Dans cet article, l'auteur présente les « fonctions que jouent la mémoire et l'oubli dans la vie de l'université et des utilisations qu'on en fait... » Il rappelle d'abord l'évolution du concept de l'université depuis le 13e siècle alors qu'elle répondait uniquement à un besoin d'enseignement et de formation d'une élite humaniste pour glisser, à partir du 20e siècle vers l'idée d'une institution au service de la société. Le changement d'idée d'université influence profondément les fonctions de la mémoire universitaire.
      Au Québec c'est surtout dans la foulée des bouleversements sociaux de la Révolution tranquille que la mémoire de l'université s'intègre peu à peu à celle de la société qui la soutient et devient « un lieu de mémoire. »
      Selon l'auteur, les services d'archives universitaires au Québec pratiquent une approche mémorielle intégrée et totale grâce à l'utilisation d'outils de gestion, tels que le calendrier de conservation et le plan de classement uniforme, et l'acquisition de fonds d'archives d'individus ou d'organismes associés. Il croit qu'il est dans leur intérêt de comparer cette pratique avec l'approche fonctionnelle et globale (la « documentation strategy ») décrite notamment par l'américaine Helen Samuels. Cette approche met l'accent sur la coordination systématique des efforts mémoriels des divers lieux de mémoire : « les décisions d'évaluation archivistique ne peuvent se prendre correctement qu'en tenant compte de l'ensemble du patrimoine universitaire dans toutes ses formes et partout où il se trouve, même hors du campus. »

     En août 1998, l'Association des archivistes du Québec a présenté devant la Commission de la Culture un mémoire portant sur la révision du projet de loi 451 destiné à modifier la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé ainsi que d'autres dispositions législatives. Dans ce mémoire, l'AAQ commente un certain nombre des révisions proposées et recommande des mesures originales ou encore inspirées de prises de position internationales qui permettraient d'atteindre un équilibre acceptable dans les lois mentionnées entre le souci de protéger la vie privée et le besoin de constituer la mémoire collective de notre société.

     L'auteur démontre que la révolution informatique n'implique pas, en archivistique, l'abandon du principe de provenance, mais plutôt une lecture appropriée de son application. Après avoir expliqué les caractéristiques et la nature de la consignation informatique, il rappelle le caractère fondamental du principe de provenance en archivistique. Enfin, il explique que malgré la complexité de la constitution et de la structure des systèmes informatiques, il est possible à l'archiviste d'appliquer les deux volets du principe de provenance.

     La fonction de la référence doit être située et analysée dans son contexte contemporain: évolution des fonctions archivistiques, explosion de la masse documentaire, éclatements des supports d'information, émergence de nouveaux types d'utilisateurs, relation chercheur-archiviste, etc. L'amélioration du service de référence passe par le progrès systémiques à réaliser dans ce domaine et par l'intégration de nouvelles technologies disponibles pour le traitement de l'information.

     Après avoir démontré l'importance d'une gestion efficace de la fonction de l'acquisition, les auteurs présentent l'outil apte à assurer cette gestion: la politique d'acquisition. Ils en définissent le rôle, décrivent les conditions qui permettent son élaboration, de même que le processus de sa formulation, ils identifient aussi les différents éléments qui la composent. Leur propos est illustré à l'aide des politiques de différents services d'archives.

     Après présentation d'un contexte général qui démontre l'importance du formulaire dans le processus décisionnel et qui définit certaines notions fondamentales, l'article précise les principaux objectifs d'un programme de gestion des formulaires, en trace les grandes lignes des processus d'implantation et de fonctionnement, décrit les principales fonctions du système et examine son avenir à la lumière des nouvelles technologies en informatique. Une bibliographie invite à la poursuite des recherches.

     L'auteur place la politique comme outil de gestion dans le contexte du mouvement actuel de normalisation en archivistique, trace les grandes lignes de la pratique archivistique en milieu universitaire et souligne le rôle du service de la référence dans la dynamique archivistique-recherche. À partir de cette mise en contexte, il élabore une proposition de politique de la référence aux Archives de l'Université Laval basée sur l'intégration des archives dans les grandes préoccupations de l'Université et sur la perception de l'archivistique comme un système intégré qui devrait être entièrement et constamment axé sur le service de la référence.