La gouvernance de l'information consiste en un cadre de responsabilité multidisciplinaire de haut niveau stratégique. Au-delà des spécialisations disciplinaires, une approche holistique de gouvernance des actifs informationnels ouvre la porte à des réponses concertées aux enjeux informationnels. C'est également ce que préconisent des cadres de référence comme le Information Governance Reference Model (IGRM) ou encore les principes proposés par la norme ISO 24143 Information et documentation -- Gouvernance de l'information -- Concepts et principes. Les professionnels de l'information doivent jouer un rôle stratégique accru dans leurs organisations tout en respectant des exigences de conformité et de reddition de comptes plus strictes. Ils doivent aussi participer à l'atteinte des objectifs organisationnels par une offre de services qui doit être fréquemment réévaluée, notamment dans la perspective d'un programme de gouvernance de l'information. Il devient ainsi nécessaire de procéder à l'évaluation des activités. Pour ce faire, il existe plusieurs méthodes et dispositifs qui sont toutefois méconnus des professionnels de l'information et donc peu utilisés. Après avoir circonscrit nos propos dans le contexte de la gouvernance de l'information, ce texte dresse un portrait de différentes méthodes d'évaluation (modèles de maturité, gestion de la qualité et satisfaction des utilisateurs, mesures de rendement et d'analyse des coûts). Il se termine par la présentation de quatre dispositifs issus de la démarche d'évaluation dont pourront s'inspirer les professionnels de l'information pour démontrer la pertinence et la valeur de leurs activités de gouvernance de l'information.
Information governance consists of a framework of high-level strategic multidisciplinary responsibility. Beyond the disciplinary specializations, a holistic approach to the governance of information assets opens the door to collaborative responses to information issues. This is also what are advocated by frames of reference such as the Information Governance Reference Manual (IGRM) or the principles proposed by norm ISO 24143 Information and Documentation -- Information Governance -- Concepts and Principles. Information professionals should play a heightened strategic role in their organizations while meeting very strict compliance and reporting requirements. They must also participate in the achievement of organizational objectives through the offering of a service that must be frequently re-evaluated, particularly from the perspective of an information governance program. It therefore becomes necessary to carry out the evaluation of activities. To do this, there are several methods and devices that are, however, little known by information professionals and therefore little used. Confining our remarks to the context of information governance, this text provides an overview of different evaluation methods (maturity models, management of quality and user satisfaction, performance measures and cost analysis). It concludes with the presentation of four mechanisms resulting from the evaluation process which information professionals can draw on to demonstrate the relevance and value of their information governance activities
2) Compte-rendu -- 2) DELABIE, F. (2023). Gestion et préservation de l'information. Comprendre, coordonner, agir . Préface de M.-L. Dubois et M.-A. Chabin. Bois-Guillaume, France : Klog Éditions, 220 pages.
par Zwarich, Natasha
[2024, vol.51,
2, 88-92]
texte intégral
L'étude menée par les auteurs vise à identifier les données à recueillir sur les centres et services d'archives du Québec afin de dresser un portrait statistique de ces institutions lors d'une enquête de grande envergure prévue pour la fin de 2016 et le début de 2017. Cet article présente les étapes réalisées dans le cadre d'une préenquête visant à la préparer. Douze participants ont répondu au questionnaire de préenquête qui portait sur divers aspects de la pratique archivistique, dont l'administration, les ressources, les documents numériques ainsi que la gestion documentaire et la gestion des archives historiques. Les résultats obtenus mettent en lumière les défis méthodologiques posés par la collecte de données statistiques et les efforts de normalisation à entreprendre pour disposer de telles données. Au terme de l'ensemble du projet, les données recueillies constitueront un premier jalon vers une stratégie d'amélioration continue des centres et services d'archives. De plus, elles favoriseront l'étude de l'évolution du milieu professionnel archivistique.
The authors'study aims to identify the data collected on the archival services and centres of Québec in order to develop a statistical portrait of these institutions from a large-scale survey done in late 2016 and early 2017. The article presents the steps realized in the framework of a preparatory pre-inquiry. Twelve participants responded to a questionnaire on the diverse aspects of archival practice, including administration, resources, digital documents, records management and archives management. The results highlighted the methodological challenges posed by the collection of statistical data and the efforts to standardize to handle such data. At the end of the project, the data gathered will constitute a first point of reference toward a strategy continuously to improve archival services and centers. Also, it will facilitate the study of the evolution of the professional archival milieu.
