher la falsification ou la destruction de documents ou de dénoncer de telles actions lorsqu'elles se produisent. Les lois devraient aider en ce sens, en prévoyant des sanctions sévères envers les contrevenants et en protégeant les fonctionnaires qui dénoncent de telles pratiques. Au moment où ces événements se sont produits, ni la Loi sur les Archives nationales du Canada, ni la Loi sur l'accès à l'information ne prévoyaient de sanctions pour ceux qui, dans le but d'entraver le droit d'accès du public, cachaient, falsifiaient ou éliminaient un document ou ordonnaient, conseillaient ou amenaient quelqu'un à cacher, à falsifier ou à éliminer un document. Depuis 1999, ces lacunes sont corrigées et la Loi sur l'accès à l'information prévoit des peines maximales de deux ans d'emprisonnement et des amendes maximales de dix mille dollars pour les contrevenants.
Le cas du Comité canadien du sang constitue un autre épisode démontrant la préséance de la protection d'une organisation sur le droit à l'information. Dans la foulée de ce qui est devenu une tragédie humaine liée à la transmission du virus du HIV et de l'hépatite C par le truchement de transfusions sanguines, plusieurs pays, dont le Canada ont été secoués d'apprendre que les autorités responsables n'ont pas pris toutes les précautions nécessaires pour garantir la qualité du sang servant aux transfusions. Plusieurs hémophiles, particulièrement vulnérables, ont été contaminés par des produits sanguins non chauffés ou par un approvisionnement non sécuritaire. Au moment où ce scandale éclate au Canada et qu'une commission d'enquête est mise sur pied, on apprend que le Secrétariat du Comité canadien du sang, organisme qui relève de Santé Canada, a décidé de détruire des enregistrements et des transcriptions de procès-verbaux de réunions qui se sont déroulées entre 1982 et 1989. Cette élimination s'est décidée lors de la réunion des 16, 17 et 18 mai 1989 à Winnipeg, de crainte que ces transcriptions, contenant des renseignements délicats, puissent être demandées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. Or, il appert qu'une demande formulée quelques jours auparavant visait justement une partie de ces documents.
L'élimination s'est faite sans en référer à l'Archiviste national du Canada qui, seul, a le pouvoir d'autoriser la destruction de documents. Le Secrétariat a aussi enfreint la Loi sur l'accès à l'information en éliminant des documents touchés par une demande d'accès.
Ces deux situations illustrent à la fois la faiblesse et la force de telles lois. Elles mettent en lumière l'importance des choix individuels, qu'ils soient le fait d'archivistes, de gestionnaires de documents ou d'autres fonctionnaires, dans le respect de l'esprit et de la lettre des lois existantes et dans l'application de codes de pratiques déontologiques. Si on peut déplorer que de telles actions soient posées, on ne peut que se réjouir du fait que la société ait mis en place des mécanismes et des institutions qui ont la capacité de les dénoncer ouvertement. L'opprobre public qui s'ensuit constitue une punition plus importante que n'importe quelle amende et les dénonciations médiatiques qui en découlent ont un effet pédagogique certain et servent, plus que toutes les campagnes d'information, à éclairer les citoyens sur leur droit et à sensibiliser les fonctionnaires aux conséquences de tels actes.
L'importance des choix individuels en temps de crise représente encore et toujours la meilleure garantie de l'application d'une loi. Comme le Code criminel n'empêche pas des crimes de se commettre tous les jours, une législation seule ne peut venir à bout de la manie du secret. Il est essentiel que ceux et celles qui ont la responsabilité de la conservation et de l'accès à l'information aient une sensibilité particulière au droit du public à l'information et un comportement éthique exemplaire en matière de protection de l'information.
La destruction de documents au moment des changements de gouvernements
En dehors des périodes de crise, il existe un autre moment où la conservation des archives est mise en péril : c'est lorsque surviennent des changements de gouvernement. L'image de membres ou du personnel politique du gouvernement perdant passant à la déchiqueteuse des mètres de documents est devenue un cliché qui, comme tous les clichés, contient à la fois une part de vérité et une part d'exagération. Les législations archivistiques excluent en général de leur application les documents des membres des Assemblées nationales et les documents des partis politiques, ces derniers étant considérés comme des archives privées. La difficulté réside dans la différenciation entre les archives publiques découlant des actions posées par le gouvernement et les documents privés résultant d'activités partisanes. Sans parler des documents créés en tant que membres de l'Assemblée nationale et à ce titre exclus de l'application de la loi mais non dénués d'intérêt pour comprendre le déroulement des affaires.
Comment distinguer les uns des autres ? Comment s'assurer que l'on n'élimine pas les uns en voulant soustraire les autres du regard du nouveau titulaire de la fonction ? Quel est le rôle des archivistes en cette matière ? L'éthique et les codes de déontologie peuvent-ils nous être d'un quelconque secours à ces moments cruciaux ? Cela fait beaucoup de questions auxquelles nous tenterons de répondre.
Savoir distinguer les documents « publics » des documents « privés », différencier ceux soumis à la législation nationale de ceux qui en sont exclus n'est pas une mince affaire. C'est une responsabilité partagée qui doit être assumée aussi par les archivistes. Ceux-ci ont d'abord la responsabilité d'informer les élus de leurs obligations en fonction de la loi, ensuite de les aider à bien l'appliquer. Ce n'est pas au lendemain de l'élection qui voit un changement de gouvernement être décidé par la population qu'il faut agir mais tout au long du mandat du représentant du peuple. Dès après l'élection, les archivistes doivent sensibiliser les nouveaux élus aux exigences de la Loi sur les archives qui prévaut dans le pays ou la province en question et les aider à mettre en place des systèmes d'information performants qui leur permettront de gérer de façon différenciée leurs documents publics et privés. Pendant toute la durée du mandat des élus, les archivistes doivent les soutenir en matière de gestion de l'information de façon à ce que ces derniers aient le réflexe de faire appel à eux en cas de doute avant d'éliminer des documents. Avant une élection, les archivistes doivent préparer la documentation qui pourra être mise à leur disposition au lendemain de l'élection. Si celle-ci marque la fin du mandat d'un élu ou d'un parti, les archivistes doivent être prêts à intervenir en réitérant les règles et en apportant le support pour leur application.
L'éthique est en fait autant, sinon plus, du côté des élus et du personnel politique, mais il est primordial que les archivistes adoptent aussi un comportement éthique en assurant la sauvegarde des documents publics, ainsi qu'en dénonçant, le cas échéant, les destructions inconsidérées.
