Avec le temps, une certaine expertise se développe, et l'AAQ est vue comme un interlocuteur incontournable, comme c'est le cas dans le dossier de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels où son action s'est particulièrement faite sentir. C'est d'ailleurs à la suite de prises de position répétées dans le domaine législatif, surtout à compter de 1997, que le Comité des affaires professionnelles sent le besoin de s'adjoindre un « responsable des affaires législatives ». En effet, après le dépôt du premier mémoire portant sur la révision quinquennale de la Commission d'accès à l'information (CAI) en 1997, l'AAQ avait formé un « comité de suivi sur le dépôt du mémoire sur la révision des lois 65 et 68 », comité qui s'est révélé fort utile pour poursuivre la lutte amorcée. Mais il est vite apparu que les questions législatives étaient plus larges que les seules questions d'accès à l'information au Québec, ce qui amenait le comité à agir dans d'autres domaines que le strict suivi du dépôt du mémoire de 1997. Après avoir songé à créer un « comité des affaires juridiques », l'AAQ procède plutôt à la nomination d'un responsable des affaires législatives.

Ce membre du CAP aura pour mission de :

• « étudier tout projet de loi ou de règlement ou toute modification à une loi ou à un règlement existant susceptible d'avoir un impact sur la discipline ou la profession archivistique et préparer un avis que le CAP soumettra au président de l'AAQ ;
• assurer le suivi, s'il y a lieu, de toute décision prise par l'AAQ en réaction à un avis émanant du CAP en matière d'affaires législatives ;
• former, au besoin, et coordonner les efforts de groupes de travail ponctuels ou d'experts dans le but de préparer des mémoires ou autres documents au nom de l'AAQ en matière législative. Dissoudre un groupe de travail ou d'experts dont le mandat est terminé ;
• si possible, soumettre préalablement au CAP pour que soit discuté et adopté tout document devant être déposé au CE ou au CA. Sinon, le soumettre en même temps au CAP et au CE ou au CA ;
• assumer la responsabilité de l'adoption au CE ou au CA de tout document en matière d'affaires législatives devant y être adopté. À cet effet, assister sur invitation aux réunions du CE ou du CA ;
• dans le cadre du système de veille archivistique mis sur pied par le CAP, assurer la responsabilité de la veille en matière d'affaires législatives »2.

2 Résolution adoptée en Conseil d'administration le 29 avril 2000.

L'addition de ce responsable au sein du CAP aura un effet bénéfique comme en font foi les interventions fréquentes à ce chapitre.

La défense des archives, des archivistes et des services d'archives se décline de bien des façons. Qu'il s'agisse de promouvoir les archives, de militer pour la nomination d'archivistes, de s'insurger contre l'abolition de postes ou au contraire, de plaider pour la création de postes d'archivistes, de déplorer le manque de ressources pour les services d'archives, de critiquer la fermeture de services d'archives, de prendre position sur les programmes touchant les archives ou de s'inquiéter de certaines pratiques en matière de gestion documentaire, l'AAQ a toujours répondu présent. Toutes les batailles n'ont pas été couronnées de succès et les énergies déployées n'ont pas été de même valeur, mais l'Association s'est questionnée sur la position à prendre et a développé une stratégie d'intervention dans tous ces secteurs.

Reconnaissance professionnelle

La nouvelle orientation adoptée en 1989 par l'AAQ l'amène à militer pendant quelques années pour l'obtention d'une véritable reconnaissance professionnelle. Cette recherche de reconnaissance s'accompagne de gestes concrets posés pour la « professionnalisation » des archivistes. L'Association se dote d'un comité de certification qui définit les rôles des archivistes « professionnels » et « techniciens », crée des catégories de membres, analyse les dossiers des membres désirant recevoir la certification de leur compétence en tant qu'archivistes professionnels ou techniciens et se dote d'un code d'éthique. Toutes ces actions sont à la fois tournées vers l'intérieur, structurant le membership et se donnant les moyens de rassembler les membres autour de valeurs fondamentales et d'un code de pratique, mais aussi vers l'extérieur, projetant l'image

d'une véritable profession, même si l'objectif de reconnaissance, par l'Office des professions du Québec, doit finalement être abandonné.

Code des professions

En mars 1993, une Commission parlementaire sur l'Avant projet de loi modifiant le Code des professions et autres lois professionnelles sera une occasion pour l'Association de présenter son cheminement comme modèle d'évolution de « nouvelles professions ». (AAQ 1993a) L'objectif de l'Association est de démontrer que les changements sociaux importants survenus sur le marché du travail ont permis l'émergence de « nouveaux professionnels » reconnus comme tels par les employeurs qui oeuvrent dans différents secteurs. Ils détiennent un savoir spécialisé et se regroupent dans des associations ad hoc. De nouvelles normes les reconnaissent. L'Association propose donc à la Commission de revoir l'utilisation du terme même de « profession » qui ne peut plus être réservé à l'usage exclusif des corporations, du code et de l'Office. Elle se demande s'il ne vaut pas mieux qualifier autrement les corporations, le code et l'Office afin de libérer les termes « profession » et « professionnel » de façon à ce qu'ils traduisent la réalité du marché du travail et non une vision strictement légaliste. Elle exprime aussi le désir que les corporations professionnelles assurent la protection des renseignements personnels détenus par leurs membres, souhait qui se concrétisera quelque 13 ans plus tard par l'assujettissement des ordres professionnels à la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels et à la Loi sur le secteur privé.

L'Association des archivistes du Québec a aussi participé à l'initiative, menée de main de maître par Denys Chouinard, président du Groupe d'archivistes de la région de Montréal (GARM), de doter le Québec d'un texte fondateur qui dirait haut et fort la place et le rôle des archives dans notre société. Invitée, comme les huit autres regroupements et associations de professionnels de l'archivistique et de services d'archives, à participer à toutes les étapes de ce projet, l'AAQ a bien entendu fait entendre sa voix. Elle a ainsi été de la première rencontre de février 2005 qui visait à établir les objectifs de ce projet. Elle a ensuite commenté les différentes versions du texte, lui a fait une place lors de son congrès annuel de 2005, a pris la parole à l'occasion du colloque sur la Déclaration en novembre 2005 de même qu'à son lancement en avril 2006. Le congrès annuel 2006 a été l'occasion d'une cérémonie de signature à Sainte-Rose-du-Nord en juin 2006. Dès après, l'Association a créé un comité de promotion pour que cette belle initiative ne reste pas lettre morte. De façon plus concrète, l'Association a mis sur son site Internet les versions française et anglaise de la Déclaration en plus de mettre à la disposition de tous, un registre virtuel de signature. Elle continue de participer aux actions visant à amener la Déclaration à l'Assemblée nationale.

Soucieuse de voir les institutions nationales, tant canadienne que québécoise, être dirigées par des personnes possédant l'expertise et l'expérience nécessaires pour assumer les fonctions de dirigeant, l'AAQ a, à quelques reprises au cours de son existence, écrit aux ministres responsables pour leur faire part de ses exigences en cette matière. Déjà en 1971, l'Association avait ainsi interpellé le gouvernement québécois par une résolution demandant que le nouveau Conservateur des Archives nationales du Québec « soit choisi parmi les membres de la profession ». (AAQ, CA 1971, 2) Elle récidive en 1997 lors du départ de l'Archiviste national fédéral, Jean-Pierre Wallot. Annoncé au printemps de 1997, ce départ se concrétise en juin de la même année. L'AAQ intervient alors de plusieurs façons. Elle incite les groupes et organisations du domaine de l'archivistique à faire parvenir à la ministre du Patrimoine canadien, Mme Sheila Copps, une lettre exprimant le souhait qu'un archiviste d'expérience soit nommé pour lui succéder. Une lettre de remerciement pour le travail accompli est envoyée à Jean-Pierre Wallot et une campagne, pour demander que son successeur possède les qualifications et l'expertise requises est menée en collaboration avec l'Association of Canadian Archivists (ACA), par le biais du Bureau canadien des archivistes (BCA). Des lettres sont envoyées à la ministre Copps, lui demandant que « les associations nationales d'archivistes soient consultées lors du processus de sélection ». (AAQ 1998, 4) Ayant été invité à le faire, le BCA suggère le nom de cinq personnes possédant les qualités requises, dont trois sont des membres de l'AAQ. Il faudra finalement attendre jusqu'en 1999 avant que le nouvel Archiviste national ne soit nommé, soit après le dépôt du rapport English3 sur le rôle des Archives nationales et de la Bibliothèque nationale du Canada.

3 Il sera traité de la consultation sur le rôle des Archives nationales du Canada et de la Bibliothèque nationale du Canada et du rapport English qui en découle, plus loin dans cet article.

L'AAQ s'impliquera de même, en décembre 2000, lors du départ du Conservateur des Archives nationales du Québec, Robert Garon. L'Association offre à la ministre de la Culture et des Communications, Diane Lemieux, sa collaboration dans le processus de sélection du nouveau conservateur, cette offre de collaboration n'aura finalement pas de suite.

Les changements de dirigeants des institutions nationales sont aussi l'occasion pour l'Association d'envoyer des lettres de remerciement aux titulaires des fonctions pour le travail accompli. Elle va plus loin en décernant, en 1997, le prix Jacques-Ducharme à Jean-Pierre Wallot pour souligner son apport au développement de l'archivistique canadienne. Le départ de Robert Garon est salué, pour sa part, par la parution d'un article dans Le Devoir du 30 avril 2001. (Lacasse 2001) Sous la signature du président, Marc Lacasse, l'article met en lumière le rôle-clé joué par Robert Garon dans l'essor des archives au Québec. L'AAQ publie aussi, sous la direction de Louise Gagnon-Arguin et de Jacques Grimard La gestion d'un centre d'archives. Mélanges en l'honneur de Robert Garon ; ces deux initiatives émanent directement du responsable du Comité des affaires professionnelles, James Lambert.

L'AAQ félicite aussi les nouveaux titulaires des postes et leur offre sa collaboration. En juillet 1999, l'AAQ applaudit à la nomination de Ian Wilson à la tête des Archives nationales du Canada. En 2002, lorsqu'il est reçu membre de l'Ordre du Canada, l'AAQ joint sa voix au concert de félicitations. Elle félicitera aussi Sylvie Lemieux de sa nomination à titre de Conservatrice et Directrice générale des Archives nationales du Québec et la remerciera à la fin de son mandat.

L'intérêt de l'AAQ ne se limite pas à la nomination de l'Archiviste national du Canada et du Conservateur des Archives nationales du Québec. Elle entend aussi que les postes d'archivistes dans les organismes publics et privés soient comblés par des archivistes et que les descriptions d'emplois rejoignent la classification des tâches élaborée par le Comité de certification. L'AAQ réagira aussi au libellé de certaines offres d'emploi, faisant valoir l'importance de recourir à un archiviste professionnel ou technicien pour les combler. C'est ainsi qu'en 1990, elle écrit à la Ville de Trois-Rivières qui avait fait paraître une offre d'emploi de « notaire et assistant-greffier » qui comportait des tâches normalement dévolues à un archiviste. Constatant que ce cas n'est pas isolé, elle enverra, en 1998, une lettre-type aux municipalités et aux municipalités régionales de comté pour promouvoir l'embauche d'archivistes. L'AAQ réagira de même auprès de la Commission scolaire de Saint-Hyacinthe qui, à la suite des fusions survenues en 2001, affecte à des responsabilités d'archivistes, du personnel ne possédant pas la formation et l'expérience requises. Une démarche similaire sera aussi menée auprès du Centre d'exposition de Baie-Saint-Paul (2001) qui désire embaucher une « secrétaire-archiviste » ; cette fois, c'est le nom du poste qui pose problème car, si les fonctions d'application d'un calendrier de conservation et de classement des documents en vertu d'un plan de classification existant font partie des tâches habituellement dévolues aux agents de secrétariat, elles ne font pas de ces personnes des « archivistes » pour autant. L'Association réagira de nouveau lorsque la Ville de Rimouski s'apprête, en 2004, à remplacer son archiviste par une avocate, appuyant en cela une résolution du Réseau des utilisateurs et des diffuseurs d'archives de l'Est du Québec (RUDAEQ) qui demande une rencontre avec le greffier de la ville pour discuter de la question.

La question des offres d'emploi sera souvent discutée dans les différentes instances de l'AAQ. D'aucuns soutiennent que l'Association ne devrait pas publier, sur son site Internet, des offres d'emploi non conformes aux exigences professionnelles ou celles dont le salaire est jugé insatisfaisant. D'autres préfèrent que toutes les offres d'emploi soient affichées, laissant les membres libres de postuler ou pas et déléguant au Comité de certification le soin de prendre contact avec les employeurs pour les sensibiliser à l'importance de bien distinguer les tâches de professionnels et de techniciens en archives et d'offrir des salaires correspondant à la formation et à l'expérience exigées. Le problème préoccupe cependant assez les membres pour que soit créé, sur l'initiative de certains archivistes, un sous-comité au Comité des affaires professionnelles dont le mandat est « de faire reconnaître formellement le statut d'archiviste dans les conventions collectives4 ». Ce comité a travaillé pendant quelques années à, entre autres, analyser les offres d'emploi et à réagir auprès des employeurs lorsque la situation l'exigeait.

L'AAQ, par la voix du responsable du CAP soutenu par le Comité de certification, s'est cependant manifestée, à l'automne 2000, lors de discussions qui avaient cours sur ARCAN-L concernant le peu de place faite par les Archives nationales du Canada à la formation en archivistique dans les critères d'embauche lors de l'annonce de nouveaux postes d'archivistes. Une lettre sur le même sujet avait été envoyée, en juin 1998, à la Directrice générale des politiques de renouvellement du personnel et de la législation de la Commission de la fonction publique du Canada pour souligner « l'absence de la reconnaissance formelle de la formation en archivistique dans les normes de sélection et d'évaluation, régissant l'embauche de personnel affecté à des tâches d'archivistes »5.

4 Votre rétrospective 1998-1999. Rapport de la présidente. La Chronique, volume XXIX, no 2, juin 1999, p. 5.
5 Lettre envoyée le 15 juin 1998 sous la signature du président Frédéric Brochu.

Outre les cas où la formation et l'expérience en archivistique ont été totalement évacuées lors de la création de postes, l'AAQ déplore aussi l'abolition de postes d'archivistes partout au Canada. C'est ainsi qu'elle envoie des lettres de protestation à la Ville de Calgary (1994), à la Ville d'Ottawa (1996), à la Ville de Toronto (1997) et au Fonds de solidarité de la FTQ (2003). En janvier 1997, une lettre est aussi envoyée au ministre de l'Emploi et des investissements de la Colombie-Britannique pour lui faire part des préoccupations de l'AAQ face à la réorganisation des services informationnels et plus particulièrement au sort réservé au British Columbia Archives and Records Service (BCARS). Le ministre répond en mars 1997 faisant état d'un large soutien de la communauté canadienne face à la menace qui secouait cet organisme gouvernemental. Il semble que ce mouvement ait eu un impact majeur sur la décision de préserver la mission de conservation des archives privées et le poste d'Archiviste provincial.

Les années 1990 sont difficiles pour le marché de l'emploi et celui des archivistes ne fait pas exception. Des postes sont abolis pour rencontrer les exigences des administrations de sabrer dans leurs dépenses. Cela amène aussi des services d'archives à éliminer des postes d'archivistes. Faut-il ou non réagir ? L'AAQ définira ainsi sa politique : distinguer les cas où un service d'archives est soumis aux mêmes restrictions budgétaires que les autres services dans l'organisation, et ceux où les abolitions visent spécifiquement les archivistes et où l'expertise professionnelle est remise en question. Dans ces derniers cas, il faut faire connaître son inquiétude.

