Quels rôles les archives privées jouent-elles dans les universités ?

Depuis les vingt-cinq dernières années, la pratique de l'archivistique intégrée a amené la communauté des archivistes à bien saisir le rôle des archives institutionnelles dans la constitution de la mémoire des organismes publics. Placées au coeur de la Loi sur les archives, l'évaluation des valeurs associées aux documents administratifs, leur sélection et leur intégration au sein des archives historiques font partie du mandat des services d'archives universitaires. Mais ce n'est pas un hasard si la grande majorité de ces services acquièrent aussi des archives privées, qu'elles soient « quasi institutionnelles » ou « associées », ou sans lien avec leur institution.

C'est que ces archives apportent une richesse et une profondeur à la mémoire institutionnelle. En fait, ces archives privées jouent plusieurs rôles que nous pourrions définir ainsi : compléter un pan de la mémoire institutionnelle ; soutenir l'enseignement et la recherche ; témoigner de l'évolution disciplinaire et des axes de recherche ; rendre compte des réalisations des professeurs et des chercheurs dans leur sphère d'expertise et attester de la place de l'université dans la société.

Quelle est la place des archives privées dans les services d'archives universitaires ?

Ayant posé les différents rôles qui peuvent être joués par les archives privées dans les universités et constaté que près des trois quarts des universités jugent nécessaires d'allouer des ressources, que nous savons limitées, à l'acquisition et à la gestion des archives privées, il reste à examiner quelle place les universités québécoises font aux archives privées dans leurs services d'archives ? Cette analyse se fera en quatre temps : premièrement, nous examinerons les politiques d'acquisition des universités afin d'identifier leurs motivations face à l'acquisition des archives privées, puis nous évaluerons l'importance quantitative de ces archives avant de mesurer les ressources affectées à l'acquisition, au traitement et à la gestion de ces mêmes fonds pour finalement nous pencher sur les programmes mis en place par les services d'archives pour favoriser les acquisitions et la gestion des archives non institutionnelles.

Les archives associées, comment les définir ?

Que regroupe ce concept dont il a déjà été fait état plus haut ? Des archives personnelles des professeurs certes, mais pas uniquement celles-là. On y retrouve aussi les archives personnelles « d'un membre du personnel de l'université, d'étudiantes et d'étudiants, de diplômées et de diplômés ou autres dont l'action fut significative pour l'organisation, le développement et le fonctionnement de l'université, de ses diverses composantes et de ses unités et dont les documents témoignent de leurs activités à l'université. » (Université de Sherbrooke 1999) Les archives associées sont aussi le fait de groupes ou d'associations qui sont en lien étroit avec l'université, tels les syndicats d'employés et les associations étudiantes. De plus en plus de centres de recherches sont aussi associés à l'université. Presque des unités administratives, ils sont légalement des organismes privés et bénéficient souvent d'un soutien administratif ; ils sont logés par l'université et utilisent une partie de son équipement. De façon un peu plus large, les politiques d'acquisition identifient aussi comme archives associées, les fonds « de personnes ou d'organismes externes qui possèdent des informations sur la vie de l'université, de ses composantes administratives et des personnes qui y ont oeuvré. » (Université Laval 1995)

Programmes mis en place pour acquérir, traiter et mettre en valeur les archives privées

Mis à part une attention spéciale portée à ces archives dans les politiques d'acquisition, les services d'archives universitaires leur font-ils une place particulière en matière de traitement, et de mise en valeur ? En fait, peu de programmes particuliers leur sont offerts. Malgré la proposition de Martine Cardin (Cardin 1995, 1997) d'associer les archives quasi institutionnelles à la mémoire institutionnelle au moment de leur création, les universités n'ont pas proposé aux producteurs d'archives associées le même soutien en matière de création, de traitement et de conservation de leurs documents que celui offert aux unités administratives, même si 25 % des services d'archives offrent certains services aux personnes et groupes associés.

Ainsi, HEC Montréal et l'Université de Montréal offrent à certaines catégories de personnes et d'organismes privés associés la possibilité d'entreposer leurs documents au stade semi-actif. De plus, l'Université de Montréal offre aux professeurs, depuis l'automne 2005, des cours sur l'organisation de leur information. L'Université Concordia, pour sa part, incite formellement des professeurs à céder leurs archives au moment de leur retraite. Certains services d'archives leur offrent des conseils sur leur site Internet. (Université de Montréal)

Les archives des professeurs et des chercheurs, archives privées ou archives institutionnelles ?

L'intégration des fonds de professeurs et de chercheurs dans les archives privées n'est pas une idée nouvelle, mais l'originalité de la proposition de Martine Cardin (Cardin 1995, 1997) est qu'elle suggère que ces archives « [soient] associées dès leur création à la mémoire de l'organisme administratif. » (Cardin 1997, 47) L'acceptation d'un tel concept par les universités aurait pu conduire celles-ci à acquérir toute la production personnelle de tous les membres de l'université, sous réserve de ce que prévoit le calendrier de conservation des documents. Or ce n'est pas ce qui se passe dans les universités québécoises, ni, à notre connaissance, dans les universités à l'étranger.

