C'est avec le slogan Votre espace numérique de travail passe à une nouvelle ère ! que le projet 1142 intitulé Service de répertoire individuel et de partage de fichiers de l'Université de Montréal (UdeM) a été lancé officiellement le 4 avril 2017. Instauré par les Technologies de l'information (TI) et réalisé en collaboration avec la Division de la gestion de documents et des archives (DGDA) de l'UdeM, il vise un double objectif: d'une part, offrir de nouveaux espaces numériques de travail conviviaux et performants au personnel (l'espace unité DocUM et l'espace utilisateur OneDrive Entreprise) et d'autre part, structurer l'espace unité DocUM afin d'en faciliter la gestion au moyen du Système officiel de classification (SOC). Cet article présente les différentes étapes de réalisation de ce projet ainsi que les nombreux défis qui ont dû être relevés pour apporter des solutions aux problèmes liés à la gestion des données non structurées de l'UdeM.

     Offrir des services de qualité à ses différentes clientèles a toujours été au coeur des priorités de la Division de la gestion de documents et des archives. Au fil des années et avec les nombreux développements technologiques qui sont venus transformer les façons de faire, les besoins et les attentes des membres du personnel de l'Université de Montréal pour la gestion de leurs documents n'ont cessé d'évoluer. Dans ce contexte, la division a entrepris de relever le défi et de mettre en place des solutions adaptées aux réalités de ses usagers. C'est en perfectionnant ses outils, en améliorant ses méthodes de travail, en donnant de la formation et en apportant une aide directe dans les unités académiques et administratives que l'équipe de la Division de la gestion de documents et des archives travaille tous les jours à assurer une saine et efficace gestion des archives courantes et intermédiaires de l'Université.

     Cet article présente le projet Hippocampe mis en oeuvre par l'équipe du Service de la gestion de documents et des archives (SGDA) de l'Université de Montréal et dont l'objectif est de mettre graduellement en place un système de gestion électronique de documents (GED) dans les différentes unités académiques et administratives de l'établissement. Le projet inclut également l'introduction de la numérisation sérielle de masse au SGDA dans le but de traiter différentes séries documentaires ciblées (dont les documents essentiels) à des fins de préservation, de sécurité, de substitution, de repérage et de diffusion. Cet article présente les origines du projet Hippocampe, ses principales composantes, la démarche suivie, les différentes étapes du déploiement de la solution, les défis que représente une telle entreprise ainsi que les résultats obtenus jusqu'à présent.

     Depuis toujours, les documents numériques appellent de nombreux défis : conservation des données à long terme, élimination des données en regard des législations en vigueur, préservation de l'intégralité des informations, récupération des données dans le futur, etc. Les auteurs de l'article présentent des défis propres à la gestion des documents numériques dans les universités québécoises. Après un bref rappel historique des services informatiques universitaires, les auteurs s'attardent au développement des technologies, à la culture et la mission universitaires et aux pratiques archivistiques qui y sont appliquées. Parmi les défis auxquels elles font face notons : la diversité de la clientèle des services ainsi que de l'infrastructure technologique supportant l'enseignement, la recherche et les services à la clientèle ; le développement des réseaux et des progiciels de gestion intégrée ; les ressources financières insuffisantes, le classement, la classification et la préservation des documents numériques liés aux activités de l'enseignement, de la recherche et de l'administration. Après avoir rappelé les travaux du Sous-comité des archivistes de la Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec (CREPUQ) sur la gestion des archives numériques, les auteurs concluent en soulignant le rôle essentiel de l'archiviste dans le développement des systèmes d'information et de la gestion des documents numériques.

     Constatant l'importance de plus en plus grande des archives électroniques, l'auteure se penche sur la question de la préservation de leur intégrité. Dans un premier temps, elle définit le concept d'archives électroniques et dégage les principales caractéristiques pouvant exercer un impact sur l'intégrité de ce type de document. L'auteure présente ensuite deux importantes recherches qui ont porté sur cette question: celle de la University of Pittsburg intitulée Functional Requirements for Evidence in Electronic Record-keeping (1993-1996) et celle de la University of British Columbia intitulée The Preservation of the Integrity of Electronic Records (1994-1997). L'auteure compare ces deux recherches en analysant les méthodologies employées et les solutions proposées. Elle considère que les archivistes doivent également tenir compte des solutions proposées par d'autres disciplines. Elle présente donc, en dernière partie, certaines méthodes développées par les informaticiens et mathématiciens que sont: la cryptographie, la signature électronique, le digital time-stamping et le hashing et encourage les archivistes dans une recherche de collaboration avec les différents milieux professionnels concernés par le sujet