Autre sujet important qui a mobilisé l'Association au cours des ans, la transformation de services d'archives. Deux cas peuvent être cités : l'affaire du Séminaire de Québec et celle du Musée McCord.

Archives du Séminaire de Québec

Le 20 septembre 1993, les employés du Musée du Séminaire de Québec sont mis en lock-out. Le 22 septembre, le journal Le Soleil annonce la fermeture des Archives du Séminaire de Québec. L'origine de cette fermeture était double : problèmes financiers liés à une croissance rapide et conflit syndical. Dès le 4 octobre, une lettre est envoyée sous la signature du président de l'AAQ, Victorin Chabot, au Supérieur du Séminaire de Québec avec copie conforme à l'Archevêque de Québec, Mgr Maurice Couture, à la ministre de la Culture et des Communications, Liza Frulla, et au Conservateur des Archives nationales du Québec, Robert Garon. Ces deux dernières personnes sont interpellées car les Archives du Séminaire de Québec avaient obtenu, en 1990, le statut de service agréé d'archives privées. Cette première réaction est suivie, le 13 octobre, par l'envoi d'une deuxième lettre, celle-là au président de la Société du Musée du Séminaire de Québec. Toutes ces lettres déplorent la fermeture d'un service d'archives qui vient de célébrer (en 1992) le 50e anniversaire de son accessibilité aux chercheurs et qui compte des archives parmi les plus abondantes et les plus précieuses qu'il y ait au Canada français, comme le soulignait avec beaucoup d'à propos, la revue Cap-aux-Diamants à l'automne 1992.

La réaction ne se limite pas là, des lettres-types paraissent dans La Chronique à l'instigation des membres de la section Est de l'AAQ. Les membres de toutes les régions sont invités à prendre la plume pour faire connaître leur position. Gilles Héon rédige un article sur la question pour les journaux et Louise Gagnon-Arguin axe une recherche universitaire portant sur la déontologie à la rédaction d'une lettre sur la question. Des groupes proches de l'AAQ, comme le Réseau des archives du Québec (RAQ), l'Institut d'histoire de l'Amérique française (IHAF) et la Société historique du Canada (SHC) sont invités à participer au mouvement. Une lettre d'appui est aussi envoyée à l'abbé Laurent Tailleur, membre de l'AAQ et ancien président, pour l'assurer du support de l'Association dans le dossier. Un plan de relance est finalement mis en place et le service ouvre de nouveau ses portes le 7 septembre 1994 après une fermeture de près d'un an. Selon l'abbé Tailleur, « les interventions de l'AAQ ont eu un effet notable sur les dirigeants du Musée ». (AAQ, CA 1994)

La question des Archives du Séminaire resurgit, en 1995, au moment de la fusion du Musée de la civilisation et du Musée de l'Amérique française qui inclut les Archives du Séminaire de Québec. L'AAQ se demande si elle doit réagir et confie au Comité des affaires professionnelles le soin d'analyser la situation et de lui faire ses recommandations. Finalement, « les membres du CA s'entendent pour dire qu'il n'est pas opportun d'intervenir dans cette question pour les raisons suivantes :

1. Les Archives du Séminaire demeurent une entité distincte et gardent leur nom.
2. Les Archives du Séminaire restent ouvertes et accessibles au public.
3. La personne choisie pour diriger la nouvelle entité, Mme Danielle Aubin, est une archiviste professionnelle qui possède une formation de 2e cycle en archivistique et de l'expérience. De plus, elle est un membre actif de notre Association. L'article que Mme Aubin a publié dans La Chronique de septembre dissipe les inquiétudes que l'on pouvait avoir à ce sujet ». (AAQ, CA 1995, pp. 4-5)

Musée McCord

Le cas du Musée McCord est similaire. En janvier 1996, on apprend la fermeture du service d'archives du Musée McCord, dont l'accès reste possible, sous certaines conditions, pour ceux qui ont amorcé une recherche avant le 15 janvier et, sur demande, pour les autres. De plus, l'archiviste qui y travaillait est remercié de ses services. Plusieurs chercheurs protestent, des articles paraissent dans les journaux et l'inquiétude règne quant à l'avenir des fonds d'archives qui sont conservés au Musée. Comme le service des archives est agréé par les Archives nationales du Québec, la situation étonne. Des lettres sont envoyées à Manon Vennat, présidente du Conseil d'administration, avec copies conformes à des dirigeants de l'Université McGill dont dépend le Musée, au Conservateur des Archives nationales du Québec, à la présidente du Réseau des archives du Québec, à la directrice du Devoir et à Brian Young, professeur au Département d'histoire de l'Université McGill. James Lambert, alors président de l'AAQ, y consacre son « Mot du président » d'avril et la lettre envoyée au Musée est imprimée dans les pages de La Chronique du mois de mars 1996. La réponse de la directrice du Musée McCord, Mme Claude Benoit, est publiée dans La Chronique d'avril, confirmant que

le 15 janvier dernier [1996], le Conseil d'administration du Musée McCord a pris la décision, dans le cadre d'un plan de restructuration, de regrouper la collection des archives historiques avec les autres archives du Musée sous un seul et même service, celui de la gestion et de l'accès aux collections et ce, tout en respectant la nature intrinsèque de ces collections. «

Elle confirme aussi que :

À plus long terme, la collection des archives historiques fera l'objet d'une réévaluation. Cette activité sera effectuée dans le plus grand respect de l'intégrité des fonds et dans le souci d'augmenter l'accès et les opportunités de diffusion de ceux-ci. [...] Advenant le cas où certains fonds ne seraient pas conservés au Musée, ils seraient retournés à l'Université McGill qui en est l'ultime propriétaire.

La lettre avalise aussi la cause ultime de ces transformations, Mme Benoit écrit : » C'est toutefois en tenant compte de contraintes importantes en terme de ressources financières et humaines que le Musée implantera de nouvelles manières de faire afin d'optimiser l'accès aux collections, à ses documents et à ses archives6 «. Après quelques mois, les archives sont rouvertes à tous et une nouvelle archiviste est embauchée.

6 Extraits de la lettre de Mme Claude Benoit, directrice générale du Musée McCord, publiée dans La Chronique d'avril 1996.

Nul ne peut dire quel a été l'impact des pressions exercées par l'AAQ dans le règlement de ces deux dossiers, mais une chose demeure, les membres s'attendent à ce que les archives, les services d'archives et les archivistes soient défendus par leur association. Comme l'indiquait James Lambert dans son Mot du président

[...] il est pour le moins troublant que des institutions de patrimoine et de culture réputées réagissent de la même manière que des institutions non culturelles en coupant leurs centres d'archives dès qu'elles rencontrent des problèmes. Ce faisant, elles renforcent l'impression que les archives sont un luxe et confortent ceux et celles qui sont prêts en général à couper d'abord dans le secteur culturel7.

7 Les archives du Musée McCord : pourquoi s'en faire ? La Chronique, volume XXV, no 10, avril 1996, p 3.

Autres musées et services d'archives

L'Association ne limite pas son action au Québec, ni aux seuls services agréés d'archives privées. En 1998, l'Association écrit au maire de la Municipalité régionale d'Halifax, réagissant à la fermeture possible du Regional Museum of Cultural History, une institution vouée à la préservation du patrimoine de la Municipalité régionale d'Halifax. La même année, elle demande à la Ville de Hull, de ne pas délivrer de permis à la Compagnie E. B. Eddy pour la démolition de l'un des plus anciens édifices du patrimoine industriel et historique de la Ville de Hull.

Sur une note plus joyeuse, notons qu'en 1994 l'Association témoigne son appui à l'archiviste de la Ville de Gatineau dans le projet de Centre intégré de services culturels à la Maison de la culture de Gatineau, projet dont l'ouverture aura pour conséquence, plusieurs années plus tard, l'agrément d'un premier service d'archives privées dans l'Outaouais.

Tout récemment, soit en septembre 2006, l'Association, joignant sa voix à celle de l'ACA écrit au ministre des Services gouvernementaux, Gerry Philips afin de presser le gouvernement de l'Ontario de choisir un nouvel emplacement pour les Archives de l'Ontario et donne son appui au texte d'une lettre ouverte rédigée par l'ACA, parue dans le Toronto Star en date du 18 août 2006. Faisant siens les arguments de l'ACA, l'Association insiste pour que cette décision se prenne avec les archivistes et mette les archives au premier plan. L'AAQ écrit :

Sans renier ou taire les problèmes d'ordre économique ou politique, il nous apparaît primordial de prendre en compte d'abord et avant tout, les considérations archivistiques, liées notamment à l'importance de conserver les documents dans des lieux (locaux) adéquats et d'y donner accès selon les modalités usuelles8.

8 Courriel envoyé par le Secrétariat de l'Association des archivistes du Québec à Gerry Philips, ministre des Services gouvernementaux et à Caroline Di Cocco, ministre de la Culture, le 7 septembre 2006.

C'est parfois la relation dans les journaux de certaines pratiques qui déclenche la réaction de l'Association. Témoin, à l'été 2001, la parution de deux articles publiés dans le quotidien La Presse, dénonçant l'élimination de certains dossiers d'enquête à la Sûreté du Québec. Ces articles, truffés d'inexactitudes et dont le ton est quelque peu démagogique donne lieu à une riposte. La présidente d'alors, Dominique Maurel, écrit une lettre ouverte à la journaliste pour rétablir les faits concernant les durées de conservation des dossiers d'enquête concernant des crimes de nature sexuelle et des dossiers de meurtres. La série d'article laisse sous-entendre que la Sûreté du Québec traite ses documents avec désinvolture, en utilisant des expressions comme » mis à la poubelle «, » prenne le large «, » dix ans puis bye bye «, » expédié aux archives de la Sûreté du Québec où on les fera disparaître le moment venu «. Il était important pour l'AAQ de rétablir les faits, de rappeler l'existence des règles de conservation qui régissent les durées de conservation et les dispositions finales qui vont de l'échantillonnage et de la sélection à la conservation permanente dans les cas d'infractions ou d'événements menant à la mort, et de souligner que les dossiers d'enquête ne sont pas » mis à la poubelle « mais éliminés de façon à respecter le caractère nominatif des renseignements qu'ils contiennent, soit par déchiquetage ou incinération. Cette mise au point met en évidence une des fonctions les plus importantes des archivistes, soit l'évaluation des archives et l'établissement d'outils de gestion tels que les calendriers de conservation. Cette lettre ne sera malheureusement pas publiée.

Un autre article du même journal sera aussi l'occasion pour l'Association de réagir, cette fois avec plus de succès. Le journal La Presse publie cette fois un article sur la » disparition « de 563 boîtes de documents du fonds d'archives Robert-Bourassa. Cette information, qui s'est finalement révélée sans fondement, servira de prétexte à l'envoi d'une lettre ouverte, parue le 19 août 2001 et qui fait part des préoccupations de l'AAQ à un niveau plus global. Faisant un rappel de la série d'articles sur l'élimination des dossiers d'enquête à la Sûreté du Québec, Dominique Maurel écrit : « ... le désintéressement de l'État face à la situation globale des archives au Québec [...] est encore plus [troublant] ». Rappelant que le rapport Arpin déposé en 2000 reconnaissait que les archives font partie intégrante du patrimoine, soulignait le sous-financement chronique du secteur archives et recommandait la création d'un comité pour étudier la situation, la présidente rappelait qu'aucune suite n'avait été donnée et appelait le gouvernement à investir « enfin les efforts nécessaires pour donner à ce secteur vital, la place qui lui revient »12.

12 Dominique Maurel, » Disparition d'archives «, extraits de la lettre ouverte publiée dans le quotidien La Presse, 19 août 2001.

En 1997, c'est Simon Richard qui prend la plume pour écrire une lettre ouverte qui sera publiée le 14 mars. Sous le titre » Pour que survive la mémoire vive «, le président sonne l'alarme de la possible amnésie d'une société qui prendrait la préservation de la mémoire de manière un peu trop à la légère.

De nombreux exemples nous rappellent fort malheureusement que l'ère de l'information peut aussi parfois correspondre à une grande amnésie collective qui, au nom des droits de certains ou des privilèges de d'autres, masque tantôt la vérité historique, camoufle parfois des gestions d'hier, quand il ne s'agit pas tout simplement de refuser l'accès aux sources d'archives.

Rappelant les faits entourant les événements de Somalie ou l'affaire du sang contaminé au Canada et de la saga entourant l'interdiction de publication d'une biographie, Simon Richard dénonce » la transformation que peut subir un fait historique lorsque les fondations documentaires sont altérées «. Prenant appui sur les dénonciations des archivistes et des historiens en matière de protection des renseignements personnels, le président souligne que selon les règles actuellement en vigueur,

[...] la liste des membres de 1950 d'une ligue amateur de hockey ou celle de 1880 d'un club de bridge sont considérées comme confidentielles. Seule une demande à la Commission d'accès à l'information du Québec et une réponse favorable de celle-ci pourrait vous permettre de consulter ces documents sans toutefois les publier.

À ces périls s'ajoute celui de la » crise des finances publiques qui amène l'État à couper dans les services de gestion documentaire et à sabrer dans le secteur culturel, notamment dans les services d'archives « et, finalement, l'introduction de nouveaux supports d'information qui remplacent le papier sans garantir toutefois la conservation à long terme de l'information qui y est consignée »13. Comme le souligne le site Internet de l'AAQ, la parution d'un article sur l'archivistique dans le plus grand quotidien français d'Amérique constitue une bonne nouvelle pour la visibilité de l'archivistique, des archives et de l'Association.

13 Simon Richard, « Pour que survive la mémoire vive » extraits de la lettre ouverte publiée dans le quotidien La Presse, le 14 mars 1997.

Louise Gagnon-Arguin soulignait dans son ouvrage L'archivistique : son histoire, ses acteurs depuis 1960, que les archivistes « ont réclamé une loi provinciale sur les archives en 1968 et 1969 » et qu'ils se sont prononcés finalement sur le premier projet de loi 3 : Loi sur les archives en 1983, en présentant un mémoire qu'on retrouve dans la revue Archives. C'est en fait une véritable coalition d'archivistes qui s'est formée pour rejeter l'avant-projet de loi qui a d'abord été présenté. En plus du mémoire de l'AAQ soumis en commission parlementaire, plusieurs archivistes ou organismes dédiés aux archives comme les sociétés d'histoire, font front commun contre l'avant-projet de loi, qui sera finalement modifié en profondeur pour faire place à la loi que nous connaissons. L'AAQ consacrera d'ailleurs un numéro de la revue Archives, le volume 15, numéro 1 à la reproduction des 18 mémoires préparés sur la question.

En 1996, un bulletin interne des ANQ annonce le dépôt d'un projet de loi modifiant le statut des ANQ et certains articles de la Loi sur les archives (ANQ 1996). L'Association a donc écrit à la ministre Louise Beaudoin pour lui signifier l'importance que l'Association accorde à cette annonce et l'invite à l'associer à ces travaux14. En mai, le président de l'Association recevait du Conservateur des ANQ une lettre stipulant que les priorités gouvernementales avaient changé, mais il prenait soin de spécifier qu'aucune révision de la Loi sur les archives ne se ferait sans la consultation des organismes et des individus concernés15.

14 Lettre de James Lambert à Louise Beaudoin, 2 mai 1996.
15 Lettre de Robert Garon à James Lambert, 24 mai 1996.

L'Association a été appelée par la suite à se prononcer sur la réglementation et les politiques qui accompagnaient cette loi, entrée en vigueur en 1983.