Le nécessaire équilibre entre l'accessibilité des archives et la protection des renseignements personnels
Le travail des archivistes en matière d'acquisition et de diffusion des archives fait de ceux-ci des intermédiaires entre deux approches de l'information : une qui la perçoit comme un bien commun à rendre accessible et une autre qui la voit comme un bien personnel à protéger. À première vue contradictoires, ces deux visions constituent en fait les pôles d'un même phénomène mettant, selon les circonstances, l'accent sur le caractère social ou sur la nature privée des documents. Les différentes fonctions des archivistes les amènent donc à rechercher constamment l'équilibre entre ces pôles, en tenant compte du contexte de la création et de l'acquisition de l'information, de même que des valeurs sociales et privées de cette information. (AAQ 1997, 12-13)
Les principes éthiques inscrits dans le code de déontologie du CIA, particulièrement au chapitre 7, et auxquels devraient souscrire les archivistes, les engagent d'ailleurs à tendre vers cet équilibre entre le « droit de savoir » et le respect de la vie privée. Le paradoxe veut que ces deux principes soient protégés pour assurer la sauvegarde du caractère démocratique de nos sociétés.
Autant il est important que soit protégé le droit des citoyens de « conserver pour [eux-mêmes] [leurs] opinions politiques, religieuses, sociales et autres et le processus par lequel il[s] les [ont] acquises » (AAQ 1997, 13) autant il est essentiel de rendre accessible l'information publique de manière à
rendre le gouvernement plus transparent et, par conséquent, plus responsable : [à] révéler et prévenir les extravagances ou le gaspillage ou les deux, [à] rendre les citoyens mieux à même de juger du rendement de leurs gouvernements et, par conséquent, en faire des électeurs plus éclairés ; [et finalement, à] concrétiser le principe voulant que l'information recueillie à des fins publiques et payée par le peuple appartienne au peuple. (Le commissaire à l'information du Canada 1996, 3)
La valeur des renseignements personnels pour la société
Les renseignements personnels revêtent aussi un caractère social dont il convient de tenir compte. La recherche en histoire sociale et la rédaction de biographies historiques ne sont que deux exemples montrant l'utilisation qui peut être faite des renseignements personnels.
La mémoire donne un sens et une identité aux personnes et aux sociétés : cette mémoire est individuelle ou collective, sélective et affective, volontaire et involontaire. L'individu sollicite sa mémoire, y compris celle de ses liens avec la société [...].Toute société a besoin de se rappeler autant de ses personnalités notoires que de l'ensemble de ses membres. Et cette mémoire collective, à son tour, enrichit la mémoire individuelle de chacun [...] de ses membres. (AAQ 1997, 14)
Dans ce contexte, il faut trouver un équilibre entre le droit à l'oubli d'un individu et le droit de la société de connaître son passé non seulement par des abstractions statistiques, mais par l'illustration de comportements individualisés.
Cet équilibre est présent dans la Directive du parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation des données (Directive européenne) (Parlement européen 1995). Cette directive définit entre autres les conditions générales de traitement et de transfert des données à caractère personnel entre les États membres. Tout en affirmant l'importance du respect de la vie privée, la Directive fait une place importante à l'utilisation de l'information à des fins historiques, statistiques ou scientifiques, en plus de prendre en compte la protection naturelle accordée aux données contenues dans des dossiers non structurés selon des critères relatifs à une personne et dont le traitement est entièrement manuel.
La distinction entre dossiers structurés et non structurés constitue un premier élément à prendre en compte dans l'élaboration des mesures de protection à mettre en place pour garantir le respect de la vie privée.
Retracer des renseignements personnels, mêmes isolés, dans des dossiers i nformatisés structurés selon des critères qui ne sont pas relatifs aux personnes, demeure relativement facile grâce aux fonctions de recherche des logiciels. Toutefois, retracer manuellement ces mêmes renseignements est presque irréalisable compte tenu des ressources dont disposent les organismes concernés. (AAQ 1997, 17)
Pourtant, certains renseignements personnels peuvent se retrouver dans des dossiers portant sur des sujets variés. Est-ce possible de les retracer, les identifier et les masquer avant de les rendre accessibles ? Pour le faire, il faudrait lire des milliers de page, ligne à ligne. Qui peut se permettre une telle recherche ? Perdus à l'intérieur de documents, ces renseignements sont donc protégés contre des utilisations abusives ou malveillantes.
La question du traitement manuel ou informatisé constitue une autre donnée importante dans l'analyse de la situation. Avant l'arrivée des technologies de l'information et de la communication (TIC) qui facilitent le traitement et la recherche massive d'informations, la protection des renseignements personnels ne revêtait pas un caractère si sensible. « Si les technologies ont augmenté les risques d'atteinte à la vie privée, dans le même temps leur développement a accru la sensibilité des gens à ce sujet. En 1970, seulement 24% des Américains étaient soucieux du respect de la vie privée. » (Venne 1996, B1) En accélérant les possibilités d'accéder à l'information, les TIC ont du même coup augmenté la crainte d'utilisations illicites des renseignements personnels ou le couplage de données à des fins administratives pouvant donner lieu à des utilisations par l'État qui iraient à l'encontre des intérêts des personnes concernées.
Les données personnelles contenues dans des dossiers structurés selon des critères relatifs à une personne et dont le traitement est entièrement ou en partie automatisé doivent donc jouir d'une protection plus importante que celles contenues dans des dossiers ou des fichiers non structurés selon des critères relatifs à une personne et dont le traitement est entièrement manuel. Ces dernières sont, de ce fait, exclues de l'application de la Directive européenne.
Une autre façon de protéger les informations personnelles est de restreindre leur utilisation à des fins compatibles avec celles pour lesquelles elles ont été recueillies. Ce principe nie cependant la valeur sociale des renseignements personnels qui, suivant cette règle, devraient, être éliminés dès que les fins pour lesquelles elles ont été recueillies sont atteintes. Tenant compte de la valeur de ces informations personnelles pour la société, le considérant 29 de la Directive européenne indique que
Le traitement ultérieur des données à caractère personnel à des fins historiques, statistiques ou scientifiques n'est pas considéré en général comme incompatible avec les finalités pour lesquelles les données ont été auparavant collectées, dans la mesure où les États membres prévoient des garanties appropriées, que ces garanties doivent notamment empêcher l'utilisation des données à l'appui de mesures ou de décisions prises à l'encontre d'une personne. (Parlement européen 1995)
Ces deux mesures, l'exclusion des données personnelles non structurées selon des critères relatifs à une personne et dont le traitement est entièrement manuel et la possibilité d'utiliser des renseignements personnels à des fins de recherche historique, statistique ou scientifique, montrent comment la Directive européenne a véritablement cherché à établir un équilibre entre le droit de l'individu à l'oubli et le droit de la société d'avoir accès aux sources individuelles de son passé. Les différentes législations nationales devraient s'inspirer de ces principes et les archivistes militer pour leur inclusion dans les textes légaux de leur pays respectif, si ce n'est déjà fait, ou leur respect s'ils y apparaissent déjà.