Cette attitude face à la production documentaire des professeurs équivaudrait à les considérer comme les autres salariés et leurs documents comme des documents de l'Université. Ce faisant, on remettrait en question le droit de propriété intellectuelle des professeurs sur leurs données de recherche et leur droit en matière de publication et de commercialisation de leurs inventions. Cela briserait aussi l'équilibre précaire qui existe actuellement entre les « produits universitaires » et les « produits personnels », les premiers étant définis comme le résultat « sous quelque forme qu'il se présente, créé, développé ou modifié par un chercheur, [...] soit dans l'exercice de ses fonctions au sein de la communauté universitaire, soit en bénéficiant des ressources de l'Université telles que locaux, équipements, fournitures ou aide technique, professionnelle, administrative ou financière. » (Université de Montréal 1994, article 1.5) Le produit personnel étant défini a contrario par tout ce qui ne correspond pas à cette définition. Les universités ont plutôt choisi de reconnaître aux professeurs et aux chercheurs, le droit de « décider librement du moment propice pour publier les résultats de ses travaux ainsi que de la forme de cette publication. » (Université de Montréal 1981, article 1)

L'exemple des archives du Frère Marie-Victorin est à cet effet révélateur d'une évolution dans la manière de considérer et de traiter ces documents. Scientifique dont la réputation n'est plus à faire, reconnu pionnier de l'Université de Montréal, il y a oeuvré entre les années 1920 et 1944. Fondateur de l'Institut botanique, il paraît étrange aujourd'hui de constater qu'il n'existe pas, à proprement parler, de fonds Marie-Victorin à l'Université de Montréal. Les documents qu'il a produits font partie du fonds de l'Institut botanique (E 118). En serait-il de même aujourd'hui ? Il y a fort à parier que non, les archives de l'Institut et celles de Marie-Victorin constitueraient sûrement deux fonds distincts, le premier regroupant les documents témoignant de la fondation et de l'administration de l'Institut et le second, des projets de recherche, des publications, des relations et réflexions personnelles du Frère. Les archives étant maintenant « inextricablement liées », nul ne songe à les distinguer. Mais ce cas, qui n'est sûrement pas unique dans les annales universitaires, montre à quel point « archives institutionnelles » et « archives associées » peuvent être difficiles à distinguer.

En plus des considérations de propriété intellectuelle, plusieurs autres questions se posent en ce qui concerne les fonds de professeurs :

The presence of student work and letters of recommendation presents privacy concerns. Similarly, data on research conducted with human subjects also raises issues of confidentiality and privacy. If a faculty member has been associated with multiple institutions, determining which is the most appropriate repository for his or her papers is another consideration. (Laver 2003, 161)

On le voit, les archives des professeurs et des chercheurs posent des défis importants aux archivistes universitaires lorsque vient le temps de les sélectionner, de les acquérir, de les traiter et de les mettre en valeur.

Les archivistes se doivent aussi de se conformer au principe de respect des fonds en assurant l'intégralité du fonds d'archives acquis sans dédoubler l'information déjà consignée dans les archives institutionnelles. Les services d'archives universitaires doivent donc tendre à ne conserver de ces fonds, que ce qui est complémentaire « à la mémoire communautaire dont l'organisme a généralement la garde » comme le dit Martine Cardin. Celle-ci poursuit en indiquant « [qu'] en marge de ce patrimoine, les composantes productrices de fonds dans l'institution constituent leur propre mémoire pour des besoins coutumiers, pragmatiques et expressifs. » (Cardin 1997, 47) À ces trois besoins correspondent trois types de mémoires : la mémoire coutumière, la mémoire pragmatique et la mémoire expressive8. Le défi est donc d'analyser les fonds quasi institutionnels à l'aide de ces différents types de mémoire afin de retenir des unes et des autres, des informations complémentaires qui permettent d'enrichir le niveau de témoignage de la vie universitaire au sens large. (Cardin 1997, 47-50)

8 Selon Martine Cardin, la mémoire coutumière contribue à l'institutionnalisation du groupe en retenant ses normes et les preuves du respect de ces normes. Elle s'articule autour des droits et des responsabilités des acteurs ainsi qu'autour de l'établissement du cadre de l'action de chacun. La mémoire pragmatique fournit les références nécessaires à la réalisation dans le présent des façons d'être, de paraître et d'agir d'un groupe. Elle est principalement liée à sa performance scientifique et pédagogique. La mémoire expressive fournit les références nécessaires à la conceptualisation et à la représentation des façons d'être, de paraître et d'agir en groupe. Elle fait référence aux représentations collectives, à l'histoire, à la tradition.

Quelle est la place des archives des professeurs et des chercheurs dans les services d'archives universitaires ?

Nous avons vu comment la mémoire de la mission fondamentale d'enseignement et de recherche des universités se trouve autant, sinon plus, dans les archives des professeurs et des chercheurs que Martine Cardin qualifie « [de] ressource, [d'] agent [et de] représentant universitaire. » (Cardin 1995, 279)

Considérés par les uns comme des archives privées, par les autres comme des « archives quasi institutionnelles associées » ou encore de « faculty paper », par d'autres, la collecte, le traitement et la diffusion de ces fonds d'archives font partie du quotidien de la majorité des services d'archives universitaires, particulièrement des universités de recherche. En effet, les politiques d'acquisition incluent la collecte d'archives de professeurs ou d'associations étudiantes de 90,9 % des universités interrogées lors de l'étude ayant mené à la rédaction de ce numéro spécial sur les archives universitaires9.

9 Un questionnaire a été envoyé à l'ensemble des membres du sous-comité des archivistes de la Conférence des recteurs et principaux des universités. Nous remercions les universités qui ont répondu à ce questionnaire. Sans ces réponses, cet article n'aurait pu être écrit.

La proportion de ce type d'archives par rapport à l'ensemble des archives non institutionnelles est aussi intéressante à analyser. D'aucuns pourraient être tentés de croire que les archives de professeurs et de chercheurs constituent la majorité des archives non institutionnelles d'un dépôt d'archives universitaires. Les chiffres recueillis lors de l'étude menée en 2005 contredisent cette perception.

Notons, au premier chef, que les questions posées lors du sondage ne permettent pas de quantifier les archives associées qui ne sont pas des archives de professeurs et de chercheurs, par exemple, les archives des associations étudiantes, des associations de diplômés ou des syndicats.