Ainsi, en 1989-1990, l'Association intervenait sur la Politique de gestion des documents inactifs qui est entrée en vigueur en 1991. Le groupe de travail créé à cet effet recommandait à l'Association de donner son appui à cette politique, mais déplorait que le terme « documents historiques » ne fût pas employé pour diminuer l'ambiguïté de l'utilisation du terme « archives » pour qualifier les documents inactifs. Le groupe de travail trouvait aussi que cette politique réduisait à sa plus simple expression les obligations dévolues aux organismes publics décentralisés. Il était aussi en désaccord avec le fait de mettre sur un même niveau le principe de territorialité et celui du respect des fonds16.

Toujours en 1989, en relation avec le futur Règlement sur l'agrément d'un service d'archives privées et à la demande des Archives nationales du Québec, l'Association fournissait des noms d'experts afin de constituer un comité chargé d'analyser les demandes d'agrément et de formuler des recommandations sur les services d'archives agréés17.

L'Association présente en mars 1990 ses commentaires sur ce projet de règlement18. Si l'Association se montre favorable au Règlement, elle déplore cependant qu'il reste vague en ce qui concerne le niveau de formation requis pour les personnes travaillant dans un service agréé d'archives privées. D'après l'AAQ, le Règlement devrait porter non seulement sur le niveau, mais également sur la nature et la qualité de la formation. L'Association déplore de plus la confusion engendrée par la notion même de « services d'archives privées », considérant que des organismes publics peuvent être admissibles à l'agrément, bien que leurs archives même non institutionnelles, soient considérées comme des archives publiques selon la Loi sur les archives.

16 Première lettre de Murielle Doyle à Robert Garon, 6 novembre 1989. Lettre accompagnée des commentaires de l'Association intitulés : » Politique de gestion des documents inactifs des organismes publics «. Deuxième lettre de Murielle Doyle à Robert Garon, 6 février 1990.
17 Lettre de Murielle Doyle à Jean-Guy Leblanc, conservateur adjoint aux régions des ANQ, 18 décembre 1989.
18 Ses commentaires sont contenus dans une lettre signée par Carol Couture, vice-président et responsable des relations extérieures à Lucienne Robillard, ministre des Affaires culturelles, avec copies conformes à Cyril Simard, président de la Commission des biens culturels et Robert Garon, Conservateur des AN, 28 mars 1990.

D'autres aspects plus secondaires quant au contenu et à l'application de la Loi sur les archives et au mandat des Archives nationales du Québec ont aussi fait l'objet d'une intervention de l'AAQ.

En septembre 1998, la présidente de l'AAQ, Danielle Lacasse, transmettait une lettre à la ministre de la Culture, Louise Beaudoin, l'incitant à appuyer certaines recommandations contenues dans son mémoire sur le projet de loi 451 Loi modifiant la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels et la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, plus particulièrement sur celle relative à l'élargissement de la portée du Règlement sur l'agrément des services d'archives privés. La ministre a fait parvenir en octobre 1998 une lettre à son collègue André Boisclair, ministre des Relations avec les citoyens et de l'Immigration, sur un point particulier : la possibilité pour des services d'archives non agréés de recevoir en cession ou en don des documents contenant des renseignements personnels.

Dans la foulée de la numérisation des archives entreprise par les ANQ à la fin des années 1990, qui fait couler beaucoup d'encre et inquiète dans certains milieux, l'Association participe, en avril 1999, à la consultation externe menée par les ANQ sur les critères de conservation et d'élimination des documents originaux après numérisation19. L'Association appuie le projet des ANQ de numériser une certaine quantité de documents pour les rendre accessibles tout en partageant la réticence du Conservateur envers l'élimination des originaux après numérisation. Elle préconise que la numérisation devrait porter prioritairement sur les documents en mauvais état de conservation et souligne que les questions portant sur les changements de support, y compris le microfilmage, et l'élimination des documents devraient être discutées de façon globale.

19 Document intitulé : Consultation externe sur les critères de conservation et d'élimination de documents originaux des ANQ après numérisation : commentaires de l'Association des archivistes du Québec, 22 avril 1999, 8 pages.

En mai 2004, l'Association apprenait que le gouvernement allait procéder, dans la foulée de son plan de modernisation de l'état, à la fusion des deux institutions nationales : les Archives nationales du Québec et la Bibliothèque nationale du Québec, modifiant ainsi la loi constitutive de la BNQ.

S'interrogeant sur ce projet majeur, le président de l'Association, André Vigneau, discute avec la Conservatrice des ANQ, Sylvie Lemieux, sur les conséquences de cette fusion. Il reçoit la confirmation que les principes directeurs suivants guideront la fusion : le respect des champs disciplinaires archivistique et bibliothéconomique, le maintien intégral de la mission et des mandats des ANQ, le maintien du réseau des centres régionaux des ANQ et des programmes d'aide financière en place. Parallèlement à cette discussion, les entretiens pour le rétablissement du programme de Soutien au traitement et à la mise en valeur des archives se poursuivent et une rencontre a lieu en juin de la même année. Ce sera l'occasion pour les représentants de l'Association, du Réseau des services d'archives du Québec, du Regroupement des services d'archives de la région de Québec et du Groupe d'archivistes de la région de Montréal de faire part de leurs attentes et de leurs préoccupations sur la question de la fusion tout en offrant à France Boucher, sous-ministre adjointe aux communications et aux institutions nationales du ministère de la Culture et des Communications, leur collaboration pour que la fusion devienne un projet fructueux pour l'ensemble la communauté archivistique québécoise.

Toujours à la demande des mêmes intervenants, une rencontre avec Lise Bissonnette avait lieu le 23 novembre 2004. Cette rencontre avait pour but de discuter des points suivants : le partenariat entre BAnQ et les archivistes québécois, les moyens nécessaires pour assurer la protection et la mise en valeur du patrimoine archivistique, dont, notamment, le rôle de leader du milieu archivistique espéré pour BAnQ, le maintien et le développement du Réseau de diffusion des archives du Québec (RDAQ), l'aide financière aux services d'archives agréés, et la place des archives au sein de BAnQ dans le projet de loi.

Finalement, en novembre 2004, la ministre Line Beauchamp dépose le projet de loi 69 : Loi modifiant la Loi sur la Bibliothèque nationale du Québec, la Loi sur les archives et d'autres dispositions législatives. Ce projet de loi a fait l'objet d'une analyse approfondie par le Comité des affaires professionnelles. Bien qu'aucune commission parlementaire n'eût été annoncée, l'Association est invitée, le 1er décembre 2004, à présenter un mémoire (AAQ, Mémoire 2004) en Commission parlementaire sur la Culture, lors des auditions particulières précédant l'étude article par article du projet de loi 69. On peut voir dans le fait que l'AAQ ait été le seul organisme invité à présenter ses commentaires une reconnaissance de la crédibilité et de la notoriété de l'Association, de même que de son rôle de porte-parole du milieu archivistique québécois. La présidente-directrice générale de la Bibliothèque nationale du Québec fut la seule autre participante à cette Commission parlementaire.

Ces auditions ont permis de rassurer l'Association, et, à travers elle, tout le milieu archivistique sur le maintien intégral du mandat des Archives nationales, dont les fondements sont inscrits dans la Loi sur les archives, dans les fonctions de la nouvelle institution. L'Association a aussi reçu l'assurance que la nouvelle institution continuera à acquérir des archives privées et s'est fait confirmer que des représentants du milieu des archives siègeraient au conseil d'administration de BAnQ. La participation active du milieu archivistique à cette consultation est d'ailleurs soulignée par la ministre dans son discours de présentation en 3e lecture du projet de loi.

Même si d'entrée de jeu, l'Association s'est montrée plutôt satisfaite du projet de loi et a souhaité longue vie à la nouvelle institution, elle a tenu à émettre des commentaires sur certains points précis. Ainsi, le projet de loi laissait sous-entendre que la nouvelle institution n'aurait pas le pouvoir de conserver elle-même les documents semi-actifs des organismes publics. N'y trouvant aucune précision sur l'organisme qui assurerait cette activité, l'AAQ, en s'appuyant sur les expériences vécues, recommande au gouvernement la prudence en cette matière. Elle a aussi relevé l'absence de référence à l'acquisition d'archives de source privée par la nouvelle institution. À cet effet, elle recommande que cette fonction continue de faire partie des attributions de BAnQ et soit spécifiquement inscrite dans la loi. Concrètement, l'Association souhaite que les « archives » en général, mais aussi les archives privées, soient bien présentes dans la structure et dans la formulation des priorités d'action de BAnQ.

Par ailleurs, l'Association accueille favorablement l'ouverture faite, dans le projet de loi, à la recherche et au développement en archivistique, de même qu'au rayonnement international de l'expertise et du patrimoine documentaire québécois.

Sur un mode plus mineur, l'AAQ demande que soit retenue l'expression « deux personnes issues de la communauté archivistique » plutôt que « deux personnes provenant du milieu des archives » pour désigner ceux et celles qui représenteront les archivistes au conseil d'administration de BAnQ. L'Association en a profité pour souligner le sous-financement chronique dont souffre le secteur des archives, et déplorer l'absence de politique québécoise du patrimoine.

La loi fut sanctionnée le 14 décembre 2004 rendant effectives les modifications qu'elle introduisait à la loi constitutive de la Bibliothèque nationale du Québec et à la Loi sur les archives.

En apprenant, en octobre 2002, l'intention de la ministre du Patrimoine canadien, Sheila Copps, de fusionner les Archives nationales du Canada et la Bibliothèque nationale du Canada afin d'assurer la diffusion auprès de tous les canadiens du patrimoine documentaire, la présidente de l'Association, Marie-Josée Courchesne, fait parvenir, en février 2003, une lettre à la ministre pour souhaiter la meilleure des chances à la nouvelle institution qui sera créée, tout en lui rappelant l'importance de continuer d'oeuvrer dans tous les secteurs des archives : courantes, intermédiaires et définitives, l'importance du respect des pratiques disciplinaires et l'importance du principe du respect des fonds qui caractérise, entre autres, notre discipline.

En juin 2003, l'Association faisait parvenir une autre lettre à la ministre par rapport au projet de loi C-36, Loi constituant Bibliothèque et Archives Canada20. Elle réitérait son appui à la fusion en manifestant toujours que cela soit fait dans le respect des disciplines respectives.

20 Lettre de Marie-Josée Courchesne à Sheilla Copps, 4 juin 2003. Lettre accompagnée du document intitulé : » Commentaires sur le Projet de loi C-36 : Loi constituant Bibliothèque et Archives du Canada, modifiant la Loi sur le droit d'auteur et modifiant certaines lois en conséquence «, 2 pages.

Toutefois, elle signalait de multiples problèmes terminologiques et des différences inexplicables par rapport aux versions anglaise et française. Elle espérait que la nouvelle loi contraindrait davantage les institutions fédérales à une meilleure gestion de leurs documents administratifs. Elle s'est objectée en dernier lieu au retrait de la notion de « calendrier de conservation ». Ces recommandations de l'Association n'ont pas été retenues dans la loi approuvée.

À la suite de cette fusion, la loi canadienne sur les archives a été abrogée pour être remplacée, en 2004, par la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada.

La fusion des deux grandes institutions nationales constitue un des moments importants pour le milieu archivistique. Véritable révolution dans les manières de penser et de mettre en oeuvre les fonctions archivistiques, ces fusions furent précédées de consultations et de prises de position de la part de l'Association.

Rapport English

Le premier acte de la fusion des Archives nationales du Canada (ANC) et Bibliothèque nationale du Canada (BNC) se joue au lendemain de la démission de Jean-Pierre Wallot en 1997. Alors que l'AAQ et l'ACA militent pour que le nouvel archiviste national provienne de la communauté archivistique, le milieu apprend, en mars 1998, la tenue d'une vaste consultation sur le rôle des Archives nationales et de la Bibliothèque nationale du Canada et la nomination de John English, professeur d'histoire à l'Université de Waterloo, comme responsable de cette consultation. Du même souffle, le milieu est informé du report de la nomination de l'Archiviste national à la fin de cette tournée de consultation. Celle-ci portera, notamment, « sur la structure des deux institutions et la façon dont celles-ci peuvent aider le Canada à occuper une place de choix dans le contexte de l'inforoute en constante évolution »21. L'AAQ, s'alliant de nouveau avec l'ACA, sous l'égide du BCA, écrit à la ministre Copps pour montrer son intérêt à participer à la consultation tout en déplorant le retard mis à nommer le nouvel archiviste national. En mai 1998, la structure et l'échéancier de la consultation sont connus. Un mémoire est préparé et présenté en septembre 1998 devant John English et les deux personnes qu'il s'était adjoint pour la tenue de l'exercice, Jane Beaumont, bibliothécaire et Marcel Caya, archiviste. Divisé en sept chapitres, le mémoire porte sur le mandat, les collections et les acquisitions, l'accès, la préservation, la gestion de l'information, la structure organisationnelle et le leadership. L'AAQ, dans ses 24 recommandations prêche surtout pour la continuité, particulièrement au chapitre de la distinction des institutions, tout en proposant un réexamen de certaines pratiques. Le rapport English, qui devait être déposé fin 1998, ne paraîtra qu'à l'été 1999. Il recommande le maintien des deux institutions, ANC et BNC, comme l'avait souhaité l'AAQ, tout en privilégiant de regrouper le personnel et les services visant les documents audiovisuels, sonores et cartographiques.

21 Ministère du Patrimoine canadien, Annonce de consultations sur le rôle futur des Archives nationales et de la Bibliothèque nationale. Communiqué / News Release, CC971339. P-03/98-157.

Malgré les recommandations du rapport English la fusion entre les deux organismes nationaux surviendra quelques années plus tard, soit en février 2004, précédant de quelques années la fusion des ANQ et de la BNQ.

Orientations de Bibliothèque et Archives Canada (BAC)

En juin 2004, peu après la fusion des ANC et de la BNC, Bibliothèque et Archives Canada a voulu sonder les milieux archivistique et bibliothéconomique sur les orientations de la nouvelle institution. Conjointement avec le GARM, le RSARQ, le RSAPAQ et le RAQ, l'Association présentait en septembre 2004 des commentaires, préparés par la responsable des affaires législatives, sur la version française du document : Orientations pour Bibliothèque et Archives Canada juin 2004. L'Association en profitait pour reprendre certains des commentaires qu'elle avait exprimés sur le projet de loi : Loi constituant la Bibliothèque et les Archives du Canada, modifiant la Loi sur le droit d'auteur et modifiant certaines lois en conséquence, commentaires qui n'avaient pas été retenus dans la loi sanctionnée. Cela dit, l'Association et les autres intervenants ont salué l'initiative de Bibliothèque et Archives Canada de leur offrir la possibilité de se faire entendre sur ses orientations ; ils lui ont offert leur appui et l'ont assuré de leur intention de travailler en partenariat avec la nouvelle institution.

Rapport de la vérificatrice générale du Canada

En mars 2004, la vérificatrice générale du Canada rendait public son rapport de vérification dans lequel un important chapitre était consacré à la protection du patrimoine culturel du gouvernement du Canada, dont les archives. Ce chapitre soulevait de sérieuses questions, entre autres sur la gestion des documents administratifs et historiques des institutions fédérales et des Archives nationales du Canada. Il contenait aussi les explications et solutions proposées par les ANC aux différentes problématiques exprimées dans le rapport.