Tous les historiens et les généalogistes le savent, les données nominatives de recensements regorgent de renseignements personnels révélateurs d'une société. Mais quoi de mieux pour comprendre la composition ou l'évolution sociologique d'une famille, d'un quartier ou même d'une ville que de dépouiller ces données ? Connaître les professions exercées, les stratégies de survie domestique comme la prise d'un pensionnaire -- un hôte payant comme on dirait ici -- le nombre de pièces dont est composé un appartement, font que les recensements fourmillent de petits détails anodins qui font le miel des chercheurs. Ils sont aussi, c'est dans leur nature, remplis de renseignements personnels. Devraient-ils de ce fait être incommunicables et si oui, pendant combien de temps ?
La législation canadienne avait trouvé un équilibre et les données nominatives de recensement étaient accessibles au bout de 92 ans en vertu du Règlement sur la protection des renseignements personnels2. Statistique Canada, agence gouvernementale responsable des recensements, versait au bout des 92 années réglementaires les données nominatives des recensements aux Archives nationales du Canada qui les rendaient accessibles. Tout allait très bien jusqu'en 1998. Cette année-là, le responsable de Statistique Canada, en accord avec le Commissaire à la vie privée, refusait de verser les données du recensement de 1906 des provinces de l'Ouest, arguant que le Premier ministre de l'époque, Sir Wilfrid Laurier aurait fait une promesse aux Canadiens de conserver ces données de façon confidentielle. Qui plus est, Statistique Canada voulait même éliminer les données et, n'eut été de l'intervention personnelle de l'Archiviste national, Jean-Pierre Wallot, ces informations auraient été perdues.
2 Article 6 du Règlement sur la protection des renseignements personnels (DORS/83-508, art. 6) : « Les renseignements personnels qui ont été placés sous le contrôle des Archives nationales du Canada par une institution fédérale, pour dépôt ou à des fins historiques, peuvent être communiqués à toute personne ou à tout organisme pour des travaux de recherche ou de statistique, si
a) ces renseignements sont d'une nature telle que leur communication ne constituerait pas une intrusion injustifiée dans la vie privée de l'individu qu'ils concernent ;
b) leur communication est conforme aux alinéas 8(2)j) ou k) de la Loi ;
c) il s'est écoulé 110 ans depuis la naissance de l'individu qu'ils concernent ; ou
d) il s'agit de renseignements qui ont été obtenus au moyen d'une enquête ou d'un recensement tenu il y a au moins 92 ans.
L.R. (1985), ch. 1 (3e suppl.), art. 12 »
À partir de là, les historiens, les généalogistes et les archivistes se sont mobilisés pour convaincre Statistique Canada et le Commissaire à la vie privée de verser les données aux Archives nationales du Canada comme le prévoit la législation actuelle. La bataille fut longue et ardue. Lettres ouvertes aux journaux, lettres personnelles envoyées aux députés du gouvernement et de l'opposition, résolutions d'appuis des sociétés historiques, généalogiques et d'archivistes, rien ne fut négligé. Mais l'adversaire était coriace et tenait à sa version du respect de la « promesse » faite par Laurier aux fermiers de l'Ouest même si aucune trace de cette fameuse « promesse » n'a pu être retrouvée.
En 2002, des audiences publiques tenues dans plusieurs villes du Canada permettent aux uns et aux autres de se faire entendre. Une firme est embauchée pour recueillir les témoignages et des résumés des journées d'audience sont publiés sur le Web. C'est en vain qu'on y cherche des témoignages à l'appui de la thèse de Statistique Canada qui, pensant adoucir sa position, avait accouché d'une proposition voulant que seuls ceux pouvant prouver un lien de parenté ou un intérêt particulier pour certaines données nominatives puissent les consulter.
Au terme de la consultation, un rapport est remis recommandant le versement immédiat des données de 1906 aux Archives nationales du Canada. Cela prendra encore plusieurs mois avant que les données soient finalement transférées et rendues accessibles.
Que peut-on en conclure et quel est le lien entre cette histoire et le thème de notre conférence ? Premièrement, que dans ce cas l'Archiviste national du Canada a fait face à une agence gouvernementale qui refusait de respecter la législation concernant l'accès à l'information. En l'occurrence le comportement éthique de l'Archiviste national ne fait pas de doute. Deuxièmement, qu'une personne seule ne peut changer les choses quel que soit son statut et son importance. La communauté tout entière s'est mobilisée pendant quatre longues années pour faire fléchir Statistique Canada et le Commissaire à la vie privée qui se réfugiaient tous deux derrière une position qui, à première vue, pouvait sembler empreinte du respect dû à la vie privée. Troisièmement, qu'une bataille n'est jamais véritablement gagnée puisqu'il semble que la même situation soit en train de se produire pour le recensement de 1911.
Comment concilier la transparence nécessaire à l'administration de la justice et la protection des personnes mises en cause ? Il ne s'agit pas là d'un débat facile à régler et chaque pays trouve la réponse qui lui convient le mieux. Il n'en reste pas moins que, pour que les citoyens aient confiance dans leur système judiciaire, il faut qu'il y ait non seulement justice mais apparence de justice, ce qui présuppose une transparence non seulement au moment où la justice est rendue mais aussi dans les archives judiciaires. Au Québec, par exemple, la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels ne s'applique pas aux tribunaux.
[...] [L]es documents des tribunaux sont facilement accessibles, grâce au rôle joué par les tribunaux judiciaires dans notre système parlementaire et de la publicité nécessaire pour garantir l'indépendance de la magistrature. Ainsi, seuls certains cas très limités prévus par la loi sont fermés à la consultation, notamment ceux des adoptions et des dossiers régis par la Loi sur les jeunes contrevenants et la Loi sur la protection de la jeunesse. (Kolish 1992, 139)
Non seulement les dossiers mais également les plumitifs sont donc accessibles en tout temps, que les documents soient dans les palais de justice ou aux Archives nationales.
Peu après l'entrée en vigueur du nouveau Code civil du Québec, le 1er janvier 1994, une vague de fond en faveur de la protection de la vie privée amenait le ministre de la Justice, à proposer une modification importante au principe de la transparence de la justice. Le ministère de la Justice annonçait son intention d'adopter une directive concernant le retrait des dossiers des personnes acquittées ou absoutes des fichiers publics (les plumitifs) informatisés. Le projet prévoyait que cette mesure serait facultative et que les personnes désireuses de laisser leur nom figurer au registre informatisé puissent demander que l'information qui les concerne continue d'être accessible. De plus, la directive ne visait que les plumitifs informatisés, les dossiers continuant de demeurer accessibles. L'Association des archivistes du Québec (AAQ) a tout de suite réagi en envoyant au ministre une lettre le mettant en garde contre une telle modification du principe d'accessibilité et de transparence.
Bien que les archivistes comprennent la discrimination dont pouvaient faire l'objet des personnes acquittées ou absoutes, il nous semblait de notre devoir de faire valoir l'intérêt supérieur de la transparence de la justice sur le respect de la vie privée. Les problèmes découlant de ce projet de directive nous semblaient nombreux : aucune levée de la confidentialité n'étant prévue, les données seraient restées confidentielles pendant 150 ans, durée de la confidentialité des données nominatives à l'époque. De plus, rien n'était prévu concernant les données déjà versées aux Archives nationales du Québec.