La lecture de ce tableau montre que les archives des professeurs et des chercheurs sont loin de constituer la majorité des archives privées des universités. Dans 90 % des cas, elles représentent moins du quart des archives privées conservées. À l'autre bout du spectre, notons que ces archives constituent plus de 50 % de toutes les archives privées de 10 % des services d'archives universitaires. Même s'il est difficile d'expliquer exactement ce phénomène, nous pouvons tenter quelques hypothèses pour expliquer ce constat.

Premièrement, la taille des fonds des professeurs et des chercheurs. Les fonds d'archives de professeurs, sauf quelques notables exceptions, ne sont pas très volumineux. Une fois retirées les publications (copies d'articles de périodiques ou de chapitre de livres), il en reste souvent une quantité relativement modeste de documents à céder. Il est en effet assez rare qu'un professeur conserve, pendant toute sa carrière, l'ensemble des documents qu'il ou qu'elle a produit. Les différentes versions d'articles ou de livres ne sont souvent pas conservées non plus que les différentes variantes des notes de cours. L'abondante correspondance est régulièrement éliminée pour ne conserver que la plus importante. En fait, ce souci de préserver la mémoire de sa production personnelle ne vient souvent qu'avec le temps. Ensuite, les espaces réduits mis à la disposition des professeurs les empêchent de tout conserver. Un travail de « sélection naturelle » s'opère donc ; le professeur effectuant lui-même un tri pour ne conserver que ce qui lui semble le plus valable de son travail. De plus, un certain nombre de documents est déjà récupéré par les archives institutionnelles et sont, de ce fait, écartés des archives privées des professeurs. Parlons, pour ne citer que ceux-là, des procès-verbaux des différentes instances universitaires auxquelles le professeur participe.

Deuxièmement, la taille des autres fonds privés. Les fonds des personnes morales sont, en général, sensiblement plus importants, quantitativement, que les fonds de personnes physiques. Cela est dû à la fois à l'organisation bureaucratique qui met en place un système de production et de conservation de la masse documentaire mais aussi du nombre d'individus qui, à la base, produisent des documents alliés à la diversité des sujets traités. Documents de gestion des ressources humaines, financières et matérielles, procès-verbaux, documents d'incorporation, rapports d'activités, tous ces documents occupent un espace important, sans compter les documents d'exploitation.

Troisièmement, le nombre de professeurs et de chercheurs qui cèdent leur fonds d'archives. Tiraillé entre de désir de conserver les archives des professeurs qui ont marqué leur discipline de façon significative et la crainte d'être submergé d'offres de cession auxquelles elles ne pourront répondre faute des ressources pour y faire face, les universités n'ont pas mis en place beaucoup de programmes pour solliciter activement les donations de fonds. Elles répondent donc aux offres qui leur sont faites ; celles-ci se révélant relativement peu nombreuses.

Quatrièmement, la relative jeunesse de nos institutions universitaires. Les professeurs cédant souvent leurs fonds au moment de leur départ, il est fort à parier que les offres de donation augmenteront dans les prochaines années. Le nombre de professeurs d'université dans la deuxième moitié du XXe siècle s'est beaucoup accru, comme la taille et le nombre des universités elles-mêmes. Ce contingent de professeurs, arrivé en poste à la fin des années 1960 et durant les années 1970 se dirigent donc, lentement, vers la fin de leur vie active. Nous pouvons donc en déduire que le nombre de fonds de professeurs s'élèvera dans une proportion semblable à leur départ à la retraite dans nos services d'archives universitaires.

Cinquièmement, la difficulté de conserver les données numériques de recherche. Il est loin le temps où les données de recherche étaient colligées à la main dans des petits carnets noirs. Les cartes perforées, sorties d'ordinateurs et autres bandes et rubans magnétiques qui leur ont succédé ont maintenant fait place à des supports numériques encore difficiles à accueillir dans nos services d'archives. Or c'est souvent ce qui occupe le plus d'espace. Les serveurs mis à la disposition des professeurs pour leurs recherches n'ont pas encore pris leur place au sein des services d'archives. Pour ce qui est des cédéroms, disquettes et autres supports de stockage, les services d'archives hésitent encore à les acquérir, ne pouvant leur garantir des conditions de conservation nécessaires ou étant incapables d'en assurer la lisibilité à long terme. La question de la conservation des données numériques de recherche ainsi que les défis qu'elles posent aux universités et les solutions possibles mériterait à elle seule un long article. Déjà en 2001, le Conseil de recherches en sciences humaines du Canada (CRSH) avait initié une consultation nationale sur les archives des résultats de recherche. Le rapport final, remis en juin 2002, présentait trois options pour la conservation et l'archivage des données de recherche :

1. La création d'un réseau national d'archives de données de recherche au sein d'un organisme spécifiquement constitué en vertu d'une loi, et comprenant une installation centralisée de conservation et des accès décentralisés dans les divers instituts de recherche ;
2. La création d'un réseau national d'archives de données de recherche placé sous la responsabilité du Conseil de recherches en sciences humaines du Canada dont la conservation serait, comme dans la première hypothèse, centralisée et l'accessibilité décentralisée ;
3. La création d'un organisme de service spécial au sein des Archives nationales du Canada. (CRSH et ANQ 2002)

Le CRSH s'est même doté d'une politique sur l'archivage des données de recherche qui établit que :

Toutes les données de recherche rassemblées grâce au financement du CRSH doivent être conservées et mises à la disposition des autres chercheurs dans des délais raisonnables, soit au cours des deux années suivant la fin du projet de recherche pour lequel les données ont été rassemblées. Ces données comprennent des ensembles quantitatifs de données sociales, politiques et économiques, des renseignements qualitatifs sous forme numérique, des données de recherche expérimentale, des bases de données d'images et de sons fixes et mobiles, ainsi que d'autres objets numériques utilisés à des fins d'examen analytique. (CRSH 2002)

La politique identifie quelques universités, mais aucune au Québec ne peut accueillir les données de recherche si l'université d'attache du chercheur n'est pas en mesure de le faire. Dans les faits, qu'en est-il vraiment de cette conservation ? Les chercheurs demandent-ils à leur service d'archives universitaires de conserver ces données pour eux ? Certaines universités, dont l'Université de Montréal et HEC Montréal, offrent à leurs professeurs et chercheurs de conserver des données au stade semi-actif, soit pendant les deux années où ces données doivent être accessibles à des fins de contrôle, mais il est encore un peu tôt pour voir ce qui sera effectivement conservé en permanence de toutes ces données.