Dans le même mois, l'Association, sous la plume de son président André Vigneau, a transmis une lettre à la ministre du patrimoine canadien, Hélène Scherrer, soulignant sa préoccupation face aux lacunes soulevées par le rapport de la vérificatrice générale concernant l'identification et la sélection des documents des institutions fédérales ayant une valeur archivistique. Elle se disait aussi en accord avec la solution avancée par les ANC d'élaborer des systèmes basés sur l'ensemble du cycle de vie des documents. L'AAQ revenait sur une des propositions qu'elle avait faites à la ministre au moment du dépôt du projet de loi C-36 Loi constituant Bibliothèque et Archives Canada, soit d'obliger les organismes publics fédéraux à se doter de calendriers de conservation. Elle concluait sa lettre en précisant à la ministre que le ministère du Patrimoine canadien devait investir les sommes nécessaires à la sauvegarde et à la mise en valeur du patrimoine archivistique et donner à l'institution nationale qui en est responsable les outils nécessaires pour réaliser son mandat.

Cadre conceptuel du rôle national de BAC et de son partenariat avec le réseau de bibliothèques et d'archives

En mai 2005, BAC propose un document de réflexion découlant de ses orientations et intitulé : Cadre conceptuel du rôle national de BAC et de son partenariat avec le réseau de bibliothèques et d'archives. Dès sa diffusion, une consultation est annoncée, mais elle ne se tiendra finalement qu'en décembre 2005.

À la demande de BAC, l'Association a décidé de participer à une conférence téléphonique dont le but était de discuter du Cadre conceptuel du rôle national de BAC. En plus de l'Association, représentée par la responsable des affaires législatives et le responsable du Comité des affaires professionnelles, l'ASTED avait délégué son président et son directeur général, représentant le secteur des bibliothèques de langue française pour participer à la conférence téléphonique. Pendant au moins une heure et demie, il fut discuté de questions préalablement soumises dont les thèmes étaient les suivants : la compréhension du rôle national de BAC, l'interaction entre ce rôle et le rôle des milieux des bibliothèques et des archives, le rôle de BAC et les priorités du Canada, la collaboration des intervenants dans ces domaines.

Cet exercice intéressant a permis à l'Association de faire valoir l'importance des regroupements d'archivistes nationaux et provinciaux, ainsi que l'importance du rôle du CCA et du BCA, propos fort bien reçus par les représentants de BAC.

La fin des années 1990 et le début des années 2000 sont marqués par les fusions d'organismes dans les secteurs de l'éducation et du municipal. L'Association se montre très préoccupée par cette situation qui peut être néfaste à la fois pour les archives en tant que telles, mais surtout en regard des postes d'archivistes professionnels en charge de la gestion de ces archives.

Commissions scolaires

En 1997, le ministère de l'Éducation et de la Famille adoptait la législation modifiant la constitution des commissions scolaires qui ne seront plus confessionnelles mais linguistiques.

L'Association, tout en soulignant l'importance de ce nouveau réseau de commissions scolaires, se montre préoccupée par le sort des archives et des archivistes lors des fusions d'organismes qui découleront de ce nouveau découpage. Elle écrivait donc en juin 1997 à la ministre Pauline Marois pour la sensibiliser aux impacts de ces fusions sur les archives22. Elle lui recommandait d'introduire, dans la loi constituant les commissions scolaires linguistiques, un article traitant spécifiquement des archives et la sensibilisait à l'importance de confier la gestion des archives à des professionnels et des techniciens compétents.

22 Lettre de Diane Baillargeon à Pauline Marois, 30 juin 1997.

À la suite de cette intervention, un document intitulé « Les commissions scolaires linguistiques et la gestion des documents administratifs et des documents d'archives » a été préparé par le Ministère avec la collaboration des ANQ, de la Fédération des commissions scolaires du Québec et du Réseau des archives du Québec. Un an plus tard, l'Association faisait parvenir une autre lettre à la ministre pour lui souligner que, malgré cette publication, des fusions entraînaient des conséquences néfastes sur la gestion de l'information et le sort des professionnels et techniciens oeuvrant dans ce domaine23. L'Association incitait donc la ministre à amorcer une révision du plan de classification des emplois en vigueur dans le secteur de l'éducation pour y intégrer la fonction d'archiviste, avec un titre et une description de tâches propres à la profession. L'Association faisait valoir que la reconnaissance formelle du travail d'archiviste « est une garantie essentielle à l'embauche d'un personnel compétent, capable d'assurer une saine gestion des archives scolaires [...] ».

Le directeur général des relations de travail, répondait au nom de la ministre en août, en spécifiant à l'Association que le dossier de la classification des emplois ne concernait pas uniquement le ministère de l'Éducation, mais aussi les employeurs, donc les commissions scolaires, et les organisations syndicales à qui il revient de relever certaines situations problématiques à l'organisation du travail24. Malgré cela, il informait l'Association que le ministère vérifierait auprès de ses partenaires leur ouverture à introduire cette fonction dans un plan de classification des emplois.

23 Lettre de Danielle Lacasse à Pauline Marois, 30 juin 1998.
24 Lettre de Claude Pagé, directeur général, à Danielle Lacasse, 25 août 1998.

Municipalités

En 2001, c'est autour du réseau municipal d'être touché par une vague massive de fusions. En avril 2002, le Comité des affaires professionnelles mandate Simon Richard pour faire le point sur l'impact des fusions sur la gestion des documents administratifs et des archives dans les principales villes du Québec. Simon Richard étudie alors la situation antérieure et celle qui prévaut après la fusion, dans les nouvelles villes de Montréal, Québec, Longueuil, Gatineau, Saguenay, Trois-Rivières, Sherbrooke et Lévis. Les conclusions de son étude montrent un bilan positif en ce qui concerne les postes de professionnels et de techniciens avec cependant un recul pour ce qui est du personnel d'encadrement, particulièrement dans les deux plus grandes villes : Montréal et Québec. La Ville de Sherbrooke restait un cas préoccupant puisqu'elle ne pouvait compter sur aucun archiviste de niveau cadre, professionnel ou technique. Le rapport contenait cinq recommandations : écrire au ministre responsable des Affaires municipales, ainsi qu'aux maires des villes qui ont réussi le test, publier un sommaire du rapport dans La Chronique, assurer le suivi par rapport à ces villes et intervenir, si nécessaire, auprès des villes pour éviter la sélection de personnel non qualifié25.

25 Association des archivistes du Québec. » Quelques observations relatives aux fusions municipales, suivies de recommandations «. Simon Richard, 24 avril 2002, 9 pages.

Ainsi, en juin 2002, l'Association faisait parvenir une lettre au ministre André Boisclair, résumant ce rapport26. Elle terminait sa lettre en mentionnant au ministre qu'il était souhaitable

que le Ministère des Affaires municipales inclue explicitement la gestion des archives à l'intérieur des secteurs essentiels à la bonne marche des nouvelles entités municipales et encourage les nouvelles administrations à mettre en place les meilleures structures possibles et à affecter, en nombre suffisant, les ressources qualifiées susceptibles de favoriser une saine gestion documentaire27.

26 Lettre de Dominique Maurel à André Boisclair, avec copies conformes à Diane Lemieux, ministre de la Culture et des Communications et Sylvie Lemieux, conservatrice et directrice générale des ANQ, 4 juin 2002, 3 pages.
27 Ibid, p. 3.

En juin 2002, l'Association écrivait également au maire de la Ville de Sherbrooke pour l'inviter à se doter des ressources qualifiées pour la gestion de ses archives. En août, elle transmettait des lettres aux maires des Villes de Gatineau, Lévis, Longueuil, Trois-Rivières et Saguenay pour souligner sa satisfaction de la prise en compte de la gestion des archives lors des fusions.

Faire avancer le débat concernant les législations sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels

Même si elle a toujours jugé important de surveiller et de réagir aux projets de loi proposés par le législateur, l'Association s'est particulièrement intéressée, au cours des dix dernières années, aux questions relatives à l'accès aux documents et à la protection des renseignements personnels. Cela s'explique puisque cette législation touche particulièrement à l'archivistique et au travail de l'archiviste, lequel se veut un

arbitre entre le droit à l'accès aux documents et le droit de protéger les renseignements personnels, comme le démontrent les différentes interventions de l'Association.

Cette thèse représente d'ailleurs le point central des arguments présentés par l'Association lors de ses nombreuses interventions auprès du législateur et de la Commission d'accès à l'information.

Déjà, comme le souligne Louise Gagnon-Arguin dans son livre L'archivistique : son histoire, ses acteurs depuis 1960, le rapport 1981-1982 du président de l'Association « fait état d'un avis qu'il a adressé au ministre des Communications sur le rapport Paré », concernant l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels. Cet avis ne représentait toutefois pas une consultation officielle sur la future loi qui sera adoptée en 1983.

Dix ans après l'adoption de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (Loi sur l'accès), le Québec se dote d'une Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi sur le secteur privé). L'Association réagit officiellement par la présentation, le 1er mars 1993, d'un mémoire (AAQ, Mémoire 1993b) en commission parlementaire sur le projet de loi 68 : Loi sur le secteur privé, présenté par le ministre Lawrence Cannon. L'Association donnait son accord de principe, mais proposait, entre autres, d'inclure dans la loi des lignes directrices quant à la destruction qui suit généralement la conservation pendant « la durée nécessaire à la réalisation de l'objet du dossier », et de porter une attention spéciale aux problèmes terminologiques, par exemple l'utilisation du mot « détention » plutôt que « conservation ». Le mémoire de l'AAQ recommandait également au législateur de mieux présenter les dispositions concernant les droits et obligations de « toute personne qui exploite une entreprise » afin de ne pas diluer l'importance des responsabilités des organismes et de s'assurer que les citoyens en comprennent bien la teneur. Cette loi fut finalement adoptée en juin 1993, mais elle n'est entrée en vigueur qu'en janvier 1994.

La même année, une consultation générale est lancée en vue de l'étude du rapport quinquennal de la Commission d'accès à l'information sur la mise en oeuvre de la Loi sur l'accès. L'Association dépose son mémoire (AAQ, Mémoire 1993c) et intervient en commission parlementaire en mai 1994.

Les commentaires de l'Association portent sur sept points : la réévaluation de la pertinence de la cinquantaine de dispositions dérogatoires existantes dans différentes lois ; l'amélioration de l'accès aux personnes handicapées ; la proposition d'assujettir les infractions à la Loi à un régime de responsabilité stricte ; la prise en compte dans les décisions de la CAI des délais de conservation ; une évaluation des outils d'application que constituent les procédures d'accès ; les déclarations de fichiers de renseignements personnels ; les listes de classement et la nomination des responsables de l'accès et le rôle plus actif que devrait jouer la CAI auprès du grand public.

En septembre 1997, l'Association présentait un autre mémoire28 en réaction au rapport de la CAI déposé en juin et intitulé : Vie privée et transparence administrative au tournant du siècle. Rapport sur la mise en oeuvre de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels et de la Loi sur la protection des renseignements dans le secteur privé. Elle a défendu son mémoire en commission parlementaire le 7 octobre.

28 » L'accès à l'information et la protection des renseignements personnels : à la recherche d'un équilibre en vue de la révision de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels et de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé «. 5 septembre 1997.

Ses recommandations portent alors sur cinq demandes :

• que la loi sur l'accès ne s'applique pas aux fichiers et aux dossiers inactifs contenant des renseignements personnels en vertu de la Loi sur les archives à la condition que ces fichiers et dossiers ne soient pas structurés selon des critères relatifs aux personnes et que leur traitement soit manuel ;
• que la conservation et le traitement des renseignements personnels à des fins de recherche, une fois l'objet du dossier accompli, soient considérés compatibles avec les finalités pour lesquelles ces renseignements personnels avaient d'abord été collectés ;
• qu'il soit permis d'utiliser, sans le consentement de la personne concernée, des renseignements personnels non sensibles contenus dans un dossier sur autrui, une fois l'objet du dossier accompli, 20 ans après la date du document. S'il s'agit de renseignements personnels sensibles, cette utilisation serait possible 75 ans après la date du document29 ;
• qu'il soit permis à toute personne qui exploite une entreprise de céder ou de léguer sans le consentement de la personne concernée à un service d'archives historiques public ou privé un dossier contenant des renseignements personnels dont l'objet a été accompli et qui présente un intérêt en sa qualité de témoignage des activités de l'entreprise pour une utilisation à des fins de recherche ;
• que la loi oblige l'élimination sécuritaire, confidentielle et respectueuse des principes archivistiques des renseignements personnels, une fois leur objet accompli, s'ils ne présentent pas d'intérêt pour la recherche ;
• qu'il y ait harmonisation des délais prévus à l'article 26 de la Loi sur les archives avec ceux proposés par l'AAQ.

En décembre 1997, et toujours au sujet du rapport de la CAI, la présidente de l'Association signait conjointement, avec la présidente du GRGD, une lettre adressée au président de la CAI pour lui souligner l'importance des archivistes dans l'application de la Loi sur l'accès [...] et de la Loi sur le secteur privé30.

Le dépôt du rapport quinquennal devait, en principe, mener à une modification des lois touchant l'accès et la protection des renseignements personnels. Le législateur se met donc à l'ouvrage et, en janvier 1998, dans le cadre d'une consultation restreinte des ministères et des organismes du gouvernement, une rencontre a lieu entre un représentant du ministère des Relations avec les citoyens et de l'Immigration, alors responsable de ces lois et des représentants de l'AAQ afin de connaître les réactions de l'Association aux propositions de modifications aux lois concernées31. L'Association propose alors que les documents contenant des renseignements personnels soient accessibles respectivement après 80 ans de la date du document plutôt que 150 ans tel que spécifié dans la Loi sur les archives, ou pour le document administratif confidentiel sans renseignements personnels 50 ans après leur date. L'Association propose aussi d'instaurer un délai de 80 ans dans la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé dans laquelle aucun délai n'a été fixé.

Toujours en mars, le législateur propose le projet de loi 451, loi modifiant la Loi sur l'accès [...] et la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. En mai, l'AAQ s'associe à l'Institut d'histoire de l'Amérique française et les deux présidentes, Diane Baillargeon et Joanne Burgess, font paraître un texte dans Le Devoir du 22 mai 1998 appelant à un meilleur équilibre entre la protection des renseignements personnels et l'accès aux sources de l'histoire. Peu après, le ministre André Boisclair invitait spécifiquement par lettre l'Association à déposer un mémoire et à intervenir en commission parlementaire prévue pour septembre32.

29 Pour l'AAQ, les renseignements sensibles sont ceux qui portent sur la santé physique et mentale, les opinions politiques, religieuses, philosophiques ou syndicales, l'origine raciale ou ethnique, le comportement sexuel, la situation financière et judiciaire, les infractions à la loi et les condamnations.
30 Lettre conjointe de Diane Baillargeon et Nicole Boulet, présidente du Groupe des responsables de la gestion des documents au gouvernement du Québec, à Paul-André Comeau, 12 décembre 1997, 3 pages.
31 Compte-rendu de Diane Baillargeon à Robert Garon, 5 mars 1998, 2 pages.
32 Lettre de André Bzdera, attaché politique, à Diane Baillargeon, 24 juillet 1998.

À la fin de l'été 1998, l'Association soumet son mémoire intitulé : L'accès à l'information et la protection des renseignements personnels : au seuil de l'équilibre, saluant les quelques ouvertures montrées par le législateur et soulignant le chemin à parcourir entre les demandes de l'AAQ et le contenu du projet de loi.