Finalement, le ministère de la Justice adoptait, en juin 1998, une directive prévoyant que les plumitifs informatisés resteraient publics. Une disposition permettait cependant aux personnes acquittées ou absoutes qui le désirent, de demander à ce que leur nom soit rendu inaccessible. En vertu de la directive adoptée, les journalistes, sur preuve de leur profession continuent d'avoir accès aux informations confidentielles et les recherches à des fins statistiques, historiques ou sociologiques sont permises, de même que la publication des informations recueillies au cours de leur recherche. De plus, cette directive se limite aux registres et relevés informatisés en matière criminelle tenus par le ministère de la Justice et ne concerne pas les dossiers eux-mêmes, qui continuent d'être accessibles en tout temps.
La seule intervention des archivistes n'est sans doute pas responsable du recul du ministre mais elle a tout de même mis en lumière un problème d'équilibre entre le respect de la vie privé et la transparence de la justice. Les archivistes doivent intervenir lorsqu'ils soupçonnent que cet équilibre est mis en péril par une action de leurs gouvernants.
Autre exception à la Loi sur l'accès, les registres de l'état civil. Depuis l'arrivée des Français au 17e siècle, l'Église et l'État avaient tenu, de façon parallèle, des registres d'état civil -- naissance, mariage et décès d'un côté, baptême, mariage et sépulture de l'autre. Ces registres étaient accessibles sans restriction. Pour preuve, l'Institut généalogique Drouin, firme se spécialisant dans la constitution d'arbres généalogiques, avait fait, dans les années 1940, le tour des paroisses pour microfilmer les registres de catholicité et la Société généalogique de l'Utah était installée, depuis 1984, dans les locaux des Archives nationales du Québec pour microfilmer les registres de l'état civil et des greffes de notaires déposés aux Archives nationales du Québec. Tout cela se faisant sans que quiconque y voit un problème pour la protection de la vie privée.
Les registres et les actes de l'état civil étaient alors régis par deux articles du Code civil du Bas-Canada, le premier faisant exigence aux dépositaires des registres de délivrer des extraits à toute personne en faisant la demande3, le deuxième assurant leur authenticité. « La doctrine et la jurisprudence [étaient] [...] unanimes sur ce point et [justifiaient] le caractère public des actes et registres de l'état civil par l'intérêt des tiers, « l'intérêt social » même, à connaître la condition civile des personnes, notamment pour la sécurité des transactions faites avec elles » (Loranger 1873, 339). De ce caractère public découlait le droit pour toute personne d'en obtenir un extrait, c'est-à-dire une copie intégrale d'un acte. Comme il s'agit « d'un droit absolu pour celui qui le demande, il n'a même pas besoin de dire l'intérêt qu'il a ni de rendre compte du motif qui le lui fait demander. » (Lavigne 1999, 47)
3 Les dépositaires de l'un et l'autre des registres sont tenus d'en délivrer à toute personne qui le requiert, des extraits qui, étant par eux certifiés et signés, sont authentiques. Article 50 du Code civil du Bas-Canada.
Arrive 1994 et l'entrée en vigueur du nouveau Code civil du Québec. Celui-ci crée un nouvel organisme, le Directeur de l'état civil qui, seul, a désormais l'autorité de gérer les registres de l'état civil qui eux, sont subitement rendus inaccessibles pendant 90 ans. Les recherches généalogiques portant sur tout le XXe siècle deviennent alors pratiquement impossibles. Alarmés, les généalogistes s'organisent. « La source est-elle tarie pour les généalogistes et autres chercheurs » demandent-ils dans un mémoire déposé lors d'audiences publiques tenues sur la réforme du Code civil du Bas-Canada ? Ce à quoi le ministre de la Justice répond en manifestant une « certaine ouverture » pour la recherche d'intérêt scientifique ou généalogique en autant que le respect de la vie privée des citoyens soit assuré.
Que s'est-il donc passé pour que la situation se renverse ainsi ? La première étape de ce processus est l'adoption, en 1975, de la Charte des droits et libertés de la personne par le gouvernement du Québec. L'article 5 de la Charte établit le droit de toute personne au respect de sa vie privée. À la même époque, les travaux de l'Office de révision du Code civil du Bas-Canada se mettent en branle. Celui-ci conclut rapidement à la nécessité d'informatiser la tenue des registres, et s'inquiète, du même souffle, des dangers de cette « mécanisation » sur la protection des renseignements personnels. « Si le souci de l'efficacité commande la mécanisation du système de l'état civil, en revanche, il importe de protéger le citoyen contre l'invasion de sa vie privée menacée par le pouvoir de l'ordinateur. » (ORCC 1978b, 15) Un premier projet de Code civil modifié intègre ces préoccupations en limitant à ceux qui le justifient de leur intérêt, l'obtention d'une copie d'un acte tout en laissant une porte ouverte à l'utilisation des données à des fins de recherches historiques et démographiques. « L'intérêt à justifier comprend non seulement l'intérêt individuel, mais l'intérêt familial et l'intérêt de celui qui a été nommé mandataire. » (ORCC 1978a) Les commentaires du Comité de l'état civil de l'Office de révision du Code civil allaient plus loin en ajoutant : « Ainsi, certains historiens, démographes ou autres chercheurs peuvent avoir besoin de consulter les actes de l'état civil. » (ORCC, Comité de l'état civil 1973, 42)
Afin de rétablir un certain équilibre, le Directeur de l'état civil signe,
avec la Fédération québécoise des sociétés de généalogie, un protocole d'entente permettant à tout membre d'une société de généalogie ayant personnellement adhéré à ce protocole d'obtenir une copie de l'acte d'état civil (sauf ceux relatant les cas d'adoption, de changement de nom ou de sexe) en justifiant sa position par l'intérêt démontré pour obtenir l'information tel que le prescrit l'article 148 du Code civil du Québec. (Racine 1999, 39-40)
Le chercheur doit cependant s'engager à ne pas publier les résultats de ses recherches et à ne pas les communiquer ni les utiliser de manière à nuire à la réputation de tiers ou à leur causer préjudice (Racine 1999). Cette solution ne satisfait pas entièrement les généalogistes qui veulent continuer de publier les résultats de leurs recherches
En avril 2002, la Commission d'accès à l'information tient des consultations publiques sur les renseignements personnels aux fins de recherche généalogique, la procédure d'accès aux dits renseignements, la constitution de banques de données et la publication des résultats de cette recherche, suite à une plainte déposée contre une société de généalogie. Toutes les parties présentes, dont les archivistes, sont unanimes à demander la mise en place d'un mécanisme qui permettrait à la fois de protéger la vie privée des individus tout en permettant aux généalogistes de publier leurs travaux.
En juin 2002, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi sur le secteur privé) est venue rétablir cet équilibre en excluant de la portée de la loi « le matériel journalistique, historique ou généalogique à une fin d'information légitime du public. » Les historiens et les généalogistes peuvent donc plus facilement tenir des dossiers sur des tiers et publier des renseignements personnels sans le consentement des personnes concernées.