Sixièmement, l'organisation des universités elles-mêmes. La distinction entre « archives institutionnelles » et « archives privées » s'est faite graduellement autant dans les services d'archives que dans les bureaux des professeurs. Nous avons cité plus haut le cas du fonds de l'Institut botanique, qui renferme autant les documents institutionnels liés à la gestion de cette unité d'enseignement et de recherche que les archives personnelles de Marie-Victorin. Ce cas ne doit pas être unique dans les annales des archives universitaires, diminuant d'autant la part des archives de professeurs et de chercheurs. Les conclusions que l'on peut tirer de ce type de données restent limitées. Seule une étude approfondie de la nature de toutes les archives privées, y compris les archives quasi institutionnelles autres que celles émanant de professeurs et de chercheurs, permettrait de tirer au clair les apparentes contradictions du tableau. Il semble en effet que la catégorie d'archives non institutionnelles majoritairement représentée au sein des services d'archives des universités serait les archives associées n'émanant pas de professeurs ou de chercheurs. Cette question n'ayant pas été posée directement, il est impossible d'en vérifier l'exactitude.

Les autres archives privées

Si la légitimité des fonds « associés » n'est plus à démontrer, il peut en être autrement d'autres fonds d'archives privées. Pourquoi une université acquerrait-elle des archives d'organismes ou de personnes n'ayant avec elle aucun lien organique ou qui ne sont même pas associés de près ou de loin à son fonctionnement et à sa mission ? Certains facteurs militent en faveur de l'acquisition de ces fonds d'archives privées. En plus de la complémentarité à un fonds déjà acquis et le lien avec un champ d'acquisition privilégié dans la politique d'acquisition, les raisons suivantes ont été proposées aux services d'archives universitaires : les demandes particulières d'un professeur, l'importance pour la discipline et le rôle de suppléance joué par l'université pour la conservation ou la diffusion des archives. Il leur a été demandé de coter ces facteurs, par ordre d'importance.

Le tableau suivant montre la répartition des réponses fournies par sept répondants. De ce nombre, six seulement ont coté l'ensemble des facteurs et un service n'a indiqué que les deux facteurs les plus importants.

L'analyse de ce tableau montre que le critère le plus souvent cité au premier rang est le lien entre le fonds offert et la politique d'acquisition, (trois fois), alors que la complémentarité avec un ou des fonds déjà acquis et l'importance pour la discipline recueillent chacun deux votes de premier rang. Cependant, lorsqu'on ajoute au nombre de votes de premier rang, le critère ayant reçu le plus de vote de deuxième place, c'est la complémentarité avec un ou des fonds déjà acquis qui se démarque avec cinq choix en première ou deuxième position. Le lien avec la politique d'acquisition, les demandes spécifiques d'un professeur et l'importance pour la discipline constituent les critères identifiés à trois reprises comme critères de premier ou de deuxième rang. Étonnamment, l'importance pour la discipline est aussi identifiée à trois reprises au quatrième choix. Il semble donc y avoir divergence sur l'importance de critère pour guider le choix des archivistes lorsque vient le temps d'acquérir ou non un fonds d'archives. À l'autre bout du spectre, le rôle de suppléance est le critère le plus souvent identifié comme cinquième choix soit à quatre reprises. En fait, ce critère ne dépasse jamais le troisième choix des services d'archives interrogés.

Autre question intéressante. Qui décide des acquisitions d'archives privées ? Existe-t-il un « comité d'acquisition » ou son équivalent ? Si oui, quel est le rôle de ce comité, l'analyse ou la recommandation des acquisitions ? Selon les réponses obtenues à notre sondage, il semble bien que les services d'archives universitaires soient très autonomes dans le processus d'acquisition. En effet, les acquisitions sont analysées par 88,9 % des services d'archives et recommandées par 77,8 % d'entre eux. Dans 11,1 % des cas, les projets d'acquisitions sont analysés à la fois par un comité d'acquisition et le service d'archives. Ce faible taux d'implication de personnes extérieures dans le processus d'acquisition constitue cependant une évolution par rapport au constat fait par Guy Dinel en 1992, alors que seule l'Université de Montréal avait constitué un comité d'acquisition. (Dinel 1992, 189)

Faut-il s'en réjouir ou au contraire s'en inquiéter ? Une pareille autonomie représente-t-elle une extension de la « liberté académique » si chère aux universitaires ou au contraire le reflet de l'indifférence face à la fonction « archives » ? Cette question, déjà posée dans l'article de Guy Dinel (Dinel 1992) ne trouve pas de réponse claire. Déchirés entre la reconnaissance découlant de l'implication d'un comité d'acquisition et l'autonomie professionnelle conférée par une totale autonomie, les services d'archives souffrent d'un certain dédoublement schizophrénique de leur désir. En fait, le comité d'acquisition peut servir ou desservir le service d'archives, dépendant de la raison de sa présence ou de son absence. Instrument de contrôle à qui il faut plaire ou allié vers qui on va chercher un appui pour l'obtention de ressources supplémentaires ? Les deux cas de figure peuvent exister selon les institutions et les époques à l'intérieur des institutions. Le peu de place fait à ces comités démontre cependant que les services d'archives universitaires ne considèrent pas cet instrument essentiel à l'accomplissement de leur mandat. Il serait intéressant d'analyser plus en profondeur les rôles et mandats de ces comités d'acquisition et de vérifier l'adéquation entre leur présence et la quantité d'archives acquises. Cela pourrait faire l'objet d'une autre étude.