4) Diffuser les archives numériques : faire plus avec moins
par Gareau, André; Zwarich, Natasha
[2013-2014, vol.45,
1, 158-178]
pdf
réf. PDF : https://cora.archivistes.qc.ca/revuearchives/vol45_1/45_1_gareau_zwarich.pdf
Dans cet article, André Gareau et Natasha Zwarich veulent nous montrer comment la numérisation des documents facilite leur diffusion. En effet, une fois numérisés, les documents peuvent être utilisés de multiples façons à des fins de diffusion. Ils nous démontrent ce fait à travers des exemples concrets de diffusion par le Service des archives et de gestion des documents de l'Université du Québec à Montréal (UQAM). Les auteurs nous font d'abord un rappel de la définition du concept de diffusion et nous exposent brièvement l'évolution des moyens et outils de diffusion, ainsi que quelques enjeux légaux, organisationnels et archivistiques liés au numérique. Ils esquissent ensuite le contexte général dans lequel se situent les activités de diffusion du Service des archives à l'UQAM et nous présentent finalement cinq catégories d'outils de diffusion utilisés par le Service : les instruments de recherche, les expositions virtuelles, les expositions physiques, une borne interactive et un nouveau site Internet. Chaque catégorie est illustrée par un ou des exemples. À travers ces exemples, les auteurs nous montrent de façon concrète comment les mêmes documents, une fois numérisés, peuvent être réutilisés pour de multiples activités de diffusion. Ce fait est particulièrement bien illustré à travers la réutilisation des documents numériques ayant servis à l'exposition virtuelle Pierre Dansereau, écologiste : rencontre de l'Homme avec la Nature. Les auteurs concluent leur texte en formulant quelques recommandations pour favoriser une diffusion plus efficace des archives à l'ère du numérique.
In this article, André Gareau and Natasha Zwarich aim to show how the digitization of documents facilitates their communication. In fact, once they are scanned, documents can be used in various ways for the purpose of communicating them. The authors demonstrate this by way of concrete examples from the Archives of the University of Quebec in Montreal (UQAM). First, they recall the definition of the concept of communication and briefly discuss the evolution of some of the means and tools of communication, as well as some of the legal, organizational and archival issues linked with digitization. Next, they sketch the general context in which the activities of UQAM's archives are situated and, last, they present five categories of tools of communication used by the Archives : finding aids, virtual exhibitions, physical exhibitions, interactive terminals, and a new Internet site. Each category is illustrated with examples. By this means, the authors show us in a concrete way how a given document, once it is digitized, can be re-used for various communicative purposes. This is particularly well illustrated by the case of the re-use of digitized documents that were used in the virtual exhibition Pierre Dansereau, écologiste : rencontre de l'Homme avec la Nature (« Pierre Dansereau : the Meeting of Man and Nature » ). The authors conclude their text with a set of recommendations for promoting the communication of archives in the digital age.
5) Analyser la note de contenu normalisée. Rapport d'étape sur un projet de recherche comparant l'application des règles des quatre normes de description pour les archives
par Caya, Marcel; Lavertu, Marielle; Zwarich, Natasha
[2003-2004, vol.35,
3-4, 5-16]
pdf html
réf. PDF : https://cora.archivistes.qc.ca/revuearchives/vol35_3-4/35-3-4-caya.pdf
réf. HTML : https://cora.archivistes.qc.ca/revuearchives/vol35_3-4/35_3-4_caya_lavertu_zwarich.htm
Rapport d'étape sur un projet de recherche comparant l'application des règles des quatre normes de description pour les archives. p. 5-16. Dans le contexte de la mise en ligne du Réseau canadien d'information archivistique depuis octobre 2001, l'archiviste doit s'interroger sur la qualité de l'information et des méthodes de repérage utilisées dans un portail réunissant des banques de données provenant de sources multiples comme le site Internet Archives Canada. Cet article propose un rapport d'étape sur un projet de recherche comparant les règles pour la formulation de notes de contenu dans quatre normes de descriptions : les RDDA, APPM, MAD et ISAD(G). Après un rappel des principaux paramètres du projet, il décrit la méthodologie et présente les modes d'analyse retenus pour mieux évaluer les contenus de ces notes à partir d'exemples concrets disponibles dans des instruments de recherche accessibles sur Internet. La conclusion présente quelques constats préliminaires.
In the context of setting up the Canadian Archival Information Network starting in October 2001, the archivist has to reflect on the quality of the information and the retrieval methods used in the portal that brings together data banks coming from multiple sources as the Internet site Archives Canada. The article gives an interim report on a research project comparing the rules for the formulation of notes in four sets of descriptive standards : RDA, APPM, MAD and ISAD(G). After reviewing the basic parameters of the project, the authors describe the methodology and present the types of analysis used to better evaluate the content of notes using actual examples from finding aids accessible on the Internet. Finally, they offer some preliminary conclusions.