Ici encore, le travail des archivistes, de concert avec celui des généalogistes et des historiens, a beaucoup fait pour l'avancement de la cause de l'accessibilité d'une série essentielle des archives civiles momentanément fermée à cause des craintes suscitées par l'utilisation malveillante de données à caractère personnel.
Le droit du public à l'information
Il est de bon aloi d'invoquer le respect de la vie privée pour justifier la noncommunication des archives. Bien que nous ayons vu que celui-ci doit être balisé en fonction du besoin de la société d'avoir accès aux sources de son passé, il faut aussi faire attention à ce que le respect de la vie privée ne serve d'écran à des motivations moins éthiques telles que dissimuler de l'information embarrassante. Dans son livre Archives interdites publié en 1994, Sonia Combe lance un pavé dans la mare et dénonce le goût du secret de l'administration française. Elle n'est pas la seule administration à avoir ce désir. Il n'est pas question ici de lancer la pierre à qui que ce soit ; les exemples canadiens relatés plus hauts sont là pour démontrer que nul n'est à l'abri de pratiques qui vont à l'encontre de l'accessibilité de l'information malgré l'adoption durant les vingt dernières années de lois sur l'accès à l'information.
Au moment de l'adoption, en 1982, de la Loi sur l'accès, certaines personnes ont émis la crainte que la Loi, qui visait l'accessibilité, ne serve finalement qu'à justifier les refus de communication. Des documents jusque-là communiqués sans problème se sont vus, après l'entrée en vigueur de la loi, scrutés à la loupe pour voir s'ils ne correspondaient pas à l'une ou l'autre de ses exceptions. Bien sûr, il est difficile à priori de définir exactement quels documents seront susceptibles de « porter préjudice à la conduite des relations entre le gouvernement du Québec et un autre gouvernement » (article 19), « d'entraver le déroulement d'une procédure devant une personne ou un organisme exerçant des fonctions judiciaires ou quasi judiciaires », (article 28) ou « de nuire de façon substantielle à la compétitivité » (article 22). Ces exceptions ont le double désavantage de ne pas comporter de durée d'interdiction d'accès et d'être soumis à la discrétion du responsable de l'accès.
Lorsque de tels documents sont versés à un service d'archives, l'organisme producteur doit préciser leurs conditions d'accès et la date de levée de la restriction. Étant donné leur nature, il est peu probable que de tels documents soient versés aux Archives nationales. Reste les documents dont la Loi sur l'accès prévoit la durée de la restriction, comme « les analyses produites à l'occasion d'une recommandation faite dans le cadre d'un processus décisionnel » (article 39, 5 ans) ou les « mémoires de délibération d'une séance du Conseil d'administration » (article 34, 15 ans). Pour ceux dont la Loi sur l'accès ne prévoit pas de durée de non-communication, la Loi sur les archives prend le relais et prévoit une période maximale de 100 ans de la date du document ou 30 ans du décès de la personne concernée, sauf dans le cas de documents concernant la santé qui doivent être protégés durant 100 ans.
C'est pour ces archives publiques4 ou privées5 que des problèmes éthiques se posent. Il faut, à la fois favoriser l'accès de tous aux archives et respecter la législation nationale. Les documents qui étaient accessibles sans restrictions jusqu'à l'adoption de la Loi sur l'accès en 1983 se mettent à être soudainement suspectés de receler des informations tombant sous le coup de restrictions. L'article 19 de la Loi sur les archives qui se veut une possibilité d'ouverture pour les documents dont la Loi sur l'accès ne prévoit pas de durée maximale de restriction, peut devenir une justification de garder inaccessibles des documents par ailleurs inoffensifs. Le danger devient alors l'« autocensure », que la peur de rendre accessibles des documents qui ne devraient pas l'être mène à refuser l'accès à des documents qui seraient, sinon, accessibles. Le danger, s'il demeure potentiel, n'en est pas moins important. Pour l'instant, c'est surtout la crainte de la présence d'éventuels renseignements nominatifs qui a posé problème. L'Association des archivistes du Québec a donc milité, avec succès, pour que soit permise la communication de documents contenant des renseignements confidentiels s'ils ne sont pas structurés selon des critères relatifs à une personne. Le chercheur doit cependant respecter le caractère confidentiel des renseignements recueillis.
4 Article 19 de la Loi sur les archives (L.R.Q. c. A-21.1) : « Les documents inactifs qui sont destinés à être conservés de manière permanente et auxquels s'appliquent des restrictions au droit d'accès en vertu de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A-2.1) sont communicables, malgré cette loi, au plus tard 100 ans après leur date ou 30 ans après la date du décès de la personne concernée. Sauf si la personne concernée y consent, aucun renseignement relatif à la santé d'une personne ne peut cependant être communiqué avant l'expiration d'un délai de 100 ans de la date du document. Communication à des fins de recherche. Malgré le premier alinéa, les documents qui y sont visés peuvent être communiqués, avant l'expiration des délais prévus, à une personne à des fins de recherche si les renseignements personnels ne sont pas structurés de façon à être retrouvés par référence au nom d'une personne ou à un signe ou symbole propre à celle-ci et s'il n'y a pas de moyen pour repérer ces renseignements à partir d'une telle référence. Cette personne doit respecter le caractère confidentiel des renseignements personnels pendant le délai où ils ne peuvent être communiqués sans le consentement de la personne concernée. »
5 Article 26 de la Loi sur les archives (L.R.Q. c. A-21.1) : « La personne qui dépose ou verse des ar chives privées auprès du conservateur ou d'un organisme public visé aux paragraphes 4° à 7° de l'annexe peut convenir avec lui, par écrit, d'un délai pendant lequel ces archives ne sont pas accessibles. À défaut de convention à cet effet, le conservateur ou l'organisme public peut déterminer ce délai. Délai maximum. Aucun délai ne doit être supérieur à 100 ans de la date des documents ou, s'il s'agit de renseignements nominatifs, à 30 ans de la date du décès de la personne concernée ou à 100 ans de la date du document dans le cas d'un renseignement relatif à la santé de la personne. Accès aux archives. La personne visée au premier alinéa conserve toutefois pour elle-même ou pour une personne qu'elle autorise l'accès à ces archives. »