La consultation des archives est-elle liée à une discipline ?

Lorsqu'il a été demandé aux services d'archives d'indiquer leurs fonds privés les plus utilisés et d'en préciser la discipline, l'histoire n'a été citée qu'à trois reprises. Les disciplines les plus fréquemment mentionnées étant l'éducation (7) et ce, sans compter les nombreux fonds d'associations étudiantes (8), les arts en général (cinéma, théâtre et arts visuels) (5), la littérature (3) et l'édition littéraire (1), la musique, y compris le jazz (3) et le commerce (3). Évidemment, ces fonds peuvent aussi être utilisés dans une perspective historique mais la mise en évidence des données recueillies ouvre néanmoins des perspectives pour rejoindre des clientèles qui peuvent avoir été négligées.

Le tableau 5 montre cependant que l'adéquation n'est pas parfaite entre les disciplines ou domaines cités par les services d'archives, lorsqu'il leur a été demandé de nommer les fonds de quelques domaines de recherche pour lesquels leur service détenait des archives privées importantes par leur quantité et leurs qualités, et ceux recensés comme étant les plus consultés par les chercheurs au cours de l'année 2003- 2004. Il faut cependant tenir compte du fait que les données relatives à l'utilisation des fonds ne reposaient que sur une seule année et que les réponses auraient pu différer selon l'année de référence.

Le tableau montre aussi des domaines d'acquisition jugés importants par les services d'archives consultés mais dont les fonds n'ont pas été largement consultés durant l'année de référence. Y aurait-il lieu de mieux promouvoir ces fonds ? Par ailleurs, le cas des fonds des associations étudiantes est particulier : peu cités en tant que fonds importants, ils arrivent pourtant au premier rang des fonds les plus utilisés. Les universités en sous-estimeraient-elles la valeur ?

Les données recueillies dénombrent aussi d'autres domaines ou disciplines non identifiés dans le tableau. Il s'agit de l'architecture (un fonds), des mouvements populaires (un fonds), de la botanique (un fonds), le fonds d'une station de radio et celui d'un politicien.

Dans les autres cas, il semble y avoir un effet multiplicateur : plus il y a de fonds d'une discipline, plus il y a de chercheurs et plus les universités en acquièrent. Cet effet d'entraînement montre que le développement d'une politique d'acquisition bien centrée sur les besoins de la clientèle et des forces déjà présentes dans l'institution permet de maximiser les énergies investies dans la gestion des archives non institutionnelles.

Faut-il que les universités restreignent les acquisitions aux disciplines qui font l'objet d'une réelle et actuelle utilisation ?

On le voit, l'éventail des intérêts est vaste et encore, ne s'étend-il qu'aux cinq fonds les plus consultés pour une année en particulier. De plus, un même fonds peut être abordé sous plusieurs angles. Il serait donc extrêmement limitatif de restreindre les acquisitions de fonds privés à certaines disciplines. Trop centré sur des besoins contemporains, ce comportement à courte vue équivaudrait à condamner tout un pan du savoir au détriment de quelques disciplines plus pratiquées qui ne correspondront pas nécessairement aux besoins des futurs chercheurs. Il est plus juste de s'appuyer, pour prendre une décision, sur la politique d'acquisition qui elle, devrait s'élaborer en tenant compte de la mission de l'institution et du milieu dans lequel elle évolue.

Il n'y a qu'à regarder l'évolution des inscriptions aux différents programmes pour voir que ce qui obtient la cote aujourd'hui, sera déclassé demain par un nouveau champ disciplinaire, une nouvelle approche scientifique, une façon nouvelle d'appréhender la réalité. Puisqu'il est difficile, sinon impossible, de prévoir avec justesse ce qui sera utile dans l'avenir, les services d'archives universitaires ne doivent donc pas, pour évaluer le bien-fondé d'une acquisition, se fonder uniquement sur l'utilisation actuelle d'un fonds mais plutôt sur la valeur de témoignage et de recherche des documents qui le composent, ainsi que sur l'identité du créateur du fonds et son lien avec l'université. Il lui revient ensuite de mettre en place les conditions qui encouragent et facilitent son utilisation. De plus, quelle que soit la discipline, un fonds d'archives associées sert toujours à mieux connaître et à comprendre l'histoire institutionnelle. N'est-ce pas là au fond une des missions premières du service d'archives ?

Qui utilise les archives privées des universités ?

Qui sont les utilisateurs des fonds d'archives privées ? Étonnamment, les réponses fournies varient considérablement d'une institution à l'autre. Les professeurs et les étudiants d'une université forment tantôt 100 % de la clientèle, tantôt uniquement 1 %, entre ces deux extrêmes, la moyenne s'établissant à 47,6 %. Les professeurs et les chercheurs en provenance d'autres universités représentant, pour leur part, en moyenne 24 % de la clientèle (la fourchette s'étendant de 60 % à 2 %). Les autres catégories de chercheurs citées sont le personnel administratif de l'université, des auteurs sous contrat de l'université, des chercheurs autonomes souvent commandités par une maison de production et des représentants de médias.

D'autres moyens de diffusion pourraient-ils être mis de l'avant pour rejoindre ces clientèles ? Par exemple, suivre les résultats de la recherche et signaler aux chercheurs les fonds qui pourraient les intéresser, proposer des projets de recherche mettant en valeur nos fonds et collections ? La mise en valeur des fonds par le biais des expositions virtuelles s'avérera sans doute un outil intéressant mais peu d'universités en ont réalisé jusqu'à présent. Ces stratégies exigeraient cependant du temps et des énergies dont malheureusement peu d'entre elles disposent.