Tout en se réjouissant de la limite de 25 ans à l'inaccessibilité des décisions du Conseil exécutif et du Conseil du trésor et de l'abolition de la notion de calendrier de conservation dans de la Loi sur le secteur privé, abolition demandée par l'AAQ dans son mémoire du 5 septembre 1997 à cause de l'emploi inapproprié du terme, l'Association présente cinq nouvelles demandes :

• le retrait de l'article proposant une limite à l'accès aux renseignements personnels à caractère public inscrits dans un registre, rendant ces renseignements inutilisables à la recherche pendant 150 ans, même si les renseignements personnels sont, comme l'indique leur nom, à caractère public ;
• le maintien de l'obligation pour tous les organismes publics de transmettre à la Commission d'accès à l'information l'inventaire de leurs fichiers de renseignements personnels ;
• l'obligation pour la Commission d'accès à l'information d'élaborer et de mettre à la disposition du public un inventaire exhaustif des renseignements personnels à caractère public ;
• la possibilité qu'un service d'archives, même s'il n'est pas agréé, puisse recevoir d'une entreprise des renseignements personnels, communiqués dans le cadre d'une cession ou d'un dépôt des archives de l'entreprise. L'Association propose de parler plutôt des services d'archives habilités à recevoir des renseignements personnels en fonction de normes et de critères de fonctionnement déterminés par la CAI en collaboration avec les ANQ et ses partenaires dans la communauté archivistique, dont l'AAQ ;
• la communication des renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée, autant dans la Loi sur l'accès que dans la Loi sur le secteur privé après des délais de 100 ans de la date du document ou de 30 ans après le décès de la personne concernée. L'Association demande toutefois que cette communication puisse être faite avant ces délais si les documents ne sont pas structurés de façon à être retrouvés par référence au nom d'une personne ou à un signe ou symbole propre à celle-ci et si leur traitement n'est pas automatisé.

En septembre 1999, le président de l'AAQ, Frédéric Brochu, intervient auprès de la ministre de la Culture et des Communications, Agnès Maltais, pour lui demander de presser son collègue et nouveau responsable de la Loi sur l'accès, le ministre Robert Perreault, de relancer le processus de modification de la Loi sur l'accès et de la Loi sur le secteur privé. Le conservateur des ANQ confirme au président que Maltais a réagi favorablement et a écrit à son collègue le 30 septembre pour lui rappeler son intention de déposer un projet de loi modifiant les deux lois33. Elle insiste dans sa lettre pour indiquer que

les services d'archives privés agréés en vertu de la Loi sur les archives ne sont pas en mesure de devenir les « récepteurs » exclusifs des archives privées contenant des renseignements personnels et qu'il faut s'inquiéter de l'éventualité de la fermeture pendant 150 ans de l'accès aux renseignements personnels numérisés, alors que ce changement de support n'est pas, en soi, une porte ouverte à toutes les indiscrétions34.

33 Lettre de Robert Garon à Frédéric Brochu, 10 octobre 1999.
34 Lettre de Agnès Maltais à Robert Perreault, ministre des Relations avec les citoyens et de l'Immigration. 30 septembre 1999.

En mai 2000, le ministre Perreault remplace le projet de loi 451 par un nouveau projet de loi portant le numéro 122. L'Association présente un nouveau mémoire en août (AAQ, Mémoire 2000b) qui contient sept recommandations sur les demandes suivantes :

• que le gouvernement s'engage à rejeter les ententes de comparaison, de couplage et d'appariement de fichiers de renseignements personnels en cas d'avis défavorable de la Commission d'accès à l'information ;
• que soit maintenue l'obligation de faire approuver les fichiers de renseignements personnels et que le rôle de la Commission d'accès à l'information soit étendu à l'analyse et l'approbation des déclarations de fichiers de renseignements personnels :
• qu'il y ait une réflexion sur les conséquences de l'utilisation exclusive et restrictive de l'expression « renseignement contenu dans un dossier constitué sur autrui » dans la Loi sur le secteur privé ;
• que soit enchâssée dans la Loi sur le secteur privé l'obligation pour la Commission d'accès à l'information d'élaborer et de mettre à la disposition du public un inventaire exhaustif des renseignements personnels à caractère public ;
• que soit enlevée, dans la formulation de l'accès aux documents concernant la santé, la notion de « personne décédée » ;
• que le législateur assure les ressources financières et humaines nécessaires à la Commission d'accès à l'information pour l'accomplissement de l'ensemble de ses fonctions ;
• que soient remplacés les termes « règles et délais de conservation » par « règles de conservation ».

Le président de l'Association, M. Marc Lacasse, cosigne avec le président de l'Institut d'histoire de l'Amérique française, M. Guy Laperrière, une lettre à l'intention du nouveau ministre responsable des deux lois, M. Sylvain Simard, à la suite de la démission du ministre Perreault. Cette lettre a pour objet de demander au ministre de tenir les audiences publiques sur le projet de loi 122, audiences qui auraient dû se tenir en septembre 2000. Ils rappellent au ministre les deux commissions parlementaires déjà tenues en 1997 et 1998 sans qu'il y ait eu adoption d'aucun projet de loi présenté. Ils terminent leur lettre ainsi :

Le retard mis à concrétiser cet équilibre entre le droit à l'information et la protection des renseignements personnels ne fait que rendre plus difficile l'exercice du travail des archivistes, des historiens et des généalogistes et pose une hypothèque sérieuse sur la connaissance de notre passé 35.

En mai 2001, une autre lettre36 est transmise au nouveau ministre responsable du projet de loi, Joseph Facal. Elle est contresignée par le président de l'Institut de l'Amérique française et le président de la Fédération des sociétés d'histoire du Québec. À moins d'une commission parlementaire imminente, l'Association et ses partenaires demandent une rencontre avec le ministre afin de lui exposer les difficultés auxquelles font face les citoyens québécois désireux de mieux connaître leur passé et leur histoire tout en respectant le cadre législatif actuel, de même que les solutions proposées.

En juin 2001, l'Association présente son mémoire sur le projet de loi 122 en commission parlementaire. Mais rien ne semble plus progresser à la suite de cette commission.

En mars 2002, le ministre de la Justice, M. Paul Bégin, présente l'important projet de loi 50, Loi modifiant le Code civil. Ce projet modifie aussi la Loi sur les archives, la Loi sur l'accès [...] et la Loi sur le secteur privé. L'Association est invitée à présenter un mémoire. Pour bien comprendre l'intérêt de l'AAQ dans ce débat, il faut savoir que la Loi sur le secteur privé qui pose le plus de problèmes aux archivistes constitue une loi d'application aux articles 35 à 41 du Code civil du Québec portant sur la vie privée. L'AAQ avait déjà fait part de ses préoccupations face à ces articles qui donnent aux héritiers37 d'une personne un droit de regard sur l'utilisation de « sa correspondance, ses manuscrits ou ses autres documents personnels ». Cette question est évoquée une première fois dans le mémoire déposé en 1997 et un Colloque portant spécifiquement sur L'impact du Code civil du Québec sur la constitution de la mémoire collective, est organisé en mars 1999.

35 Lettre signée par le président Marc Lacasse ainsi que par Guy Laperrière, président de l'Institut d'histoire de l'Amérique française à Sylvain Simard, p. 2.
36 Lettre signée par le président Marc Lacasse ainsi que par Guy Laperrière, président de l'Institut d'histoire de l'Amérique française et Marc Beaudoin, président de la Fédération des sociétés d'histoire du Québec à Joseph Facal.
37 L'article 35 du Code civil du Québec se lisait ainsi : « Toute personne a droit au respect de sa réputation et de sa vie privée. Nulle atteinte ne peut être portée à la vie privée d'une personne sans que celle-ci ou ses héritiers y consentent ou sans que la loi l'autorise. »

Ce sera donc par le biais de l'adoption du projet de loi 50 que seront introduites à la Loi sur l'accès [...]et à la Loi sur le secteur privé, plusieurs des modifications proposées par l'Association. Entre autres, le projet de loi propose l'abolition de la notion d'héritiers dans l'article 35 du Code civil du Québec en n'obligeant plus leur consentement pour la consultation des documents ; il détermine des délais de 100 ans de la date du document ou de 30 ans de la date de décès de la personne concernée pour la communication de documents contenant des renseignements personnels ; il prévoit la communication de documents contenant des renseignements personnels à des fins de recherche si les renseignements personnels ne sont pas structurés de façon à être retrouvés par référence au nom d'une personne ou à un signe ou symbole propre à celle-ci. On reconnaît là des modifications importantes proposées par l'Association dans ses interventions antérieures. L'adoption du projet de loi 50 en juin constitue un gain très important pour l'AAQ. L'Association était particulièrement heureuse de voir au moins une avancée certaine et a transmis au ministre Bégin une lettre38 lui soulignant qu'il venait de faire faire un pas en avant au Québec en permettant, entre autres, l'équilibre entre la recherche historique et la protection des renseignements personnels. L'Association demandait aussi au ministre de faire pression sur son collègue, M. Rémi Trudel, qui avait entretemps remplacé M. Joseph Facal comme ministre responsable, pour faire adopter le projet de loi 122.

38 Lettre signée par la présidente Marie-Josée Courchesne.

Avant l'adoption du projet de loi 50, la Commission d'accès à l'information lançait en avril 2002 une consultation publique sur « les renseignements personnels aux fins de recherche généalogique, la procédure d'accès aux dits renseignements et la publication des résultats de recherches ». L'Association s'est interrogée sur la pertinence de cette initiative dans le contexte où les projets de loi 122 et 50 n'étaient pas encore adoptés. Toutefois, elle a soumis un mémoire (AAQ, Mémoire 2002b) dans lequel elle mettait de l'avant l'obligation éthique des archivistes de veiller à la protection des renseignements personnels, mais aussi à son devoir social de rendre accessibles les renseignements personnels possédant une valeur pour la communauté. Elle y défendait aussi ses positions en ce qui regarde les durées d'inaccessibilité suggérées dans son mémoire au projet de loi 122, délais qui ne font pas nécessairement consensus auprès de tous les généalogistes et chercheurs. Devant le commissaire39, l'Association a souligné sa demande répétée au législateur de constituer un registre des renseignements personnels à caractère public, entre autres ceux qu'on retrouve dans les registres d'état civil, comme moyen d'aider les généalogistes dans leurs travaux de recherche.

39 À Montréal, le 18 avril 2002, dans les locaux du Barreau du Québec.

En novembre 2002, la présidente de l'association, Marie-Josée Courchesne, reçoit du sous-ministre associé, M. Guy Turcotte, une lettre d'opinion du ministre Trudel dans laquelle il manifeste son intention d'amorcer une réflexion approfondie sur la législation en matière d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels.

Parallèlement à cette annonce, la Commission d'accès à l'information déposait en décembre 2002, son quatrième rapport quinquennal, intitulé « Une réforme de l'accès à l'information : le choix de la transparence ». Ce rapport met l'accent sur l'accès à l'information plutôt que sur la protection des renseignements personnels. L'AAQ rédige donc un autre mémoire (AAQ, Mémoire 2002c) qui doit être déposé en mars 2003. Le déclenchement des élections vient annuler les audiences publiques prévues pour le printemps 2003. L'Association avait néanmoins fait parvenir son mémoire à la Commission d'accès, au ministère de Relations avec les Citoyens et de l'immigration et au Secrétariat de la Commission de la culture.

En juillet 2003, la nouvelle ministre des Relations avec les citoyens et de l'Immigration, Michelle Courchesne, rend publics trois rapports d'experts40 en matière d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels. Elle annonce du même souffle une consultation générale par la Commission de la culture de l'Assemblée nationale à l'égard du rapport quinquennal de la CAI, dont les audiences publiques sont prévues pour septembre 2003.

40 Pierre Trudel : Améliorer la protection de la vie privée dans l'administration électronique : pistes afin d'ajuster le droit aux réalités de l'État en réseau, mars 2003, 53 pages ; Me Raymond Doré : La mise en oeuvre des lois d'accès à l'information gouvernementale et de protection des renseignements personnels au Québec : analyse critique et perspectives de réforme organisationnelle. Juin 2003, 56 pages ; Me Liette Doré : Étude comparative sur divers modèles de « Automatic Routine Disclosure » ou l'art de diffuser activement, de divulguer volontairement et sans formalités l'information détenue par les organismes publics, mars 2003, 107 pages.

L'Association avise donc le sous-ministre associé, M. Turcotte, et le secrétaire de la Commission, M. Jolicoeur, de son intention de présenter à nouveau son mémoire et ses commentaires sur les trois rapports d'experts. Le président, André Vigneau, et le responsable des affaires législatives, Michel Lévesque, défendent donc le mémoire de l'Association le 30 septembre 2003.

Dans ce mémoire, l'AAQ souscrit à la majorité des recommandations de la Commission d'accès à l'information, particulièrement en ce qui concerne l'imputabilité des responsables de l'accès à l'information des organismes publics, l'élargissement de l'assujettissement des organismes publics et l'accessibilité des avis et des recommandations dès que le processus décisionnel est terminé.

En matière d'imputabilité et d'impartialité l'Association voudrait voir la Commission pousser plus avant le concept d'indépendance qu'elle demande et faire une recommandation au législateur afin de garantir non seulement son indépendance mais aussi celle des responsables de l'accès dans les organismes publics.

L'Association a soutenu la recommandation de la Commission sur l'obligation des responsables de l'accès de justifier leur refus en précisant les préjudices que la diffusion de l'information risque de faire courir à l'organisme ou à la société. Elle a aussi entériné une autre recommandation à l'effet que les rapports annuels des organismes devraient faire une place aux activités liées à l'accès aux documents et à la protection des renseignements personnels.

Par contre, l'Association n'a pu suivre la Commission sur la voie que celle-ci suggérait d'emprunter pour faciliter l'accès aux documents des organismes publics. Après avoir déploré l'absence de définition du concept de « liste de classement », la Commission s'embourbe dans la même ornière avec le concept non défini de « publication automatique de l'information ». Il est illusoire de croire qu'un organisme pourra, même avec les moyens technologiques existants, diffuser automatiquement tous les documents qui ne font pas l'objet de restrictions en vertu de la Loi sur l'accès.

L'Association croit que la publication du plan de classification et du calendrier de conservation, de même que des documents dont la jurisprudence ou les demandes antérieures ont démontré l'intérêt pour le citoyen, serait suffisante. De plus, la liste des dossiers, aussi appelé « index » devrait être accessible sur demande. L'accessibilité de ces trois outils de gestion documentaire, dont la pertinence est reconnue par les spécialistes du domaine, devrait être rendue obligatoire par la Loi.

Par ailleurs, la publication du calendrier de conservation permettrait aux citoyens de s'assurer que les organismes publics n'éliminent pas des documents publics pour échapper à une obligation de les rendre accessibles. Un partenariat plus étroit devrait donc s'instituer entre les responsables de l'accès et les responsables de la gestion des documents des organismes publics, tant pour les documents sur support papier que pour les systèmes d'information opérationnels ou en développement. Les responsables de l'accès à l'information devraient d'ailleurs être tenus de suivre une formation en gestion documentaire. Les responsables de l'accès seraient ainsi mieux à même de comprendre l'apport que les spécialités en gestion documentaire peuvent leur apporter pour mettre en place les systèmes et les méthodes permettant la gestion de l'information sous toutes ses formes.