Au-delà des textes législatifs qui doivent faire l'objet d'interprétation, l'administration peut aussi lancer des messages très clairs à ses fonctionnaires favorisant soit la libéralité ou au contraire la fermeture des archives. Quel est le devoir moral d'un archiviste lorsque la hiérarchie tend à restreindre la communication de documents dont il sait en son âme et conscience qu'ils devraient être libres d'accès ? S'il est facile de discourir sur l'attitude à adopter, il est autrement plus difficile d'adopter dans une salle de consultation une attitude dont on craint, à tort ou à raison, qu'elle nous attire des ennuis. Il ne s'agit pas non plus de prôner la désobéissance civile ou de jouer aux héros. Les archivistes, en tant que gardiens de la mémoire, doivent cependant prendre conscience de la responsabilité qui leur incombe de dénoncer les abus et de militer pour une accessibilité plus générale aux archives. Les associations professionnelles devraient, à cet égard, exercer un leadership. Il est plus efficace pour un groupe de professionnels de défendre collectivement une attitude d'ouverture que pour un archiviste seul de mener le combat. C'est ce qu'a fait l'Association des archivistes du Québec (AAQ) lorsqu'il est apparu que la Loi sur le secteur privé posait des contraintes importantes à la communication des archives. Il ne faut toutefois pas se cacher derrière l'inertie collective pour ne pas réagir individuellement devant une injustice. Communiquer ou non un document procède de l'exercice d'un pouvoir et « chaque étape de l'exercice du pouvoir engage la responsabilité individuelle. » (Combe 1994, 167)
Un des problèmes qui peut se poser dans la gestion de la communication des archives concerne la délicate question des dérogations ou des demandes d'accès aux documents confidentiels en vertu de la loi pour les documents déjà versés à un service d'archives. Lors de commissions parlementaires auxquelles nous avons participé en tant que porte-parole de l'Association des archivistes du Québec et qui visaient la modification des règles d'accessibilité des documents publics et privés au Québec, nous nous sommes retrouvés avec des historiens universitaires qui militaient eux aussi pour la libéralisation des renseignements personnels contenus dans les archives d'organismes privés. Leur position différait cependant légèrement de celle des archivistes en ce qu'ils préconisaient un accès différencié selon « les caractéristiques des renseignements et les fins visées par la communication » (IHAF 1994, 33). Que faut-il en penser ? Donner accès à certains et non à d'autres constitue-t-il une solution acceptable d'un point de vue éthique ? « Dès lors que l'accès aux sources relatives à une période donnée relève du privilège et non du droit, quelle que soit l'intégrité du chercheur favorisé, l'écriture de l'histoire est en danger : elle se retrouve placée dans des conditions de dépendance » écrit Sonia Combe dans son livre Archives interdites (Combe 1994, 164). C'est en effet un risque non négligeable. Ces mêmes historiens racontent d'ailleurs, en rigolant un peu, le passé pas si lointain où, pour consulter des archives religieuses dans des communautés, des paroisses ou des diocèses, il fallait montrer patte blanche et avoir de bonnes lettres de référence. Est-ce à ces pratiques qui incluent une part de subjectivité que nous voulons retourner dans nos services d'archives publiques ? L'accessibilité pour tous à moins de documents est-elle préférable à une accessibilité moins universelle à plus de documents ? Entre ces deux maux, lequel est le moindre ? Pour notre part, la premiè re option est de loin préférable, même si la deuxième ne doit pas être totalement écartée. Dans certains cas, des documents inaccessibles pour une longue période peuvent et doivent être communiqués afin de favoriser la recherche historique ou scientifique. C'est alors qu'on entre dans le domaine des exceptions, des demandes de dérogation.
La nature même des autorisations exceptionnelles de consultation des archives définitives implique que leur gestion se fasse de la manière la plus transparente possible. Il faut qu'il y ait non seulement justice dans l'évaluation de la demande et des réponses accordées par les services d'archives, mais également apparence de justice. Nous sommes déjà dans un processus discriminatoire, les critères sur lesquels se baseront les décisions doivent être connus de tous et leur application, faire l'objet de vérification. Ce n'est qu'à ces conditions que leur utilisation pourra se justifier.
Qui, dans ces conditions, devrait gérer les demandes d'accès ? Trois options s'ouvrent à nous : les organismes producteurs (les services versants), les archivistes eux-mêmes ou un organisme indépendant. Regardons brièvement les avantages et les inconvénients de chaque solution.
Les organismes producteurs des documents ont l'immense avantage de bien connaître les documents qu'ils ont créés. À cet effet, ils sont les mieux placés pour évaluer si le ou les documents demandés tombent sous le coup des exceptions aux lois d'archives et d'accès à l'information qui préconisent la communication des documents. Ils risquent cependant d'être juge et partie, les archives demandées pouvant remettre en question leur administration. Sont-ils, de ce fait, les mieux placés pour rencontrer les critères de transparence, d'équité et d'imputabilité énoncés plus haut ? Il est clair que non.
De plus, le versement des archives en transfère la propriété, soit à l'État dans le cas des archives du gouvernement, soit à l'organisme dans le cas d'organisations qui gèrent elles-mêmes leurs archives. Elles ne sont donc plus la propriété du service versant mais appartiennent collectivement à l'ensemble des citoyens. Donner au producteur le droit de décider de l'accès revient à leur conférer un pouvoir sur un objet, les archives, qui ne leur appartient plus, qui ne leur appartient pas.
S'ils ne peuvent en décider, doivent-ils à tout le moins être consultés ? Dans le dernier rapport quinquennal sur l'application des lois d'accès au Québec, l'organisme chargé de leur application, la Commission d'accès à l'information (CAI) écrivait :
L'augmentation du nombre de demandes d'autorisation de recherche ainsi que les volumes de plus en plus considérables de renseignements personnels qui sont l'objet de telles demandes d'autorisation amènent une réflexion sur l'imputabilité des ministères et organismes détenteurs de ces informations dans le processus de traitement et du suivi de ces demandes. (CAI 2002, 111-112)
Fort de cette argumentation, la CAI recommande d'ailleurs de solliciter l'avis des organismes détenteurs des renseignements personnels avant d'accorder les autorisations de recherche. Dans un mémoire préparé pour répondre au rapport quinquennal de la Commission d'accès à l'information, l'Association des archivistes du Québec ne se disait qu'en partie d'accord avec cette recommandation et préconisait plutôt que l'organisme producteur puisse être consulté à titre indicatif seulement et que la Commission conserve son rôle décisionnel en cette matière (AAQ 2003, 20). Et encore, il était question ici de demandes de recherche pour des documents pouvant être encore entre les mains des organismes producteurs. Que dire alors de ceux qui ont d'ores et déjà fait l'objet d'un transfert aux Archives nationales ?
À notre avis, abandonner l'entière responsabilité aux organismes producteurs en cette matière constituerait une erreur pour deux raisons. D'une part, parce que le service versant n'est plus propriétaire des documents et, d'autre part, parce que son jugement peut être altéré du fait de son implication dans la constitution des dossiers. À cet égard, la législation devrait plutôt permettre tout au plus une consultation afin de mieux saisir la nature des renseignements colligés et l'impact de leur communication.
