Depuis toujours, les documents numériques appellent de nombreux défis : conservation des données à long terme, élimination des données en regard des législations en vigueur, préservation de l'intégralité des informations, récupération des données dans le futur, etc. Les auteurs de l'article présentent des défis propres à la gestion des documents numériques dans les universités québécoises. Après un bref rappel historique des services informatiques universitaires, les auteurs s'attardent au développement des technologies, à la culture et la mission universitaires et aux pratiques archivistiques qui y sont appliquées. Parmi les défis auxquels elles font face notons : la diversité de la clientèle des services ainsi que de l'infrastructure technologique supportant l'enseignement, la recherche et les services à la clientèle ; le développement des réseaux et des progiciels de gestion intégrée ; les ressources financières insuffisantes, le classement, la classification et la préservation des documents numériques liés aux activités de l'enseignement, de la recherche et de l'administration. Après avoir rappelé les travaux du Sous-comité des archivistes de la Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec (CREPUQ) sur la gestion des archives numériques, les auteurs concluent en soulignant le rôle essentiel de l'archiviste dans le développement des systèmes d'information et de la gestion des documents numériques.

     Le cadre professionnel permet un usage grandissant du courrier électronique qui, inévitablement, amène son lot de conséquences néfastes telles les pourriels et les virus. L'auteure présente l'historique, le fonctionnement et l'évolution du courriel, son impact sur l'organisation du travail et ses conséquences sur la classification et le repérage de l'information dans les entreprises. S'il est indéniable que le courrier électronique accélère l'échange d'informations et la prise de décision des usagers, il engendre la multiplication des messages indésirables et, occasionne par le fait même, un ralentissement du rendement des employés aux prises avec un surplus de documents.
      Après avoir présenté les défis associés à l'utilisation de la messagerie électronique (que sont la sécurité, la valeur de preuve, la gestion et le contrôle des documents et la préservation), l'auteure souligne que dans plusieurs cas, ce sont les organisations elles-mêmes qui sont responsables de cette inflation informationnelle. Dépourvues de politique de gestion des courriels, les entreprises et institutions improvisent des solutions aux problèmes liés à l'emmagasinage, la diffusion, l'accès, l'élimination et la conservation de ce type d'information. Pour contrer le phénomène, il s'avère essentiel d'informer et éduquer les usagers.

     Gérer adéquatement les documents administratifs électroniques est le défi en cette fin de siècle des gestionnaires de documents de toutes les organisations. Trois grands problèmes sont examinés ici: sauvegarder les documents de façon significative, les repérer rapidement et enfin en disposer adéquatement. L'auteure suggère l'implication des gestionnaires de documents dans la classification et la gestion des répertoires et des fichiers et dans le partage de l'espace électronique. Elle recommande aussi une normalisation des noms de répertoires dans l'entreprise. Enfin elle suggère de gérer la valeur à court et à long terme des documents électroniques en assignant, dès leur création, des durées de conservation aux répertoires.

     Les auteures tracent un bilan des travaux entrepris par les membres du sous-comité des archivistes, réunis au sein de la Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec (CREPUQ), en matière de gestion des archives informatiques. Après avoir situé l'ensemble de la problématique des archives informatiques, le rapport produit par les archivistes universitaires traite de la classification, du repérage, des paramètres de conservation et des normes physiques de conservation de ces documents. Il comprend également un calendrier type de conservation de même qu'une étude sur la problématique de la relecture des documents sur microfiches. Ce texte ne constitue qu'un résumé succinct des travaux des archivistes universitaires, la synthèse de ces travaux devant faire l'objet d'une publication qui devrait paraître d'ici la fin de l'année 1994.

     Les règles de description des documents d'archives, publiées au Canada depuis 1990, ont été préparées par des études, des recherches et des échanges qui ont servi à définir leurs bases et leurs principes. Élaborées par le Comité de planification sur les normes de description en collaboration avec la communauté archivistique, elles servent à décrire le fonds d'archives et ses parties qu'ils soient composés de documents textuels, iconographiques, sonores, informatiques, etc. Leur application pose des problèmes relatifs au concept du fonds, aux accès thématiques et non thématiques ainsi qu'à la description à plusieurs niveaux.