La Commission de la culture publie son rapport final en mai 2004 intitulé : « Observations, conclusions et recommandations à la suite de la consultation générale et des auditions publiques à l'égard du document intitulé Une réforme de l'accès à l'information : le choix de la transparence ». Elle recommande, entre autres, au gouvernement « d'étudier de plus près la proposition de l'AAQ qui suggère de mettre à profit les outils de gestion documentaire déjà existants au sein de l'administration publique, notamment le plan de classification et le calendrier de conservation ». (Assemblée nationale 2004, 11)

Il faudra cependant attendre presque un an plus tard soit en décembre 2004, pour le dépôt par la ministre Michelle Courchesne du projet de loi 86 : Loi modifiant la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels et d'autres dispositions législatives. Ce projet de loi a fait l'objet d'une analyse par le Comité des affaires professionnelles. Une première lecture a permis de constater que plusieurs demandes des précédents mémoires de l'Association avaient été prises en compte. L'Association devait présenter un mémoire en mai, mais, à la suite d'un remaniement ministériel, la commission parlementaire n'a pas lieu. Ce remaniement aura cependant pour conséquence la nomination d'un nouveau ministre responsable, M. Benoît Pelletier. L'Association prépare tout de même un nouveau mémoire (AAQ, Mémoire 2005b) qu'elle présente finalement le 28 septembre 2005 lors de la toute dernière journée des audiences publiques menées sous l'égide de la Commission de la culture.

Les parlementaires ont été très réceptifs aux recommandations de l'AAQ. Le ministre s'est même servi d'un des constats faits par l'Association sur l'équilibre atteint entre l'accès et la protection des renseignements personnels pour conclure la consultation générale. À la demande du représentant de l'opposition officielle, l'Association a fait parvenir au secrétaire de la commission des plans de classification et des calendriers de conservation afin de mieux illustrer le contenu du mémoire, dont certaines recommandations.

Par ailleurs, lors de ces audiences, le ministre Pelletier a présenté deux ébauches de politiques qui accompagneraient la Loi sur l'accès : une politique sur la protection des renseignements personnels et une politique de diffusion de l'information. Le Comité des affaires professionnelles a procédé à leur analyse et a transmis, le 31 octobre 2005, ses commentaires au secrétaire de la Commission et au Secrétariat à la réforme des institutions démocratiques et de l'accès à l'information qui relève du ministre Pelletier. Le CAP soulignait, entre autres, sa satisfaction de voir retenues des recommandations que l'AAQ avait formulées dans son mémoire sur le projet de loi 86. Mais il posait aussi plusieurs questions et faisait quelques suggestions pour améliorer la clarté et la compréhension de certains articles.

La Commission de la culture a procédé en mars 2006 à l'étude détaillée du projet de loi, soit l'étude article par article. Des modifications ont été apportées à plusieurs articles du projet de loi. Plutôt que de faire adopter des politiques, le ministre a décidé d'agir par voie réglementaire. Le projet de loi a donc été adopté en juin, et le règlement doit être adopté au cours de l'année 2007.

En ce qui concerne la Loi sur l'accès, le législateur n'a pas retenu la proposition de l'Association relative à l'obligation de fournir aux citoyens les preuves d'élimination de documents faite en fonction des règles du calendrier de conservation. Une partie de la recommandation concernant les motifs de refus a été acceptée : « le texte de la disposition sur laquelle le refus s'appuie » doit dorénavant être indiqué dans la lettre signifiant le refus de donner accès à un document. La proposition de rendre accessibles après huit ans les avis et recommandations des ministères et des organismes n'a pas non plus été retenue. Après avoir proposé, dans le projet de loi, le remplacement de la notion de liste de classement par celle de plan de classification, la Loi revient sur cette avancée et retient les deux notions : plan de classification pour les ministères et organismes gouvernementaux et liste de classement pour les autres organismes publics. Le calendrier de conservation, la liste de classement et le plan de classification ont été inclus dans la liste des documents devant être diffusés en vertu du projet de Règlement, mais celui-ci ne retient pas la recommandation concernant la diffusion, sur demande, de la liste des dossiers. L'obligation du dépôt à la CAI des fichiers de renseignements personnels n'existe plus comme le déplorait l'Association, mais les déclarations de fichiers de renseignements personnels devront faire l'objet d'une diffusion automatique et se retrouveront donc sur les sites Internet des organismes, selon les versions préliminaires du Règlement.

Au chapitre des modifications incluses dans la Loi sur le secteur privé, notons que les ordres professionnels sont maintenant visés par la loi (ainsi que par la Loi sur l'accès). Le législateur n'a pas, par contre, retenu la proposition concernant l'identification des types de renseignements à caractère public. L'article de la loi sur les mesures de sécurité demeure ambigu selon les commentaires que faisait l'Association. Finalement, le législateur n'a pas, à notre grand étonnement, supprimé les mentions relatives au calendrier de conservation de la Loi sur le secteur privé. Lors de la lecture article par article, le ministre avait retiré l'article du projet de loi recommandant la suppression. Il est par contre étonnant de constater que ces mentions ont été conservées, surtout pour prévoir des durées de conservation pour les dossiers détenus par les compagnies de crédit. La proposition d'obliger les organismes privés à établir une directive sur la conservation des documents et des dossiers présentant un intérêt historique et la destruction des autres documents et dossiers n'a pas, non plus, été retenue.

Donc, après toutes ces années, l'Association peut prétendre que ses interventions ont véritablement entraîné des modifications importantes aux lois mentionnées. Au-delà de cela, ces interventions ont aussi permis de bien faire comprendre aux ministres et députés, ainsi qu'à leurs conseillers, le rôle important des archivistes par rapport à l'accès aux documents et à la protection des renseignements personnels.

À la suite d'une intervention de Luc Lepage, archiviste à l'Ordre des infirmières et infirmiers du Québec, auprès de l'AAQ par rapport au mémoire du Conseil interprofessionnel du Québec sur le projet de loi 86 : Loi modifiant la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels et d'autres dispositions législatives, qui faisait ressortir l'importance des règles de conservation pour les ordres professionnels, le Comité des affaires professionnelles a transmis une lettre d'appui à Jean-Paul Dutrisac, président du Conseil interprofessionnel du Québec. En plus de manifester sa grande satisfaction au Conseil sur la nécessité d'établir des règles précises pour la conservation des documents et des renseignements personnels détenus par chacun des ordres professionnels placés sous sa juridiction, le Comité des affaires professionnelles de l'Association soulignait que des ordres professionnels ayant un archiviste s'étaient dotés d'un calendrier de conservation et, qu'avec l'appui du Conseil et de l'Office des professions, les autres ordres professionnels seraient encouragés à utiliser un tel outil.

Parallèlement à ses travaux sur la Loi sur l'accès et la Loi sur le secteur privé, l'Association s'engage aussi sur le plan canadien. En effet, en décembre 1998, la présidente, Danielle Lacasse, transmet une lettre à Élisabeth B. Kingston du Comité permanent de l'Industrie, lui mentionnant que l'Association préparait un mémoire sur l'important projet de loi C-54.

Le mémoire (AAQ, Mémoire 1999) est prêt à la mi-janvier 1999, à la même date où le Bureau canadien des archivistes (BCA) transmet sous forme de lettre, par l'entremise de son secrétaire général, M. Albert Cyr, ses commentaires sur ce projet de loi. Il comprend quatorze recommandations. L'Association accueille favorablement les dispositions de ce projet de loi. Toutefois, elle craint que la présentation de la protection des renseignements personnels dans le secteur privé dans un cadre de référence trop strictement confiné aux problématiques du commerce et de l'information électronique, même si ces problématiques étaient les plus importantes, ne limite la perception de sa portée auprès du public.

En ce qui concerne plus spécifiquement le contenu du projet de loi, l'Association croit que quelques dispositions spécifiques à la protection des renseignements personnels sont susceptibles de poser problème. Elle suggère donc un resserrement de la définition des renseignements personnels et le détachement de ce sujet pour en faire un projet de loi distinct. Elle recommande aussi des modifications pour clarifier l'application du projet de loi aux Archives nationales du Canada, à la Bibliothèque nationale du Canada et aux musées qui relèvent du gouvernement fédéral ; elle propose d'insérer dans la loi une obligation d'informer la personne chez qui on recueille des renseignements personnels des fins pour lesquelles ils sont destinés et de détruire, effacer ou dépersonnaliser les renseignements personnels qui ne sont plus requis ; d'obliger les organisations d'obtenir, auprès des personnes concernées un consentement écrit lorsque les renseignements recueillis ou utilisés sont sensibles ; de définir le qualificatif « érudit » de manière à inclure toute étude ou recherche de nature non commerciale ou qui ne vise pas des fins strictement commerciales ; de permettre, exceptionnellement, de passer outre à l'obligation d'assurer la confidentialité des renseignements personnels moyennant l'autorisation du Commissaire à la vie privée ; la désignation par décret des organismes habilités à recevoir communication des renseignements personnels effectuée à partir de critères écrits établis après consultation auprès d'organismes expérimentés dans le domaine, dont les associations nationales d'archivistes ; un délai de 100 ans à partir de la date du document, plutôt que 110 ans, pour la communication de documents contenant des renseignements personnels ; une précision des droits qui peuvent être imposés par une organisation lors d'une réponse à une demande d'accès à des renseignements personnels ; un examen de l'application de la partie sur la protection des renseignements personnel s de la loi cinq ans après sa mise en oeuvre et, par la suite, à tous les cinq ans.

L'Association défend son mémoire le 18 février 1999 devant le Comité permanent de l'Industrie de la Chambre des communes à Ottawa.

La loi fut finalement sanctionnée en avril 2000. De toutes ces recommandations, une seule sera finalement retenue, soit celle concernant la durée de 100 ans pendant laquelle un document contenant des renseignements personnels demeure confidentiel sans le consentement de la personne. L'Association comprenait alors la difficulté de faire entendre son point de vue auprès du législateur fédéral.

Dans le but de toujours trouver le juste équilibre entre l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels, et alertée par l'Institut d'histoire de l'Amérique française (IHAF) et la Société historique du Canada (SHC), l'Association intervient en 1999 sur l'accessibilité des données nominatives des recensements postérieurs à 1901, que le Statisticien en chef du Gouvernement du Canada veut faire détruire plutôt que de les verser aux Archives nationales du Canada. Cette décision se basait sur une prétendue promesse faite par Wilfrid Laurier aux Canadiens de l'Ouest lors du recensement de 1901 de ne jamais rendre publiques les données nominatives des recensements.

L'Association produit en septembre 1999 un avis dans lequel elle recommande d'appuyer la position de l'IHAF et de la SHC qui préconise que les données de recensement, une fois versées aux ANC, soient gérées en vertu de la Loi sur les archives (fédérale), de la Loi sur l'accès à l'information (fédérale) et de la Loi sur la protection des renseignements personnels (fédérale), garantissant leur accessibilité 92 ans après l'année de recensement et ce, conformément au Règlement sur la protection des renseignements personnels. Dans cet avis, elle recommandait aussi d'écrire au ministre John Manley, responsable de Statistique Canada, afin de lui souligner l'importance des données de recensement pour la recherche, de lui demander que soit modifiée la Loi sur la statistique pour y inclure spécifiquement le versement des recensements aux ANC et de lui recommander l'établissement d'un calendrier fixant les modalités de transfert des données de recensements. La lettre lui rappelle aussi le rôle et les responsabilités dévolues aux Archives nationales du Canada en matière de gestion des données de recensements.

La lettre lui est transmise en novembre 199941. En décembre, le ministre répondait en annonçant la création d'un comité d'experts mandaté pour se pencher sur cette problématique. En janvier 2000, l'Association transmet une lettre au président du comité d'experts lui offrant sa collaboration dans ce dossier. Le comité publie son rapport en décembre 2000. Il concluait qu'il n'y avait pas d'obstacle législatif, ni moral, au versement des données des recensements effectués avant l'adoption de la Loi de la statistique en 1918, donc à l'accessibilité des données historiques du recensement de 1906. Malgré ces conclusions, Statistique Canada refusait toujours de rendre ces données accessibles.

Dès janvier 2001, le Comité des affaires professionnelles de l'Association produisait un avis sur la pertinence de s'associer aux pétitions circulant sur le Web concernant la position du Statisticien en chef. Dans cet avis, elle recommandait de rédiger une lettre au ministre Brian Tobin pour lui faire part de l'appui de l'Association à toute législation visant le versement des données nominatives des recensements aux ANC et leur accessibilité selon les modalités prévues à la Loi sur la protection des renseignements personnels et la modification de la Loi sur la statistique. Cette lettre a été transmise en février 200142.

41 Lettre de Frédéric Brochu à John Manley, ministre Industrie Canada, 15 novembre 1999, 3 pages.
42 Lettre de Marc Lacasse à Brian Tobin, ministre Industrie Canada.

L'Association revenait à la charge en août 2001 avec une résolution du CA qui demandait au gouvernement fédéral d'approuver les recommandations du rapport du Comité d'experts, de transférer les recensements de 1906, de 1911 et de 1916 aux ANC, afin de les rendre accessibles au public respectivement en 2001, 2003 et 2006, d'établir par voie législative ou autrement le transfert aux ANC par Statistique Canada des recensements de 1921 à 1991 et les recensements subséquents, incluant leur version électronique, afin qu'ils deviennent publics après une période de 92 ans.

Mais la saga ne s'arrête pas là. À la demande de Statistique Canada, la firme Environics organise entre le 14 décembre 2001 et le 4 février 2002, une tournée canadienne d'assemblées publiques visant à prendre le pouls de la population sur la question. La firme avait aussi pour mandat de recueillir les commentaires des participants sur la solution dite de « compromis » mise de l'avant par Statistique Canada. Rejetée par tous les intervenants, dont l'Association, cette solution proposait un accès limité à certaines informations pour le public et un accès sans restriction aux renseignements touchant sa propre famille.

Par la suite, l'Association n'a plus fait d'intervention par rapport à cette problématique pour laquelle il est difficile de comprendre l'obstination du Statisticien en chef. Il y a bel et bien eu un compromis car les recensements de 1906, de 1911 et de 1916 ont été versés aux ANC et sont donc maintenant publics. Cependant, aucune nouvelle disposition législative n'assure que les autres recensements seront versés aux ANC.

Au cours des ans, l'Association s'est aussi intéressée à la Loi sur le droit d'auteur, qui a des conséquences directes, entre autres, sur la conservation et la diffusion des archives historiques. La révision de la Loi a fait l'objet de nombreux travaux qui ont donné lieu à plusieurs projets de loi cherchant à défendre les droits des créateurs dans un monde où il est de plus en plus difficile d'exercer un contrôle sur les contrefaçons.

Si l'Association se préoccupe des droits des créateurs, elle considère également que les oeuvres devraient pouvoir être reproduites à certaines conditions.

Dès octobre 1996, l'Association fait front commun avec l'ACA et le CCA et présente, devant le Comité permanent du patrimoine canadien qui étudie le projet de loi C-32 sur la révision de la Loi sur le droit d'auteur, un mémoire rédigé par le Comité sur le droit d'auteur créé par ces instances sous la signature de Jean Dryden. Le mémoire de la communauté archivistique canadienne présente les propositions suivantes : introduire des exceptions permettant la reproduction d'une oeuvre non publiée conservée dans un service d'archives en un seul exemplaire à des fins d'étude et de recherche privée ; appliquer les dispositions relatives aux titulaires de droit d'auteur introuvables, aux oeuvres non publiées conservées dans les services d'archives ; supprimer la distinction entre les services d'archives à but lucratif et ceux à but non lucratif afin d'éviter que les services d'archives du secteur privé soient empêchés par la loi de conserver les documents qui sont en leur possession ; élargir à tous les services d'archives le droit de reproduire, à des fins de préservation archivistique, un enregistrement radiophonique ou télédiffusé au moment de sa diffusion, afin d'assurer la conservation d'émissions locales et régionales ; indiquer que le visionnement ou l'écoute d'une oeuvre soumise au droit d'auteur, sur les lieux d'un service d'archives, à des fins de recherche, d'étude privée ou d'enseignement ne constitue pas une représentation en public de l'oeuvre.