Deuxième option, les archivistes eux-mêmes. La logique est déjà mieux préservée si on considère la propriété des documents. Si on ne tient compte que des archives versées à un service national d'archives, voici comment on peut résumer la situation. Les archives sont la propriété de l'État qui en confie la garde à une institution nationale d'archives avec le mandat de les traiter et de les rendre accessibles. Selon ce raisonnement, l'État peut, par dérogation, laisser à l'Archiviste national et à ses représentants, le soin d'appliquer les lois entourant l'accès aux documents. Le problème se situe à notre sens à un autre niveau : quel est le degré d'imputabilité de l'Archiviste national à cet effet ? Présente-t-il des garanties suffisantes d'indépendance face au gouvernement et aux ministères ? Ce pouvoir d'accorder des dérogations en matière de consultation pourrait-il avoir pour effet de dissuader les organismes producteurs de verser leurs documents qui échapperaient alors à leur juridiction en matière d'accès ? Les archivistes oeuvrant dans les services nationaux d'archives sont-ils préparés pour assumer de telles responsabilités ? De plus, le temps consacré à l'analyse de ces demandes ne risque-t-il pas de faire cruellement défaut aux opérations proprement archivistiques que sont l'acquisition, le traitement, la diffusion et la conservation des archives ? Ces questions sont sérieuses et méritent qu'on s'y attarde.
Premièrement, en ce qui concerne l'indépendance des Archivistes nationaux face à leur gouvernement, la réponse se trouve dans chaque législation d'archives. Il serait surprenant néanmoins que l'Archiviste national soit un fonctionnaire nommé par l'ensemble des membres de l'Assemblée nationale et jouisse d'une indépendance aussi grande qu'un commissaire à l'information quel que soit le nom attribué à cette fonction. On peut aussi s'interroger sur les conséquences, pour les versements de documents « sensibles », du pouvoir accordé aux Archives nationales de rendre accessibles des documents tombant sous le coup de restrictions à la consultation. Surtout si les services versants ne sont pas consultés ou ne le sont qu'à titre indicatif. Si le service national d'archives est perçu comme trop « libéral », les organismes producteurs peuvent contourner le problème en tarissant la source et retardant ou boycottant les versements. Si les Archives nationales suivent trop aveuglément les recommandations du service versant, on en revient aux problèmes énumérés plus haut quant à l'impartialité et la légitimité de leur avis.
De plus, les archivistes se verraient alors dans l'obligation de questionner les chercheurs sur les motivations de leur demande de consultation. Est-ce là leur rôle ? Dans certains cas, la législation actuelle force les archivistes à le jouer mais est-ce là leur souhait ? Se sentent-ils à l'aise avec cet aspect de leur travail ? Sans compter le temps passé à analyser les demandes de dérogations alors que tant de travail reste à faire en matière de traitement.
Reste la troisième option, l'organisme indépendant qui jouit d'une plus grande autonomie face au gouvernement et dont le mandat est justement l'application des lois garantissant l'accès à l'information gouvernementale. Ces organismes, qui font rapport à l'Assemblée nationale ou autre Chambre des députés quel qu'en soit son nom, sont les chiens de garde de l'accessibilité des documents et devraient avoir aussi juridiction sur les documents d'archives qui tombent sous le coup des exceptions à la règle générale d'accessibilité. Leur indépendance d'action face au gouvernement est protégée du fait que leur responsable est nommé non pas par le ministre responsable de l'organisme mais par l'ensemble des députés et c'est devant l'Assemblée nationale qu'il dépose son rapport. Impartial, puisqu'il n'est pas le producteur des archives, l'organisme indépendant jouit d'une grande crédibilité et ses fonctionnaires acquièrent une solide expertise en la matière.
Par ailleurs, tout renvoyer à un organisme tiers risque d'entraîner des délais incompatibles avec les besoins de la recherche. La mise en place d'un processus d'appel vers un organisme indépendant, de décisions rendues par le gardien ou le producteur des archives peut constituer un compromis intéressant.
Le recours aux demandes de dérogation doit cependant demeurer l'exception et non la règle. Pour ce faire, la législation entourant la communication des archives devrait être la plus libérale possible et son application jouer en faveur de la communicabilité des documents.
Depuis les dernières années, les archivistes québécois ont connu un certain succès pour faire adoucir la législation concernant l'accessibilité des archives. Par leurs interventions répétées, les archivistes ont fait modifier un article du Code civil du Québec qui étendait aux héritiers le consentement requis en matière de respect de la vie privée6. La Loi modifiant le Code civil a aussi favorisé l'accès aux archives en modifiant le premier article de la Loi sur le secteur privé en élargissant au matériel historique et généalogique l'exception accordée originellement au seul matériel journalistique. La Loi modifiant le Code civil diminuait aussi l'inaccessibilité des documents visés par une restriction, faisant passer la période d'inaccessibilité de 150 à 100 ans d'âge du document ou à trente ans après le décès de la personne concernée. Elle permettait aussi que
les documents puissent être communiqués avant cette échéance à des fins de recherche à une personne si les renseignements personnels [n'étaient] pas structurés de façon à être retrouvés par référence au nom d'une personne ou à un signe ou symbole propre à celle-ci et s'il n'y [avait] pas de moyen pour repérer ces renseignements à partir d'une telle référence. Cette personne [devait] respecter le caractère confidentiel des renseignements personnels pendant le délai où ils ne peuvent être communiqués sans le consentement de la personne concernée. (L.R.Q. c. A-21.1, art. 19)
6 « Toute personne a droit au respect de sa réputation et de sa vie privée. Nulle atteinte ne peut être portée à la vie privée d'une personne sans que celle-ci ou ses héritiers y consentent ou que la loi l'autorise. » Article 35 du Code civil du Québec avant la modification entrée en vigueur en juin 2002. Dorénavant l'article se lit comme suit : « Toute personne a droit au respect de sa réputation et de sa vie privée. Nulle atteinte ne peut être portée à la vie privée d'une personne sans que celle-ci y consente ou que la loi l'autorise. »
Les limites des gains sont donc établies : certains dossiers sont accessibles mais il demeure impossible pour les chercheurs de communiquer, de publier ou de diffuser les informations personnelles trouvées au cours de leur recherche. Le chercheur peut-il se tourner vers un autre organisme pour obtenir cette autorisation s'il ne peut obtenir celle de la personne concernée ? La réponse est oui et non. La Commission d'accès à l'information peut en effet accorder à une personne qui en fait la demande par écrit,
l'autorisation de recevoir à des fins d'étude, de recherche ou de statistique, communication de renseignements nominatifs contenus dans un fichier de renseignements personnels sans le consentement des personnes concernées, si elle est d'avis que :
1o l'usage projeté n'est pas frivole et que les fins recherchées ne peuvent être atteintes que si les renseignements sont communiqués sous une forme nominative ;
2o les renseignements nominatifs seront utilisés d'une manière qui en assure le caractère confidentiel. (L.R.Q. c. A-2.1, art. 125)
Le recours à la CAI permet donc d'élargir le champ de la recherche mais pas de publier les données nominatives pour une période de 100 ans ou de 30 ans à partir du décès de la personne concernée. Si ces dispositions rencontrent les besoins de recherche sur de grands ensembles, elles ne règlent pas la question de l'écriture biographique ou plus personnalisée. La recherche sur le XXe siècle demeure donc plus difficile.
