Dans leur mémoire remis au ministère de la Culture et des Communications au cours de la consultation publique de 2016, l'Association des archivistes du Québec (AAQ) propose en premier lieu que les archives aient une place importante dans la nouvelle politique culturelle québécoise. D'autres recommandations appellent à une révision majeure de la Loi sur les archives, notamment afin de l'adapter aux pratiques numériques ainsi que pour protéger le patrimoine documentaire québécois. L'AAQ préconise aussi un financement adéquat des services d'archives locaux afin qu'ils poursuivent leur mandat de préservation et de diffusion du patrimoine archivistique.

     Dans ce mémoire, produit dans le cadre de la consultation sur la révision de la Loi sur les biens culturels, l'Association des archivistes du Québec (AAQ) propose une série de recommandations dans le but de faire reconnaître les archives comme bien culturel à part entière. Le mémoire souligne le rôle essentiel des archives pour la constitution du patrimoine culturel, à titre de composante de ce patrimoine et de matériau servant à mettre en contexte et à comprendre tous les autres types de patrimoine. Plus précisément, le mémoire propose entre autres que la valeur d'intelligibilité soit reconnue comme critère d'évaluation de manière à assurer la protection du patrimoine virtuel.
      L'AAQ recommande aussi que les éléments du patrimoine associés à un bien classé ou cité, notamment les archives, fassent l'objet d'un statut intermédiaire de reconnaissance. Elle accueille aussi favorablement l'attribution des nouvelles responsabilités qui seraient dévolues au futur Conseil du patrimoine culturel et recommande qu'au moins un archiviste soit membre de ce Conseil. Le mémoire propose aussi une série de recommandations visant à assurer aux citoyens (individuels et corporatifs) des avantages fiscaux en maintenant la fonction de certification de la valeur des dons aux institutions muséales et aux centres d'archives agréées.
      L'AAQ propose aussi diverses mesures de financement pour le patrimoine archivistique, par exemple : le soutien du milieu associatif archivistique ; le financement d'équipes d'experts en patrimoine archivistique ; l'achat de fonds ou de documents d'archives ; le remboursement de taxes sur l'achat de fournitures et d'équipement spécialisé de conservation ; un programme de financement adéquat pour le traitement, la conservation et l'accessibilité des fonds d'archives ainsi qu'une politique pour assurer la conservation au Québec des archives des entreprises dissoutes ou acquises par des intérêts étrangers.

     La Déclaration québécoise sur les archives, document phare de l'archivistique québécoise du XXIe siècle lancé officiellement le 24 avril 2006, reconnaît l'originalité, la diversité et le caractère essentiel des archives dans le développement de la société québécoise. Elle affirme également la responsabilité de chacun de nous, décideurs publics, citoyens, propriétaires ou détenteurs d'archives publiques ou privées et spécialistes de l'information, relativement à la gestion efficace et adéquate, la valorisation et la diffusion des archives. De façon à faire sienne la Déclaration et pour la consigner de façon officielle, l'Association des archivistes du Québec, par l'entremise de la revue Archives, a rassemblé les textes des allocutions prononcées à son sujet. Dans une première section, sont regroupées les allocutions présentées dans le cadre du Colloque du 16 novembre 2005. C'est au cours de ce colloque que neuf regroupements d'archivistes ont endossé le principe d'une déclaration commune. Suivent la Déclaration elle-même, accompagnée de sa traduction en anglais, la présentation de la Déclaration à la radio de Radio-Canada le 23 avril 2006 et les allocutions prononcées lors de son lancement le 24 avril 2006. En guise de bilan et perspectives d'avenir, est enfin présentée l'allocution du coordonnateur de la démarche ayant conduit à la Déclaration, prononcée au congrès de l'Association des archivistes du Québec à Chicoutimi le 2 juin 2006.

     En vue des auditions publiques de la Commission de la culture dans le cadre de la consultation générale sur le patrimoine religieux, l'Association des archivistes du Québec (AAQ) a déposé un mémoire proposant des recommandations susceptibles d'assurer la sauvegarde du patrimoine archivistique religieux québécois. Dans un premier temps, l'AAQ dresse un portrait peu reluisant de la situation : " (...) les archives religieuses demeurent le parent pauvre de notre patrimoine : l'état réel de leur conservation est peu connu, les lieux et équipements de conservation sont souvent déficients, le personnel qualifié est fort limité et les budgets investis sont minimes. "
      Fort de ce constat, l'AAQ propose un plan d'action pouvant être regroupé en quatre points : 1) procéder à une analyse la plus exhaustive possible de l'état actuel et prévisible de la conservation des archives religieuses au Québec ; 2) favoriser les projets de regroupement des archives religieuses sur une base communautaire, régionale ou diocésaine ; 3) déployer un personnel itinérant pour pallier aux faibles ressources des milieux paroissiaux et former un personnel laÏc ; 4) inviter le ministère de la Culture et des Communications à hausser le niveau de financement consacré aux archives religieuses.