Il est aussi à noter qu'aucune réponse ne fait référence aux outils de recherche tels Google qui ouvrent des perspectives insoupçonnées. Pourtant, dépendants de la structure de leur site Internet et des outils de recherche propres au site, les fonds peuvent être ainsi repérés par des utilisateurs qui ne connaissent même pas l'existence du service d'archives.

Conclusion

En début d'article, nous avons identifié cinq rôles pouvant être joués par les archives non institutionnelles : compléter un pan de la mémoire institutionnelle, soutenir l'enseignement et la recherche ; témoigner de l'évolution disciplinaire et des axes de recherche ; rendre compte des réalisations des professeurs et des chercheurs dans leur sphère d'expertise et attester de la place de l'université dans la société.

Nous avons pu constater, à l'aide des données recueillies par le sondage ainsi que par l'examen des différents textes cités, que ces rôles sont bien réels et que l'acquisition et le traitement des archives privées doivent demeurer une préoccupation des services d'archives des universités. Il est aussi apparu que les archives non institutionnelles ne recevaient pas le même traitement selon qu'elles appartiennent à la catégorie des archives quasi institutionnelles ou associées ou des autres archives privées, l'acquisition des premières étant plus largement encouragée tant par la place qu'elles occupent dans les politiques d'acquisition que par les ressources qui leur sont consacrées.

Cet article, s'il ne répond pas à toutes les questions constitue pour nous l'occasion d'ouvrir quelques pistes de réflexion. Des recherches pourraient être menées sur la conservation des archives numériques de recherche et sur les moyens que devraient prendre les services d'archives pour diffuser plus adéquatement l'information sur leurs nouvelles acquisitions.

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UNIVERSITÉ DE MONTRÉAL. 1994. Politique de l'Université de Montréal sur la propriété intellectuelle. In Secrétariat général -- Recueil officiel, [En ligne]. http://www.secgen.umontreal.ca/pdf/reglem/francais/sec_60/rech60_13.pdf (Page consultée le 2 mars 2007).

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UNIVERSITÉ DE MONTRÉAL. 1994. Procédure no 6.1 : Acquisition d'un fonds d'archives privées. Montréal, Service des archives de l'Université de Montréal.

UNIVERSITÉ DE SHERBROOKE. 1999. Acquisition de fonds et de collections d'archives privées. In Université de Sherbrooke. Normes et procédures 2600-004, [En ligne]. http://www.usherbrooke.ca/accueil/documents/procedures/proc_2600-004/ (Page consultée le 2 mars 2007).

UNIVERSITÉ DU QUÉBEC À MONTRÉAL. 1998. Règles de conservation et plan de classification des archives privées. Publication no 51, Montréal, Service des archives et de gestion des documents.

UNIVERSITÉ LAVAL. 1995. Politique d'acquisition des archives privées. In Division des archives -- Archives privées, [En ligne]. http://www.archives.ulaval.ca/gestion_des_archives/archives_historiques/ (Page consultée le 2 mars 2007).

Annexe 1

Questions relatives à l'université

1. En quelle année votre université a-t-elle été fondée ?

2. Quel est le mandat de votre université ?

3. Votre université a-t-elle adopté un règlement ou une politique de gestion des
documents et/ou de gestion des archives ?
_ oui
_ non
Si oui, indiquez le titre : ____________________________________
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________

Fiche d'identité du service d'archives

4. Votre service d'archives dispose-t-il d'un mandat officiellement adopté par une instance de votre université ?
_ oui
_ non
Si oui, de quelle instance : ________________________________________________
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________

5. À quelle unité votre service d'archives est-il directement rattaché (Secrétariat général, bibliothèque, etc.) ?

6. En quelle année votre service d'archives a-t-il été créé ?

7. Quel est le nom officiel de votre service d'archives ?

8. Quels fonctions ou champs d'activités sont sous la responsabilité de votre service d'archives ?
_ gestion du calendrier de conservation
_ traitement des documents actifs (classification et classement)
_ traitement des documents semi-actifs (déclassement, transfert et rappel)
_ traitement des documents inactifs (élimination des documents périmés)
_ gestion des documents numériques
_ traitement des procès-verbaux
_ traitement des contrats
_ traitement des dossiers étudiants
_ micrographie
_ numérisation
_ acquisition d'archives
_ traitement des archives
_ préservation/conservation d'archives
_ communication et diffusion des archives
_ autres (précisez) : ____________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________

Gestion du service d'archives

9. Quelle est le titre de fonction du responsable de votre service d'archives (directeur,
directeur adjoint, etc.) ?

10. Votre service d'archives a-t-il constitué un comité des archives ou l'équivalent ?
_ oui
_ non
Si oui, quelles sont les fonctions des membres à l'intérieur de ce comité (titres des
fonctions à l'intérieur ou l'extérieur de l'université) ?