Arrivés à ce point, les archivistes ont-ils encore un rôle à jouer pour étendre davantage l'accessibilité ou un équilibre est-il atteint entre protection de la vie privée et accès aux documents publics ? Il n'y a pas de bonnes ou de mauvaises réponses à cette question. L'éthique personnelle de chacun fait pencher la balance du côté de l'accessibilité ou de la protection de la vie privée. Du côté de l'AAQ, le choix a été fait d'en rester là pour le moment. Les modifications législatives sont récentes et il reste à voir comment elles s'appliqueront et quelles en seront les conséquences.
Dans son dernier rapport quinquennal, la présidente de la Commission d'accès à l'information écrivait : « Au début de ce nouveau siècle, on reconnaît le droit de savoir comme fondement et préalable à l'exercice des autres droits dans une démocratie. Dorénavant, c'est l'État, dans toutes ses formes qui doit rendre l'information accessible au citoyen, sans que ce dernier n'ait à faire de démarches particulières. » (CAI 2002, ii) Changement de paradigme ou nouvelle utopie ? Quoi qu'il en soit, on assiste de toute évidence à un retour du balancier après la dernière décennie axée sur la protection de la vie privée.
S'appuyant sur les pratiques de routine disclosure, de routine release, d'automatic disclosure, d'active dissemination ou d'affirmative information disclosure7, la divulgation automatique de l'information se veut une nouvelle façon de rendre disponible l'information gouvernementale avant même que le citoyen n'en fasse la demande. Ces pratiques sont devenues possibles grâce aux nouvelles technologies de l'information, la numérisation des documents, les sites Internet, les Intra ou les Extranet et, citant le rapport de la CAI, « la création d'un environnement électronique pour la gestion des documents. » (CAI 2002, 34) Le rapport va plus loin en reconnaissant que « le respect du droit à l'information est largement tributaire de la facilité avec laquelle il est possible d'identifier les documents détenus par un organisme public. »(CAI 2002, 35) La prémisse est donc posée : identifier les documents, ce qui revient à impliquer activement les archivistes travaillant avec les archives courantes, ceux que nous appelons chez nous, les gestionnaires de documents.
7 Chacun de ces termes a une définition légèrement différente :
Routine disclosure : englobe toutes les activités mises en oeuvre pour faciliter l'accès informel à l'information.
Routine release : est limitée aux divulgations de renseignements personnels à un individu lorsqu'il ou elle a donné un consentement général à cet effet.
Automatic disclosure : envisage une divulgation obligatoire d'informations préalablement identifiées.
Active dissemination : s'entend des mesures prises par un organisme pour rendre de l'information accessible de sa propre initiative.
Affirmative information disclosure : vise les institutions qui prennent l'initiative de transmettre de l'information ou des documents directement à un auditoire ciblé qu'elles auront préalablement identifiés.
Ces définitions sont tirées de Lyette Doré 2003, 7-9.
Nous, les archivistes, avons donc un rôle important à jouer pour rendre possible la mise en oeuvre de cette nouvelle façon de rendre l'information gouvernementale accessible. L'établissement de plans de classement, de tableaux de gestion ou de calendriers de conservation, d'index des dossiers constitue un passage obligé à la mise en oeuvre de ces pratiques. Mais il y a plus, nous devons aussi nous impliquer auprès des responsables de l'accès à l'information afin de les sensibiliser à l'utilisation de ces outils pour répondre aux demandes d'accès traditionnelles. La connaissance des outils de gestion des archives courantes devrait faire partie des compétences de base de tout responsable de l'accès à l'information. En tant qu'archivistes, nous devons travailler de concert avec les autres spécialistes de l'information que sont les responsables de l'accès pour améliorer l'accessibilité de l'information gouvernementale.
Il faut aussi être vigilant et critique face à cette nouvelle philosophie. Tant que le gouvernement choisit lui-même les informations à rendre accessibles, il y a risque de dérapage. S'il est facile de rendre public, et sans attendre d'éventuelle demande d'un citoyen, le rapport annuel de son organisation, il n'est pas de même du rapport de vérification qui blâmerait une autorité. On ne peut non plus rendre accessibles tous les documents reçus et produits par une administration. Un choix sera nécessairement fait, un choix orienté, donc un choix partial.
Pour être efficaces, les pratiques de divulgation automatique de l'information doivent être combinées aux processus des demandes d'accès et non leur être substituées. Dans les deux cas, les archivistes doivent être associés à l'élaboration des outils permettant l'accès aux archives dès leur création. Aider les citoyens à avoir accès à l'information gouvernementale, et ce, à tous les stades du cycle de vie des documents, constitue aussi un devoir des archivistes.
De la déontologie du métier d'archiviste
Parmi les nombreux mensonges qui expliquent le triomphe de l'éthique, il y a celui de la division des tâches dans l'ordre moral. Dans les entreprises et les institutions publiques, il y a des spécialistes de l'éthique, à côté des chercheurs, experts en marketing, avocats, etc. Il en résulte de la part des autres experts une tentation très forte de s'en remettre, pour ce qui est de la dimension morale de leurs actes, à l'expert du bureau voisin plutôt qu'à leur propre conscience. (Encyclopédie de l'Agora 2004)
« La morale commande, l'éthique recommande8. » Distinction intéressante attribuée à André Compte-Sponville et non dénuée de sagesse. En effet, l'éthique demeure une question d'appréciation, de jugement individuel à poser sur une situation particulière. On pourrait dire que l'éthique est venue au secours d'une société qui a laissé tomber la morale. Reposant plus sur la liberté individuelle, l'éthique responsabilise, engage davantage que la morale qui, par sa connotation, procédait d'une attitude d'obéissance à des règles pré-établies. Est-ce mieux ou pire ? L'éthique renvoie au libre arbitre de chaque individu. Plus riche mais plus complexe et plus exigeante, l'éthique nous interpelle et nous met face à des choix auxquels il nous faut répondre sans possibilité de s'en remettre à des codes de conduite déjà déterminés. L'éthique, contrairement à la morale, est plurielle. Chacun réagit différemment devant la même situation. Façonnée par nos valeurs, nos expériences passés et notre environnement, nos choix éthiques peuvent parfois en étonner d'autres. Mis devant la même situation, tous et chacun réagissent différemment. C'est ce qui fait la grandeur et la richesse de l'humanité.
8 Citation d'André Comte-Sponville in Verna 1996.
Les codes de déontologie, comme celui du Conseil international des archives, énoncent des principes directeurs qu'il nous revient d'interpréter au regard des situations particulières. Nous avons tenté, tout au long de cette conférence qui ouvre cette 4e journée des archives, d'illustrer certaines circonstances qui renvoient les archivistes à leurs responsabilités sociales. Le but était d'examiner la part de l'éthique dans notre profession et d'ouvrir quelques pistes de réflexion sur le thème de l'accessibilité des archives dans son sens le plus large.
Bibliographie
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