     L'Association des archivistes du Québec (AAQ) a toujours démontré son intérêt pour les questions touchant l'accès à l'information et à la protection de la vie privée. En 2003, l'AAQ avait déjà fait part de ses recommandations dans le cadre d'auditions publiques de la Commission d'accès à l'information. En 2005, l'AAQ fait de nouveau entendre sa voix en déposant un mémoire en vue des auditions publiques de la Commission de la culture organisées dans le cadre de la consultation générale sur le projet de loi no 86 (Loi modifiant la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels et d'autre dispositions législatives). Le présent mémoire, s'il reprend certaines recommandations proposées par l'AAQ dans le passé, propose aussi au législateur certaines modifications au projet de loi qui devrait permettre au Québec de se doter d'une législation véritablement adaptée aux besoins en matière de diffusion de l'information.

     Le présent mémoire de l'Association des archivistes du Québec (AAQ), déposé devant la Commission de la culture le 30 septembre 2003, est une réponse au dernier rapport quinquennal de la Commission d'accès à l'information (CAI). L'AAQ propose une série de recommandations favorisant la transparence et l'efficacité dans la mise en œuvre de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels et de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Reconnaissant les efforts de la CAI visant à proposer des changements législatifs importants, notamment ceux concernant l'imputabilité du responsable de l'accès, l'AAQ considère néanmoins que les moyens proposés sont irréalistes et peuvent, à long terme, mettre en danger les processus d'accès et de protection des renseignements personnels. L'AAQ propose en contrepartie des mesures concrètes qui permettraient l'atteinte des mêmes objectifs de transparence et d'efficacité en utilisant les outils de gestion déjà en vigueur dans les organismes publics, soit les plans de classification, les index de dossiers et les calendriers de conservation.

     Dans son mémoire sur le projet de loi C-54 sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, l'Association des archivistes du Québec accueille positivement, à quelques exceptions près, l'ensemble des dispositions de celui-ci. Elle craint cependant que la présentation de la protection des renseignements personnels dans le secteur privé dans un cadre de référence trop strictement confiné aux problématiques du commerce et de l'information électronique ne limite aux yeux du public la perception de sa portée et, partant, ne mine son application dans d'autres domaines d'activité du secteur privé et à d'autres types de documents. Aussi sa première recommandation est-elle de faire de la première partie du projet de loi C-54 un acte autonome visant la protection des renseignements personnels dans l'ensemble du secteur privé et indépendamment du support sur lequel ils se présentent. En ce qui concerne le contenu du projet de loi, l'Association appuie l'ensemble de ses dispositions, mais certaines d'entre elles sont susceptibles, selon elle, de poser problème si elles ne sont pas modifiées. Ces modifications font l'objet de seize recommandations qui ont pour but de permettre au projet de loi C-54 d'établir un bon équilibre entre la protection des renseignements personnels et leur utilisation à des fins légitimes.

     Dans son mémoire soumis au Groupe-conseil sur la Politique du patrimoine culturel du Québec, l'Association des archivistes du Québec (AAQ) met en évidence le rôle essentiel que jouent les archives dans la constitution du patrimoine culturel. Le mémoire s'articule en cinq parties: Culture, patrimoine et archives; Le partage des responsabilités dans la constitution du patrimoine archivistique; Une expérience archivistique au service de la gestion du patrimoine: l'évaluation; L'accessibilité des archives et Le patrimoine archivistique dans le monde des technologies et des communications. En tout, douze recommandations sont présentées par l'AAQ afin que s'établisse un partenariat entre les divers intervenants et que les archives occupent une juste place au sein de la Politique du patrimoine culturel du Québec.

     En septembre 1997, l'Association des archivistes du Québec a présenté devant la Commission de la culture un mémoire portant sur les principes et les modalités d'application de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Dans ce mémoire, l'AAQ propose diverses mesures originales ou encore inspirées de prises de position internationales et démontre que les archivistes, dans le cadre de leurs fonctions, sont des intermédiaires, voire des médiateurs, entre le droit des individus au respect de leur vie privée et la constitution de la mémoire collective.

     Le présent mémoire a pour but de faire la synthèse des commentaires et des questions qui ont été soulevées par les membres au cours du processus de consultation et d'en dégager les grands axes de réflexions.