11. Votre service d'archives a-t-il constitué un comité d'usagers ?
_ oui
_ non

12. Combien votre service d'archives compte-t-il ...
-- d'employés réguliers et permanents ? ____________
-- d'employés temporaires en moyenne par année ? ____________
-- de stagiaires en moyenne par année ? ____________
-- Précisez au besoin :
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________

13. Quel est le budget de fonctionnement de votre service d'archives (y compris les
salaires et avantages sociaux) ?

14. Votre service d'archives bénéficie-t-il régulièrement d'une aide financière provenant
de l'extérieur de votre établissement ?
_ oui
_ non
Si oui, précisez :
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________

15. Considérez-vous que votre service d'archives dispose des espaces physiques suffisants
pour réaliser son mandat ?
_ oui
_ non

16. Dans la négative, de quels types d'espaces physiques supplémentaires votre service
d'archives devrait-il être doté pour remplir correctement son mandat ?
_ espace de bureau
_ entreposage de documents semi-actifs
_ entreposage d'archives définitives (historiques)
_ autres (précisez) :
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________

Gestion des archives courantes, intermédiaires et définitives

17. À quel pourcentage estimez-vous le nombre d'unités (département, école, centre de
recherche ou service de l'administration de l'université) utilisatrices de votre système
de classification des documents actifs par rapport à l'ensemble des unités ?
_ entre 0 et 15 %
_ entre 16 et 25 %
_ entre 26 et 50 %
_ entre 51 et 75 %
_ plus de 75 %

18. À quel pourcentage estimez-vous le nombre d'unités (département, école, centre de
recherche ou service de l'administration de l'université) utilisatrices de vos services
d'entreposage de documents semi-actifs sur support papier par rapport à l'ensemble
des unités ?
_ entre 0 et 15 %
_ entre 16 et 25 %
_ entre 26 et 50 %
_ entre 51 et 75 %
_ plus de 75 %

19. Les espaces de conservation des archives institutionnelles et des archives privées sont-ils
dotés d'équipements de contrôle et de régulation des conditions ambiantes ?
_ oui
_ non
_ en partie ____________ %

20. Avez-vous recours à des services de restauration ?
_ régulièrement
_ occasionnellement
_ jamais

21. Faites-vous usage de la micrographie ?
_ oui
_ non
Si oui, à quelles fins ?
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________

22. Faites-vous usage de la numérisation ?
_ oui
_ non
Si oui, à quelles fins ?
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________

23. À tous les égards, quels sont les trois plus grands défis actuels que votre service est
appelé à relever ?

24. En quoi l'adoption d'un nouveau code civil en 1994 et l'adoption de la Loi concernant
le cadre juridique des technologies de l'information ont-elles eu un impact sur les
activités de votre service d'archives ?
Précisez (maximum 10 lignes).

Logiciel en gestion des archives

25. Utilisez-vous un ou des logiciel(s) pour effectuer le traitement des documents ?
_ oui
_ non
Si oui, SVP précisez les types de logiciels et leur usage.
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________

26. Parmi ces logiciels, lesquels ont été développés à l'interne par votre
établissement ?

27. L'utilisation de ces logiciels est-elle décentralisée aux unités ou réservée au personnel
du Service des archives ?
_ décentralisée aux unités
_ réservée au personnel du Service des archives

Informatisation et archives numériques

28. Les principaux systèmes informatiques actuellement en place dans votre université
ont-il été développés à l'interne ou achetés à un fournisseur externe ?

1. Le système informatique pour la gestion des études
   
   1. développement interne
   2. fournisseur externe
2. Le système informatique pour la gestion des ressources humaines
   
   1. développement interne
   2. fournisseur externe
3. Le système informatique pour la gestion des ressources financières
   
   1. développement interne
   2. fournisseur externe
4. Le système intégré
   
   1. développement interne
   2. fournisseur externe
5. Autres (précisez) : ________________________________________________
   
   1. développement interne
   2. fournisseur externe

29. En quelle année l'utilisation du courrier électronique (de masse) a-t-elle débuté
dans votre université ? ____________

30. Quels systèmes de courrier informatique sont supportés par votre institution ?
_ Outlook professionnel
_ Eudora professionnel
_ autres (précisez) : ____________________________________

31. Quelle(s) plate-forme(s) utilisez-vous dans votre établissement ?
_ Windows
_ Macintosh
_ Unix
_ Linux
_ autres (précisez) : ________________________________________________

32. La gestion des processus liés aux affaires étudiantes (admission, inscription, etc.) est :
_ centralisée
_ décentralisée
Précisez au besoin : ____________________________________________________________
____________________________________________________________________________________

33. La gestion des processus liés à la gestion administrative (ressources humaines,
financières, etc.) est :
_ centralisée
_ décentralisée
_ à la foi centralisée et décentralisée
Précisez au besoin : ____________________________________________________________
____________________________________________________________________________________

34. Bénéficiez-vous d'un accès aux systèmes institutionnels protégés (cryptés) pour le
personnel oeuvrant à l'extérieur de l'institution (VPN, intranet ou autre) ?
_ oui, précisez : ________________________________________________
_ non

35. En 2004, le rapport de la CREPUQ intitulé « La gestion des documents numériques
des établissements universitaires du Québec : état de situation et planification
stratégique » propose un plan d'action en sept étapes. Utilisez-vous ce plan
d'action ?
_ oui
_ non

Si oui, identifiez les étapes qui ont été amorcées ou réalisées dans votre université et le
niveau approximatif de réalisation en pourcentage :

36. Avez-vous acquis un ou des fonds d'archives historiques institutionnels et privés
comprenant des documents numériques ?
_ oui
_ non
Précisez au besoin : ____________________________________________________________
____________________________________________________________________________________

Archives privées

37. Votre politique d'acquisition inclut-elle des acquisitions d'archives ...
quasi institutionnelles (ex. : professeurs, associations étudiantes) ?
_ oui
_ non
privées ?
_ oui
_ non

38. S'agit-il d'une politique d'acquisition officiellement adoptée par la haute direction
de votre université ?
_ oui
_ non

39. Par qui les offres d'acquisition sont-elles analysées ?
_ par le Service d'archives
_ par un comité
_ autre (précisez) :____________________________________________________________
... et recommandées ?
_ par le Service d'archives
_ par un comité
_ autre (précisez) :____________________________________________________________

40. Quels sont les domaines de recherche (2 ou 3 domaines) pour lesquels votre service
détient des archives privées en qualité et en quantité les plus importantes ?
domaine : ________________________________________________________________________
domaine : ________________________________________________________________________
domaine : ________________________________________________________________________

