La gouvernance de l'information requiert la collaboration de différents acteurs organisationnels et la coordination de leurs actions. Le professionnel de l'information doit être en mesure, d'une part, de mobiliser les différents acteurs autour des enjeux de la gouvernance de l'information ou, d'autre part, d'être invité à participer à la mise en oeuvre d'initiatives en gouvernance de l'information. Cela suppose donc, de la part des autres acteurs impliqués, une reconnaissance de son expertise. Cette reconnaissance nécessite souvent la mise en place d'une stratégie d'advocacy. Le terme advocacy peut référer à diverses notions dont la défense des intérêts, la mise en place de plaidoyers pour soutenir et mieux faire connaître les activités du professionnel de l'information, la sensibilisation, la promotion ou encore le lobbying. La mise en oeuvre d'activités de positionnement doit intégrer une approche stratégique qui requiert également de prendre en compte les notions de pouvoir et d'influence en relation avec les autres acteurs organisationnels. Deux directrices et un directeur du milieu universitaire présentent quelques moyens mis en place dans leur organisation pour positionner leur service et les professionnels de l'information qui y oeuvrent.
Information governance requires the collaboration of various organizational actors and the coordination of their actions. The information professional must be able, on the one hand, to mobilize the various actors around the issues of information governance and, on the other hand, he or she must be invited to participate in putting into operation the initiatives of information governance. This supposes, therefore, recognition of his or her expertise on the part of the other actors who are involved. Such recognition often requires putting in place a strategy of advocacy. The term “advocacy” can refer to various notions including the defence of interests, the putting into place of pleading to uphold and make better known the activities of the information professional, as well as sensitizing, promoting, and lobbying. The implementation of positioning activities should integrate a strategic approach which requires equally taking into account the notions of power and influence in relation to the other organizational actors. Three directors from the university milieu present several approaches that are in place in their organizations to position their services and the information professionals who work therein.
2) Réduire les silos d'information -- Bilan d'expérience au Cirque du Soleil avec la gestion électronique des documents
par Dufresne, Marie-Claire; Gratton, Evelyne
[2016, vol.46,
1, 83-100]
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réf. PDF : https://cora.archivistes.qc.ca/revuearchives/vol46_1/46_1_dufresne_gratton.pdf
Les silos d'information peuvent être considérés comme un frein autant qu'un levier à l'accessibilité. Dans le cas du Cirque du Soleil, présenté ici par Marie-Claire Dufresne et Evelyne Gratton, le roulement de personnel ainsi que le manque de suivi et des habitudes de partage d'information ont causé la création de nombreux silos qui devinrent un problème de communication de l'information au sein de l'entreprise.
Cet article expose la stratégie employée dans le développement d'un outil de gestion électronique des documents, projet mené par l'équipe de gestion documentaire, afin de répondre aux besoins en termes de partage d'information et de suivi des versions. Ce projet devait tenir compte du contexte particulier du Cirque du Soleil, de ses nombreux spectacles et utilisateurs situés sur plusieurs continents et du grand nombre de documents produits. Le déploiement s'est déroulé sur plusieurs mois et a exécuté un processus de consultation auprès des différents secteurs suivi de conception de prototypes. L'approche par unité sectorielle a été privilégiée afin que l'outil rencontre leurs besoins. Les auteures présentent, en guise d'exemple, le processus au sein des Ateliers de costumes.
La gestion de l'information et l'implantation de solutions qui prennent en compte le contexte de sa création permettent d'éviter les silos tout en amenuisant leurs désavantages. La mise en place de telles solutions soutient la cohérence et la concertation au sein de l'entreprise, même dans un cas aussi particulier qu'est le Cirque du Soleil.
Information silos can be considered as a brake or as a lever to accessibility. In the case of the Cirque du Soleil, presented hee by Marie-Claire Dufresne and Evelyne Gratton, staff turnover and the lack of follow-up and of habits of sharing information led to the creation of a number of silos which became a blockage to the communication of information within the organization.
The article discusses the strategy that was used in the development of a tool for the electronic management of documents, a project led by the documentmanagement team, to fulfill the needs for sharing information and following versions. The project had to take into account the particular context of Cirque du Soleil, with its numerous shows and users situated over several continents and who generated a great number of documents. The deployment took place over several months and consisted of a process of consultation of the different sectors followed by the conception of prototypes. The approach by sectoral unit was favoured to ensure that the tool would meet their requirements. The authors present, as an example, the process in the Costume Shop.
Information management and the implantation of solutions which take into account the context of creation permit avoiding silos and minimizing their disadvantages. The execution of such solutions supports coherence and consultation within the organization, even in the unique case of Cirque du Soleil.