Depuis, l'Association a maintenu des représentants au sein du Comité sur le droit d'auteur relevant du BCA qui surveille et intervient systématiquement lorsque sont annoncées des révisions à la Loi sur le droit d'auteur. Les bibliothèques, les musées et les services d'archives ont ainsi réussi à faire quelques gains, la nouvelle Loi sur le droit d'auteur, entrée en vigueur en 1998, établissant des exceptions en regard de l'utilisation des oeuvres43.

43 La Cour Suprême du Canada a rendu en 2005 un jugement important touchant, entre autres, la notion « d'utilisation équitable » qui permet aux services d'archives d'avoir une certaine marge de manoeuvre par rapport à la reproduction de documents publiés.

Mais les débats sont loin d'être terminés. D'autres projets de loi se succèdent depuis quelques années sans que la Loi sur le droit d'auteur ne soit modifiée. Le Comité conjoint sur le droit d'auteur de la communauté archivistique canadienne continue de suivre avec vigilance les projets de révision et sollicite au besoin les archivistes et les organismes à intervenir auprès des instances politiques. Il a même mis en place un site web consacré au droit d'auteur. L'AAQ n'est toutefois pas la seule association à s'intéresser à la question pour des raisons qui peuvent diverger, voire s'opposer d'une association à l'autre.

En août 2000, le GRGD et l'Association travaillent de concert pour présenter un mémoire44 accueillant favorablement l'Avant-projet de loi sur la normalisation juridique des nouvelles technologies de l'information. Le mémoire conjoint voulait encourager l'adoption d'un tel projet, tout en tentant de lever certaines ambiguïtés concernant les fonctions de gestion documentaire imbriquées dans certains articles de l'avant-projet de loi. Ayant participé activement aux initiatives gouvernementales en matière d'ingénierie documentaire, de même qu'aux discussions sur les aspects juridiques associés à la gestion des documents électroniques, le GRGD et l'Association se sentent justifiés d'exprimer leur accord avec les grands principes comme avec les visées de cet avant-projet et de souligner qu'un

tel avant-projet place les disciplines du domaine documentaire au coeur des décisions concernant la validité juridique du document électronique (technologique). Les normes de gestion des documents à tous les stades de leur cycle de vie assurent l'exécution complète, correcte, transparente et vérifiable des activités. Les fonctions documentaires se trouvent ainsi plus directement que jamais au centre des préoccupations de la gestion des ressources informationnelles puisque dépendent de ses actions, beaucoup plus directement qu'auparavant, l'intégrité, la fiabilité et donc la valeur des documents technologiques45.

44 Mémoire du Groupe des responsables de la gestion des documents du gouvernement du Québec, en collaboration avec l'AAQ, transmis à la Commission parlementaire de l'Économie du travail concernant l'avant-projet de loi : Loi sur la normalisation juridique des nouvelles technologies de l'information.
45 Résumé du mémoire, p. 1.

Le mémoire insistait sur l'importance d'exprimer clairement, dans le futur projet de loi, l'utilité des processus de gestion documentaire lors de la création et tout au long du cycle de vie, afin d'assurer la fiabilité des documents. Ces processus trouvent d'ailleurs une place prépondérante dans les préoccupations de normalisation et d'harmonisation qui transpirent du projet de loi, particulièrement au chapitre du mandat d'un comité multidisciplinaire à être mis en place.

Une fois la loi sanctionnée, en juin 2001, le responsable des affaires législatives de l'Association a, conjointement avec des membres du GRGD, continué de faire part de ses commentaires au ministère de la Justice, à l'occasion des travaux d'un comité ayant pour mandat de produire le Règlement sur la conservation de certains originaux qui ont fait l'objet d'un transfert de support, dont l'adoption est prévue par la Loi. Ces travaux seront suspendus pour permettre la rédaction d'une loi d'application de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information. Or, cette loi d'application n'a toujours pas été adoptée et les travaux du comité devant rédiger le Règlement n'ont pas repris.

Dans le but de mieux connaître la Loi sur le cadre juridique, l'Association a réfléchi à la création d'un comité qui suivrait les travaux concernant la normalisation annoncée dans la loi et devant être pris en charge par le Bureau de normalisation du Québec.

Dans son plan d'action annuel 2002, le Comité des affaires professionnelles devait se pencher sur une stratégie d'intervention et d'implication de l'Association en matière de normalisation des technologies de l'information. Pour ce faire, le CAP mandatait Marc Lebel d'étudier la question et de faire ses recommandations. Dans son rapport soumis en avril 2003, Marc Lebel proposait la mise sur pied d'un comité spécial sur la normalisation, dont le mandat serait de représenter l'Association sur les différents organismes de normalisation, de recenser les études en gestion des documents électroniques et de faire connaître aux membres l'état de la question. De façon concrète, il recommandait la participation de l'Association, par l'intermédiaire du BCA, aux travaux du Conseil consultatif canadien des normes. Le rapport proposait aussi de faire des représentations auprès du ministère de la Culture et des Communications, responsable de l'autoroute de l'information, pour que l'AAQ soit membre du Comité d'harmonisation et des normes, dont la création est prévu dans la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information.

Malgré la nomination d'une représentante au Conseil consultatif canadien des normes, l'Association n'a pas vraiment pu donner les suites appropriées, puisque l'évolution du dossier concernant la norme ISO 15489 et des changements politiques au gouvernement ont mobilisé ses énergies. D'ailleurs, aucun comité d'harmonisation et des normes n'a été formé et le Bureau de normalisation du Québec n'a jusqu'ici produit aucun rapport, comme il devait pourtant le faire selon la loi.

Norme ISO 15489

En février 2000, l'Association, conjointement avec le GRGD, faisait parvenir ses commentaires sur la norme internationale en gestion des documents au Comité international relevant d'ISO, par l'intermédiaire de la représentante canadienne au sein de ce comité, madame Catherine Zongora. L'essentiel des commentaires portait sur les définitions des termes de la norme pour lesquelles l'AAQ a soumis des propositions de modifications. Ces commentaires étaient faits selon la version anglaise de la norme.

La norme ISO 15489 et le rapport technique l'accompagnant, nés de la norme australienne, ont été adoptés en juin 2001. Auparavant, soit au congrès de mai-juin 2001 à Jonquière, le Comité des affaires professionnelles a proposé à l'Assemblée générale une résolution en appui à l'adoption de la norme internationale en gestion des documents. La résolution donne le mandat au BCA d'adresser une demande au Conseil canadien des normes pour l'adoption de cette norme et la constitution d'un groupe de travail pour en faire une norme nationale.

L'Association a eu, à deux reprises, l'occasion de se faire entendre sur la délicate question de la gestion des archives et de la souveraineté nationale.

Une première fois, en mars 1991, lors des travaux de la Commission sur la réforme constitutionnelle mieux connue sous le nom de Commission Bélanger-Campeau en référence aux noms de ses deux présidents. À cette occasion, l'Association a cru pertinent d'adresser au ministre Gil Rémillard, alors ministre des Affaires intergouvernementales, un mémoire intitulé « Réforme constitutionnelle et archives ». À la demande du président de l'AAQ, Richard Juneau, la rédaction du mémoire est confiée à Gilles Héon. L'argumentaire présente la problématique du sort dévolu aux archives lors d'un changement constitutionnel. Parmi les recommandations, deux retiennent surtout l'attention : l'importance particulière que la commission doit attacher au partage des archives advenant un changement constitutionnel et l'exigence de confier cette tâche délicate à des professionnels qualifiés.

L'Association réitère ses propos, par la voix de son délégué, Michel Lalonde, lors d'une rencontre en septembre 1991 avec le ministre canadien des communications, Perrin Beatty. La rencontre était convoquée par ce dernier dans le but de consulter des représentants des industries culturelles et des organismes non gouvernementaux sur les propositions constitutionnelles fédérales et leur impact sur les secteurs des communications, comprenant entre autres les archives. L'Association était la seule représentante du milieu des archives à cette rencontre. M. Lalonde en a profité aussi pour entretenir le sous-ministre adjoint, Perry Angelin, des progrès de la situation des archives au Québec depuis le dépôt du rapport du groupe consultatif sur les archives canadiennes, du rôle important de la loi québécoise sur les archives dans leur développement, de la situation précaire, voire catastrophique, des archives des communautés francophones du Canada et des efforts qui devraient être faits pour en assurer la conservation et la diffusion.

M. Lalonde a rappelé aussi que l'Association avait contribué en tant qu'association nationale à l'édification du système archivistique canadien46.

46 Compte-rendu adressé à Denise Pageau, présidente de l'AAQ, par Michel Lalonde, 3 octobre 1991, 4 pages.

Une deuxième fois, en 1995, l'Association rédige un nouveau mémoire sur le thème « Souveraineté du Québec et archives ». L'association, par la voix de son président, Michel Prévost, rappelle devant la Commission nationale sur l'avenir du Québec « que l'application de la très grande majorité des articles de l'avant-projet de loi sur la souveraineté du Québec repose sur une gestion efficace des ressources documentaires pertinentes à chacun d'eux »47. L'Association refuse de se prononcer sur le principe de la souveraineté, mais tient à souligner que le gouvernement ferait fausse route s'il pensait faire un pays en oubliant les archives qui en constituent les bases légales, administratives, financières et culturelles.

47 Communiqué de presse : Souveraineté du Québec et archives, 26 mars 1995, p.1.

Elle propose des recommandations reposant sur les sujets suivants : la détention en temps et lieu de toutes les archives susceptibles de garantir la continuité des responsabilités et des activités de l'État ; la protection de l'intégrité des fonds d'archives ; l'obligation d'appuyer toute demande de transfert d'archives à la fois sur des bases juridiques reconnues et sur le principe archivistique du respect des fonds.

L'une des premières traces qui existent de la préoccupation de l'Association par rapport à la culture et au patrimoine est une lettre que la présidente Denise Pageau transmettait en janvier 1991 à la ministre des Affaires culturelles, Liza Frulla-Hébert, sur le travail de l'Association des archivistes du Québec, et les archivistes qu'elle représente, dans la sauvegarde du patrimoine collectif.

Cette même année, le Groupe-conseil, dirigé par Roland Arpin, publie sa « Proposition de politique de la culture et des arts », résultant des travaux commandés par la ministre.

L'Association interviendra en octobre 1991 sur cette proposition de politique en présentant un mémoire intitulé simplement « Une politique de la culture et des arts ». Elle défendra avec vigueur la juste place qui doit être donnée aux archives dans la culture. Tout en reconnaissant l'importance de l'initiative, elle conclura son mémoire avec sept recommandations relatives : à la place de premier plan devant être accordée au patrimoine archivistique, à l'adaptation, par le ministère, de ses programmes d'aide en région pour accroître l'accès aux patrimoines archivistiques et la sensibilisation du public à leur richesse, à l'augmentation des ressources humaines et financières des ANQ par rapport à son rôle de support, de conseil et de sensibilisation auprès des autres intervenants du domaine des archives et du public, à la relocalisation des ANQ-Montréal dans un édifice adapté aux exigences de leur mandat, à la reconnaissance dans la future politique culturelle de la réalité régionale ainsi que la confirmation du rôle et de la responsabilité de toutes les régions dans la conservation et la mise en valeur des archives et l'augmentation du financement au réseau naissant des services d'archives agréés, le développement et le financement, en partenariat avec d'autres ministères et organismes gouvernementaux, de la recherche de haut niveau en archivistique.

En novembre 1991, Denise Pageau cosignait avec d'autres groupes et associations une lettre parue dans le journal La Presse et adressée au premier ministre Robert Bourassa. Cette lettre portait sur la « nécessité absolue d'une politique des arts et de la culture » à la fin des travaux de la Commission parlementaire sur la culture. Ils invitaient le premier ministre à veiller à ce que le gouvernement, avant le 1er avril 1992, « inscrive la culture à la mission de l'État au même titre que la santé, le social et l'éducation, conçoive une politique des arts et de la culture et mette en place un plan d'action pour réaliser cette politique et y alloue les ressources financières nécessaires »48.

48 Lettre ouverte publiée dans le journal La Presse de novembre 1991.

En juin 1992, la ministre Frulla-Hébert présentait la Politique culturelle du gouvernement du Québec. Dans une lettre du 7 août, elle remerciait la présidente Denise Pageau des commentaires qu'elle lui avait transmis sur le dépôt de la première politique culturelle québécoise.

Le Comité des affaires professionnelles sensibilise dès 1992 le Conseil d'administration à l'importance du patrimoine dans le développement du Québec et à la présence essentielle de l'Association dans tout regroupement d'organismes voué à la défense du patrimoine, voulant ainsi faire contrepoids à un gouvernement tourné trop exclusivement vers les arts et les lettres. L'Association maintiendra donc une présence officielle et assidue aux Assises du patrimoine ainsi qu'au Sommet national du patrimoine de 1996.

Toutefois, l'année 1999 est une année importante pour l'Association car le 18 août la ministre de la Culture et des Communications, Agnès Maltais, annonce la mise sur pied d'un groupe-conseil chargé de lui proposer un projet de Politique du patrimoine culturel. Ce groupe-conseil sera dirigé encore une fois par Roland Arpin.

Le président de l'Association, Frédéric Brochu, prenait les devants en écrivant à M. Arpin le 26 juillet, donc avant l'annonce de la constitution du Groupe conseil, pour lui présenter l'Association et lui manifester l'intérêt d'être représenté sur celui-ci.

À la date même de l'annonce par la ministre, M. Arpin répondait au président dans une très courte lettre qu'on ne trouverait pas d'archiviste au sein du Groupe et qu'il était certain que l'Association viendrait les rencontrer pour leur faire part de ses propositions et attentes. En plus de demander aux archivistes d'écrire à la ministre de la Culture et des Communications, le président dénonçait lui-même dans une lettre à la ministre Maltais cette réponse surprenante et guère satisfaisante. Malgré cela, la constitution du comité resta la même.

Bien que très insatisfaite, l'Association a présenté en avril 2000 un mémoire (AAQ, Mémoire 2000a) très étoffé qui voulait « mettre en évidence le rôle essentiel que jouent les archives dans la constitution du patrimoine et, par conséquent, la place que devraient occuper les problématiques les entourant dans une politique sur le patrimoine culturel »49. Elle formula des recommandations sur les thèmes suivants :

• la reconnaissance explicite des archives comme composantes à part entière du patrimoine culturel, autant que les livres, les objets muséologiques ou le patrimoine immobilier ;
• le développement accru par les ANQ du programme d'aide financière destiné au soutien des services d'archives agréés, notamment dans le cas de services d'archives qui dépendent d'organismes sans but lucratif ;
• l'effort de réflexion plus particulier que devrait faire le gouvernement en ce qui a trait à la gestion des archives publiques décentralisées (municipalités, réseau de la santé, monde de l'éducation) et des archives privées conservées par des organismes privés non agréés afin de les aider à mieux s'acquitter de leurs responsabilités ;
• la sollicitation systématique de la participation des organismes représentant la communauté archivistique lors de la constitution et de la mise en place de politiques de gestion d'archives par le gouvernement ;
• la juste place qui devrait être attribuée dans la politique, à la fonction de l'évaluation comme outil de planification de la constitution du patrimoine culturel ;
• la reconnaissance, dans la politique, de la valeur sociale des renseignements personnels et la permission pour les services d'archives d'acquérir de tels renseignements lorsqu'ils sont susceptibles de présenter une valeur de recherche et, conséquemment,
• la possibilité pour les services d'archives d'acquérir, d'utiliser et pour les chercheurs, de publier des renseignements personnels ayant une valeur de recherche ;
• l'accentuation des efforts financiers du gouvernement destinés au développement et au maintien d'un réseau d'information archivistique au Québec, comprenant un outil de type catalogue collectif décrivant l'ensemble des fonds d'archives accessibles au public et des projets ponctuels de numérisation de documents prestigieux ou essentiels à la compréhension de notre histoire ;
• le choix des initiatives multidisciplinaires visant à identifier et à mettre en place les conditions nécessaires à la préservation à long terme de la valeur probante des documents électroniques afin qu'ils puissent jouer pleinement leur rôle de biens patrimoniaux ;
• l'affirmation claire de la nature collective du patrimoine archivistique électronique ainsi que le rôle important que devraient jouer les institutions culturelles dans sa protection ;
• la promotion d'une diffusion des archives sur Internet basée sur des critères culturels bénéfiques à l'ensemble de la population plutôt que sur les seules considérations économiques des industries culturelles.