41. Disposez-vous ...
d'une politique de sélection ou de tri des archives privées ?
_ oui
_ non
de critères de sélection ou de tri des archives privées ?
_ oui
_ non

42. À quel pourcentage estimez-vous le nombre de vos fonds d'archives privées traités
de manière définitive par rapport aux fonds traités de manière sommaire ?
_ entre 0 et 15 %
_ entre 16 et 25 %
_ entre 26 et 50 %
_ entre 51 et 75 %
_ plus de 75 %

43. Au 31 mai 2004, quel est le pourcentage des archives privées conservées dans votre
dépôt par rapport à la quantité d'archives définitives conservées ?
_ entre 0 et 15 %
_ entre 16 et 25 %
_ entre 26 et 50 %
_ entre 51 et 75 %
_ plus de 75 %

44. Au 31 mai 2004, quel est le pourcentage des ressources humaines affectées à la
gestion (acquisition, traitement, conservation, diffusion) des archives privées ?
_ entre 0 et 15 %
_ entre 16 et 25 %
_ entre 26 et 50 %
_ entre 51 et 75 %
_ plus de 75 %

45. Au 31 mai 2004, quel est le pourcentage des ressources financières affectées à la
gestion (acquisition, traitement, conservation, diffusion) des archives privées ?
_ entre 0 et 15 %
_ entre 16 et 25 %
_ entre 26 et 50 %
_ entre 51 et 75 %
_ plus de 75 %

46. Au 31 mai 2004, quel est le pourcentage des ressources matérielles affectées à la
gestion (acquisition, traitement, conservation, diffusion) des archives privées ?
_ entre 0 et 15 %
_ entre 16 et 25 %
_ entre 26 et 50 %
_ entre 51 et 75 %
_ plus de 75 %

47. Votre université a-t-elle mis sur pied des programmes ou des activités pour favoriser
les acquisitions d'archives privées ?
_ non
_ oui, décrivez-les brièvement ____________________________________

48. Au 31 mai 2004, quel est le pourcentage des archives de professeurs et de
chercheurs conservées dans votre dépôt par rapport à la quantité d'archives privées
conservées ?
_ entre 0 et 15 %
_ entre 16 et 25 %
_ entre 26 et 50 %
_ entre 51 et 75 %
_ plus de 75 %

49. Votre université a-t-elle mis sur pied des programmes ou des activités pour favoriser
spécifiquement les acquisitions de ces archives de professeurs et de chercheurs ?
_ non
_ oui, décrivez-les brièvement ____________________________________________________________

50. Votre université acquiert-elle des archives de source privée qui ne sont pas liées avec
elle (individu n'ayant jamais étudié, enseigné ou travaillé à l'université, organisme
qui n'est pas associé à l'université) ?
_ non (passez à la question 53)
_ oui

51. Au 31 mai 2004, quel est le pourcentage de ces archives conservées dans votre
dépôt par rapport à la quantité d'archives privées conservées ?
_ entre 0 et 15 %
_ entre 16 et 25 %
_ entre 26 et 50 %
_ entre 51 et 75 %
_ plus de 75 %

52. Pourquoi faites-vous l'acquisition de ces archives ? (Notez par ordre d'importance
chaque critère entre 1 et 5, 1 étant le plus important).
a. lien avec la politique d'acquisition____________
b. demande spécifique d'un professeur ____________
c. fonds complémentaire à un ou des fonds déjà acquis ____________
d. importance pour la discipline ____________
e. rôle de suppléance joué par l'université pour la conservation et la diffusion des archives ____________

Diffusion

53. Disposez-vous d'une page ou d'un site web exclusivement consacré au service des
archives ?
_ oui
_ non

54. Ce site web est-il intégré à celui de l'Université ?
_ oui
_ non
Dans la négative, où est situé ce site web ? ________________________________________________

55. Sur l'ensemble des fonds consultés pendant l'année financière 2003-2004, quelle
est la proportion des fonds privés consultés ?
_ entre 0 et 15 %
_ entre 16 et 25 %
_ entre 26 et 50 %
_ entre 51 et 75 %
_ plus de 75 %

56. Sur l'ensemble des fonds privés consultés pendant l'année financière 2003-2004,
quelle est la proportion des fonds de professeurs et de chercheurs consultés ?
_ entre 0 et 15 %
_ entre 16 et 25 %
_ entre 26 et 50 %
_ entre 51 et 75 %
_ plus de 75 %

57. Ces archives offrent-elles des difficultés particulières en matière de diffusion ?
_ non
_ oui, expliquez lesquelles (donnez des exemples) ________________________

58. Indiquez quelle est la proportion des principaux types de clientèles qui ont fréquenté
votre salle de consultation.
professeurs et étudiants de votre université ____________ %
professeurs et étudiants d'autres universités ____________ %
autres clientèles (précisez)
________________________________________________ ____________%
________________________________________________ ____________%

59. Indiquez les cinq fonds privés les plus consultés par les chercheurs au cours de
l'année 2003-2004 et précisez la discipline.
1. ________________________________________________________________________
2. ________________________________________________________________________
3. ________________________________________________________________________
4. ________________________________________________________________________
5. ________________________________________________________________________

60. Comment votre université fait-elle connaître les fonds qu'elle conserve (vous pouvez
cocher plus d'une case) ?
_ Internet
____________description sommaire de vos fonds d'archives
____________instruments de recherche
____________publication de documents ou d'archives
____________exposition virtuelle
_ intranet institutionnel
_ bulletin interne
_ programme particulier mis en place par votre université (indiquez lequel)
_ Revue d'histoire de l'Amérique française
_ participation au RDAQ/Archives Canada
_ envoi ciblé d'information à des chercheurs
_ autre, expliquez ____________________________________________________________