49 Résumé du mémoire, p. 1.

Le rapport Arpin est déposé en novembre 2000 et reçoit un accueil mitigé. Certains sont extrêmement déçus du peu de place faite aux archives, mais l'Association choisit, stratégiquement, de tabler sur les éléments positifs du rapport. Elle émet un communiqué le lendemain du dépôt dans lequel elle indique accueillir avec plaisir la reconnaissance qui est faite à l'importance des archives dans le domaine du patrimoine culturel. En effet, le rapport Arpin souligne que : « les archives font partie intégrante du patrimoine » et souligne l'importance « de la transmission des connaissances de génération en génération, qui, grâce aux archives [...] permet[tent] le développement des cultures et ultimement la construction des civilisations »50.

Le président Marc Lacasse rappelle, dans une lettre envoyée à la ministre Maltais, le 15 décembre 2000, « que le rapport Arpin affirme [...] que les Archives nationales du Québec devraient avoir un statut qui les met sur le même pied que les grands organismes d'État (musée nationaux, Bibliothèque nationale et Grande Bibliothèque. » Il termine en disant partager ce sentiment d'urgence et en accueillant favorablement la principale recommandation qui découle du rapport en relation avec les archives, à savoir la formation d'un groupe de travail ad hoc ayant pour mandat de procéder à une évaluation exhaustive des Archives nationales du Québec et de certains domaines d'archives privées51.

En novembre 2001, à l'initiative du Forum québécois sur le patrimoine, l'Association transmettait à la ministre de la Culture et des Communications, Diane Lemieux, une lettre, sous la signature de la présidente Dominique Maurel, pour l'inciter à donner suite aux recommandations du Rapport Arpin sur le patrimoine culturel. La sous-ministre y répondit en juin 2002 pour indiquer son intention « de créer un lieu de référence et d'expertise pour les questions patrimoniale au sein même de l'organisation ministérielle », cette Direction ayant pour mandat de « poursuivre les travaux d'élaboration de la politique du patrimoine, d'entreprendre des actions novatrices et de déployer son expertise dans des secteurs de pointe pour actualiser la définition et l'action dans le domaine du patrimoine »52. En juillet 2002, une autre lettre est envoyée par la sous-ministre à la présidente de l'Association pour lui annoncer la mise sur pied du groupe de travail devant étudier, de façon exhaustive, les Archives nationales et de faire le point sur la gestion des archives publiques et privées53, groupe de travail dont la création était recommandée dans le Rapport Arpin. Malheureusement, le mandat du groupe de travail mis sur pied s'est finalement limité à étudier l'institution nationale qu'étaient les ANQ.

50 Lettre du 15 décembre 2000 sous la signature du président Marc Lacasse, citant Notre patrimoine, un présent du passé, proposition présentée à madame Agnès Maltais ministre de la culture et des communications du Québec, par le Groupe-conseil sous la présidence de Roland Arpin, novembre 2000, pages 149 et 23.
51 Lettre du 15 décembre 2000 sous la signature du président Marc Lacasse.
52 Lettre du 4 juin 2002 à la présidente Dominique Maurel par la sous-ministre de la Culture et des Communications, Doris Girard
53 Lettre du 2 juillet 2002, à la présidente Dominique Maurel par la sous-ministre de la Culture et des Communications, Doris Girard

En juin 2005, la Commission de la culture publiait un document de consultation sur le patrimoine religieux et décidait de tenir des audiences publiques sur le sujet en septembre 2005.

Le patrimoine religieux ayant été reconnu comme une préoccupation de l'AAQ lors de son assemblée générale de juin 2005, cette consultation arrivait à point nommé. L'Association s'est empressée de confier au Comité des affaires professionnelles, le mandat d'établir sa position. À la lecture du document de consultation, il fut décidé de confier la rédaction du mémoire à Gilles Héon, archiviste qui s'est longuement intéressé aux archives religieuses durant sa carrière.

Après consultation de quelques archivistes oeuvrant dans ce domaine, M. Héon a rédigé un mémoire (AAQ, Mémoire 2005c) qui a été déposé le 2 septembre 2005. Le mémoire insistait sur la place des archives religieuses comme élément du patrimoine spatial, temporel, spirituel et humain unique. Il déplorait le manque de ressources affectées aux archives religieuses, fragilisant sa conservation et offrait des pistes de solution en ce qui concerne la sélection et la préservation des archives religieuses. Le mémoire a été présenté lors des audiences publiques tenues à Québec le 24 janvier 2006.

Lors de la présentation qui était essentiellement articulée sur les archives religieuses, l'Association a insisté sur quatre recommandations : la conservation des archives religieuses, leur évaluation, l'aide financière de la Fondation du patrimoine religieux et l'aide financière du ministère de la Culture et des Communications.

Le mémoire n'a pas laissé indifférents les membres de la Commission. Il y a eu une longue session de questions et commentaires. Le principal message de l'Association, portant sur la reconnaissance des archives religieuses comme patrimoine, a été entendu.

Les travaux menés par la Commission de la culture menant à la production du rapport final se sont déroulés jusqu'en juin 2006, date de dépôt du rapport intitulé : « Croire au patrimoine religieux du Québec ». Sans prétendre que l'Association a obtenu tout ce qu'elle demandait, il est intéressant de constater qu'une des recommandations se lit ainsi : « La Commission recommande que le nouveau conseil du patrimoine religieux du Québec forme, en collaboration avec Bibliothèque et Archives nationales du Québec, un comité des archives religieuses pour établir, dans les meilleurs délais, un inventaire des archives religieuses et élaborer une stratégie d'intervention cohérente et efficace dans le but de connaître, de protéger et de transmettre les archives religieuses ». (AAQ, Mémoire 2005b, 18) Une autre recommandation est importante :

La Commission recommande que, dorénavant, une partie des subventions versées par le nouveau Conseil du patrimoine religieux du Québec soit réservée à : [...] 3- la mise en valeur, la diffusion et l'accessibilité aux archives religieuses «. (AAQ, Mémoire 2005b, 33)

L'Association a assisté au lancement du rapport à l'Église Saint-Roch de Québec. Les principaux intervenants en patrimoine religieux étaient présents. Ce rapport a reçu un accueil intéressé par la ministre, annonçant qu'elle allait en étudier les recommandations avec rigueur. Elle a réagi par la suite sur l'une des principales problématiques du patrimoine religieux : la vente et la transformation des lieux de culte. Mais l'Association attend toujours ses réactions par rapport aux recommandations concernant les archives religieuses.

En janvier 2005, à la demande du Conseil d'administration, le Comité des affaires professionnelles a préparé un mémoire sur le projet de Politique du patrimoine de la Ville de Montréal. Ce mémoire (AAQ, Mémoire 2005a) a été présenté à l'Office de consultation publique de Montréal. L'AAQ voulait manifester sa préoccupation constante de la reconnaissance de la profession d'archiviste, du rôle important de ce dernier dans la constitution de la mémoire d'une communauté et de sa reconnaissance comme un intervenant patrimonial majeur. Le mémoire fut défendu par le président Robert Nahuet et la vice-présidente Yvonne Painchaud lors des consultations publiques du 7 février 2005.

Toujours à la demande du Conseil d'administration, le Comité des affaires professionnelles a transmis en février 2005 une lettre54 à l'Office de consultation publique de Montréal afin de soumettre ses commentaires concernant la proposition de Politique de développement culturel pour la Ville de Montréal. L'AAQ voulait surtout insister sur le fait que, contrairement au projet de politique du patrimoine, la proposition présentée parlait peu des archives et ne présentait pas les centres d'archives publics et privés et les archivistes comme des intervenants culturels importants.¸

54 Lettre de Robert Nahuet à l'Office de consultation publique de Montréal, Secrétaire général. 21 février 2005. 2 pages.

À côté de ces actions qui ont eu un écho plus retentissant, nous retrouvons une multitude d'activités qu'il serait vain de vouloir énumérer en totalité. Citons, à titre d'exemple, la lettre envoyée à Guy Cogeval, directeur du Musée des beaux-arts de Montréal pour s'insurger contre une initiative du Musée. En échange d'un don de 4 500$ à 6 000$, une famille se voyait offrir un bijou et la possibilité de faire conserver, par le service des archives du Musée, » une copie électronique d'un maximum de 10 pages de documents de famille55 «, initiative originale, certes, mais discutable du point de vue archivistique.¸

55 James Lambert, Rapport du Comité des affaires professionnelles, Rapport annuel 1999-2000, page 15.

L'Association a pris part à l'initiative du Forum québécois du patrimoine et fait partie des signataires de la Déclaration québécoise du patrimoine. L'AAQ est ainsi devenue membre du Forum. La même année, soit en 1999-2000, l'AAQ a rédigé une lettre de félicitations à Luc Nopen, alors professeur à l'Université Laval, en tant que récipiendaire du prix Gérard-Morisset. Quelques années plus tard, soit en 2001, c'est au tour de Carol Couture, archiviste bien connu de recevoir cette distinction. L'AAQ ne manquera pas de l'en féliciter. Il faut dire que l'Association militait pour cette candidature. Son appui aura, sans aucun doute, contribué modestement, à ce que lui soit décerné ce Prix du Québec dans le domaine du patrimoine.

En plus du Forum québécois du patrimoine, l'AAQ se joint à plusieurs autres regroupements oeuvrant à la défense de la culture, du patrimoine ou de l'histoire. En 1999, l'AAQ se joint au » Réseau historique «, mis sur pied par l'Institut d'histoire de l'Amérique française, structure qui se veut légère et propre à faire valoir le point de vue de ceux et celles qui s'intéressent à l'histoire et au patrimoine.

En 2001, l'AAQ devient membre du « Consortium Clio, regroupement d'historiens et d'archivistes à des fins de communication et d'action en patrimoine historique au Canada »56. L'Association appuie aussi la demande de subvention que le Centre d'études québécoises présente au Conseil de recherche en sciences humaines du Canada dans le cadre du Réseau québécois de recherche sur les manuscrits et les archives littéraires. L'AAQ fait savoir à la directrice du Centre, Micheline Cambron, que « dans la mesure où votre projet pourra inclure des opérations archivistiques telles que la description et l'indexation de fonds d'archives, nous sommes d'avis que l'exécution de ces fonctions requière l'expertise d'archivistes professionnels »57.

56 James Lambert, Rapport du Comité des affaires professionnelles, Rapport annuel 2000-2001, page 22.
57 Lettre du 27 février 2001 sous la signature du président Marc Lacasse.

En 2002, l'AAQ offre son appui à la Fondation canadienne des archives qui souhaite être reconnue comme » organisme parrain « et, à ce titre, puisse participer aux travaux portant sur l'avenir du système archivistique canadien, travaux auxquels l'Association participe pendant la brève existence de ce groupe de travail.

En mars 2005, le Comité des affaires professionnelles collabore à la rédaction d'une lettre cosignée par le président Robert Nahuet et d'autres présidents d'associations, laquelle est transmise à la ministre de la Culture et des Communications, Line Beauchamp. En soulignant l'adoption de la politique sur le patrimoine et la politique de développement culturel de la Ville de Montréal, ainsi que les propos tenus par le premier ministre dans une entrevue, cette lettre voulait souligner l'à propos de doter le Québec d'une véritable politique du patrimoine qui inclut les archives et où sont reconnus les archivistes en tant qu'intervenants professionnels majeurs.

Des lettres de félicitations ont aussi été envoyées lors de la nomination ou du départ de certains acteurs liés directement ou indirectement au milieu archivistique. Ainsi, au cours de l'année 2000-2001, l'AAQ a envoyé des lettres de remerciements à Paul-André Comeau lors de sa nomination comme président de la Commission d'accès à l'information et une lettre de félicitations à Jennifer Stoddard qui lui a succédé à son poste. Elle a aussi fait parvenir une lettre de félicitations à Diane Lemieux lors de sa nomination comme ministre de la Culture et des Communications du Québec. L'AAQ a aussi écrit à la ministre de la Culture, Marie Malavoy, pour lui offrir sa collaboration lors de la nomination d'un commissaire archiviste au sein de la Commission des biens culturels.

ASSOCIATION DES ARCHIVISTES DU QUÉBEC (AAQ). 1993a. Mémoire de l'Association des archivistes du Québec à la Commission parlementaire de l'Éducation relativement à l'avant-projet modifiant le Code des professions et d'autres lois professionnelles. Janvier 1993. 6 pages.

ASSOCIATION DES ARCHIVISTES DU QUÉBEC (AAQ). 1993b. Mémoire de l'Association des archivistes du Québec à la Commission parlementaire de la Culture relativement au Projet de loi 68 sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Mars 1993. Mémoire signé par Marc Beaudoin.

ASSOCIATION DES ARCHIVISTES DU QUÉBEC (AAQ). 1993c. Mémoire de l'Association des archivistes du Québec à la Commission parlementaire de la Culture relativement à l'étude du Rapport sur la mise en oeuvre de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. Décembre 1993, 13 pages. Mémoire signé par Victorin Chabot.

ASSOCIATION DES ARCHIVISTES DU QUÉBEC (AAQ). 1999. Mémoire de l'Association des archivistes du Québec en réaction au Projet de loi C-54 intitulé Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques. 15 janvier 1999, [57 pages].

ASSOCIATION DES ARCHIVISTES DU QUÉBEC (AAQ). 2000a. Les archives : une composante à part entière du patrimoine culturel : Mémoire soumis au Groupe-conseil sur la politique du patrimoine culturel. Avril 2000.

ASSOCIATION DES ARCHIVISTES DU QUÉBEC (AAQ). 2000b. L'accès à l'information et la protection des renseignements personnels : un pas vers l'équilibre : mémoire en vue de la révision du Projet de loi 122. 22 pages.

ASSOCIATION DES ARCHIVISTES DU QUÉBEC (AAQ). 2002a. Mémoire portant sur le Projet de loi 50 : loi modifiant le Code civil présenté à la Commission des institutions de l'Assemblée nationale du Québec par l'Association des archivistes du Québec. 13 mars 2002, 2 pages.

ASSOCIATION DES ARCHIVISTES DU QUÉBEC (AAQ). 2002b. Renseignements personnels et généalogie : mémoire présenté à la consultation publique de la CAI par l'AAQ. 2 avril 2002.

ASSOCIATION DES ARCHIVISTES DU QUÉBEC (AAQ). 2002c. Une réforme de l'accès à l'information : la gestion documentaire au service de la transparence : mémoire de l'AAQ en vue de la Commission parlementaire sur la Culture sur l'étude du Rapport de la Commission d'accès à l'information sur la mise en oeuvre de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels et de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Novembre 2002, [23 pages].

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